Zarządzanie czasem – trzy wskazówki, które naprawdę działają.

            W poprzednim poście rozmawialiśmy o wadach dzielenia uwagi między zbyt dużą ilość zadań. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o sposobach na zarządzanie czasem. Wiem, że jest to trudną sprawą dla wielu osób. Często jest tak, że to, co jest pilne w Twoim życiu i to, co jest ważne, to bardzo różne rzeczy.

Ważne a pilne – czyli w końcu co?

            Pomyśl o swoim zdrowiu. W tym zakresie prawie zawsze te „ważne” kwestie nie wydają Ci się takie pilne. Nie powinno tak być, gdyż Twoje zdrowie to zdecydowanie zbyt wysoka stawka w tej zabawie. Wiem, że być może pójście dzisiaj na siłownię nie wydaje Ci się pilne, ale w perspektywie długoterminowej jest ważne dla Twojego zdrowia. Dzisiaj nie wyrządzi Ci też krzywdy siedzący tryb życia, ale kiedyś możesz ponieść tego konsekwencje. Jedzenie zdrowej żywności również nie jest jedynym warunkiem przeżycia, ale zmniejsza ryzyko zachorowania na wiele chorób.

            W jaki sposób efektywnie wykorzystywać swoje 24 godziny? Jak połączyć robienie rzeczy ważnych dla nas i naszego zdrowia z z rzeczami, które są pilne i nie da się ich uniknąć? Z tego, co już udało mi się zauważyć w moim przypadku działają trzy wskazówki, dzięki którym lepiej zarządzam swoim czasem.

Czy jesteś w pełni zaangażowana w swoją pracę?

            Na początek pomyśl o tym, jak zarządzasz swoim czasem pracy. W dzisiejszych czasach musimy dzielić uwagę między to, co powinniśmy robić, a to, czym bombarduje nas społeczeństwo. Wiadomości, maile i social media sprawiają, że rzadko kiedy jesteśmy w pełni zaangażowani w wykonywane zadanie. To taka trochę praca połowiczna. Co przez to rozumiem?

            Na przykład piszesz raport dla szefa, ale nagle wyskakuje powiadomienie na Facebooku i wsiąkasz. Zaczynasz ćwiczyć jogę, ale kilka dni później słyszysz o korzyściach biegania i zmieniasz front. Postępy w jodze słabe, w bieganiu w sumie też, więc szukasz czegoś nowego. Rozmawiasz przez telefon z klientem, a w myślach szykujesz odpowiedź na maila, którego otrzymałaś przed chwilą.

            Jakie są tego efekty? Nigdy nie jesteś w pełni zaangażowana w zadanie, łatwo odpuszczasz, bo zajmuje Ci to dwa razy więcej czasu, niż gdybyś była w pełni skupiona. Jak z tym walczyć? Ustal sobie czas na dane zadanie i eliminuj całą resztę. Wybierz jedno ćwiczenie i skup się na nim w trakcie treningu. Piszesz raport? Zostaw telefon w innym pokoju albo włącz tryb „nie przeszkadzać”.

To, co najważniejsze, rób najwcześniej

            Kolejną wskazówką jest robienie najpierw najważniejszej rzeczy. Już o tym słyszałaś, prawda? Nieład i chaos mają tendencję do narastania w ciągu dnia. Do tego dochodzi też zmęczenie decyzyjne, które wyczerpuje Twoją silną wolę. Dlatego staraj się zawsze robić  najważniejszą rzecz na samym początku – czy to dnia pracy, czy dnia w ogóle.

Jeśli masz do napisania ten nieszczęsny raport, to zaraz po umyciu zębów siadasz do biurka i piszesz. Twój trening ma w sobie ćwiczenie, którego nie lubisz? Wykonuj je zawsze jako pierwsze, aby jak najszybciej mieć je z głowy. Stosując się do tej wskazówki nie będzie już w Twoim życiu dni, gdy nie zrobisz czegoś ważnego. Dzięki temu masz produktywny dzień nawet, jeśli nie wszystko poszło zgodnie z planem.

Nie liczy się ilość, ale jakość

            Ostatnią wskazówką jest zmniejszenie zakresu przy trzymaniu się harmonogramu. Spotkasz się w życiu z sytuacjami, gdy termin będzie rzeczą kluczową. Jednak w przypadku pracy ważnej w perspektywie długoterminowej przestrzeganie harmonogramu jest znacznie bardziej efektywne.

            Łatwo jest zaplanować, że będziesz ćwiczyć trzy razy w tygodniu, w konkretne dni. Trudniej jest jednak trzymać się harmonogramu. Jak z tym walczyć? Priorytetem jest trzymanie się harmonogramu, a nie efekty ćwiczeń. Wiem, że to myślenie jest przeciwne do zazwyczaj występującego.

            Przedstawię Ci to na przykładzie. Wstałaś z myślą, że Twój dzisiejszy trening to godzinna joga. W ciągu dnia szaleństwo – najpierw w pracy, potem w domu. Ostatecznie okazuje się, że zostało Ci tylko 20 minut na ćwiczenia. W tym momencie masz dwie możliwości.     

Pierwszą, najczęściej wybieraną opcją jest darowanie sobie ćwiczeń. Dwadzieścia minut to przecież nie godzina, taki trening to nie trening. Drugą możliwością jest zmniejszenie zakresu, ale przy trzymaniu się harmonogramu. Dwadzieścia minut jogi to też dobry i wartościowy trening. Takie podejście pozwala Ci pracować nad swoim nawykiem nawet w te gorsze dni.

            Możesz pomyśleć, że dwadzieścia minut to zbyt mało, ale nawet trzy treningi w tygodniu po dwadzieścia minut, to zdecydowanie więcej niż żaden. Pamiętaj – coś to zawsze więcej niż nic. Tym sposobem małe cele staja się nawykiem na całe życie.

            Dobre zarządzanie czasem nie musi być skomplikowane. Często najprostsze sposoby są najbardziej skuteczne. Co sądzisz o wymienionych przeze mnie wskazówkach? Jak radzisz sobie ze swoim czasem? Opowiedz mi o tym w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja.