Zarządzanie czasem – co to jest i jak to robić?

W poprzednim poście rozmawialiśmy o przeciwnościach losu i o tym, jak je pokonywać, aby nie dać się zatrzymać w miejscu. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o zarządzaniu czasem i jak robić to dobrze. Prawdopodobnie masz wiele pytań. Co to jest zarządzanie czasem? Gdzie mogę zacząć? Czy jest to rzeczywista technika, czy też jedna z tych rzeczy, o których wszyscy mówią, że jej potrzebujesz, ale nikt właściwie nie wie, jak to zrobić?

            Zanim zaczniesz uczyć się zarządzania czasem, najpierw musisz zrozumieć, gdzie ono pasuje do schematu rzeczy. Wyznaczanie celów, odwlekanie, skupienie, rozproszenie uwagi, produktywność, nawyki, zarządzanie czasem. To różne tematy, które dotyczą jednego – Twojego czasu. W taki czy inny sposób każdy z tych tematów łączy się i decyduje o tym, jak spędzasz swój czas.

            W świecie, w którym masz 24 godziny każdego dnia, sposób ich spędzania jest niezwykle ważny. Ponieważ jeden dzień zlewa się z następnym. Ta plama zamienia się w zamazany tydzień, a ten tydzień zamienia się w niewyraźny rok. Widzisz zależność? Mając to na uwadze, jeśli rozumiesz, że Twój czas jest czymś, co można wykorzystać, możesz stworzyć sobie niesamowite życie.

Wszystko, co robisz, jest funkcją czasu.

            Na przykład, jeśli zaczniesz biegać 1 kilometr dziennie przez miesiąc, 30 dni szybko minie i wkrótce przebiegniesz łącznie 30 kilometrów. Imponujące osiągnięcie! Lub, jeśli staniesz przed trudnym zadaniem, zamiast odkładać je na „później”, możesz zacząć sobie z tym radzić, wiedząc, że czas i tak minie nieuchronnie. Równie dobrze zrób to teraz, aby mieć trochę czasu dla siebie w przyszłości.

            Wszystko, co robisz, jest funkcją czasu. Jeśli użyjesz go mądrze, możesz stworzyć życie, w którym będziesz mieć kontrolę. Musisz jednak podjąć działanie. Nie możesz po prostu czytać w nieskończoność. W pewnym momencie musisz zastosować to, czego się nauczyłaś.

            Według słownika, oficjalna definicja zarządzania czasem to analiza sposobu spędzania czasu pracy i ustalanie priorytetów zadań w celu zmaksymalizowania wydajności osobistej w miejscu pracy. Czy Ty też to czytałaś? Nie wiem, dlaczego definicje zawsze są takie skomplikowane. Pozwól mi trochę to uprościć: zarządzanie czasem to zarządzanie czasem.

To trochę łatwiejsze do odczytania. Chociaż ta definicja też może być trochę uproszczona, więc mówiąc bardziej szczegółowo, zarządzanie czasem to po prostu umiejętność bycia zarządcą własnego czasu. Innymi słowy, zamiast pozwolić, by życie przydarzyło się Tobie, chodzi o podjęcie przemyślanych kroków i aktywne wybieranie sposobu spędzania czasu.

Jak to jest z tym czasem?

            Więc zamiast budzić się i grać na telefonie przez 40 minut, bo to jest łatwe, bierzesz książkę rozwoju osobistego i wykorzystujesz te same 40 minut do czegoś, co uważasz za nieco ważniejsze. Aby podać inny przykład, praca rzadko wymaga pełnych 8 godzin. W większości zawodów możesz zrobić wszystko w 4-6 godzin. Tak więc efektywne zarządzanie czasem nie polegałoby na czekaniu bezczynnie na krześle przez 8 godzin do końca dnia. Nie.

Zamiast tego należałoby wykonać te 4-6 godzin pracy i wtedy pozostałe 2-4 godzin wykorzystać na coś, co uważasz za bardziej wartościowe – na przykład zapisz się na kurs tworzenia stron internetowych albo poucz się obcego języka. Zarządzanie czasem polega na przyglądaniu się Twojemu czasowi, a następnie decydowaniu, jak naprawdę chcesz lub powinnaś go wydawać.

            Teraz możesz zadawać sobie pytanie, dlaczego zarządzanie czasem jest ważne? Zarządzanie czasem mówi NIE marnowaniu czasu i TAK spędzaniu czasu na czymś, co jest dla Ciebie ważne. Zarządzanie czasem jest ważne, ponieważ pozwala Ci zapanować nad dniem i dzięki niemu zaczynasz robić postępy w rzeczach, na których Ci zależy.

Efektywne zarządzanie czasem – wskazówki

            Jeśli chodzi o zarządzanie czasem, nie ma jednej idealnej strategii dla wszystkich. Zamiast tego znajdziesz mnóstwo taktyk i technik, które możesz zastosować i poeksperymentować w swoim życiu. Osobiście odkryłam ogromną korzyść z planowania moich dni. Nie tylko planuję swoje dni, ale także planuję zadania, nad którymi mam zamiar pracować dzisiaj, a potem w szerszej perspektywie planuję mój tydzień i dalej.

            Jeśli chodzi o efektywne gospodarowanie czasem, jest kilka wskazówek, które warto zapamiętać. Oto niektóre z tych wskazówek:

• nie sprawdzaj telefonu z samego rana – odsuń się od chęci sięgnięcia po telefon zaraz po przebudzeniu. Zamiast tego wykorzystaj ten czas na coś, co uważasz za trochę bardziej wartościowe (jak czytanie lub medytacja).
• sporządź listę – tworzenie list to świetny sposób, aby się skupić i być na bieżąco. Może Ci to też pomóc w lepszej organizacji. Wypróbuj i patrz, jak zaczniesz wydawać więcej czasu na to, co jest naprawdę ważne.
• deleguj – jednym z najlepszych sposobów na zwolnienie czasu dla siebie jest delegowanie lub podział obowiązków. Nie bój się prosić o pomoc!

Efektywne zarządzanie czasem – strategie

            Masz gotowe wskazówki. Co dalej? Strategie! Wskazówki dotyczące zarządzania czasem i strategie idą w parze. Pracują razem, aby pomóc Ci stworzyć solidny system zarządzania czasem. Oto kilka strategii zarządzania czasem, które możesz wykorzystać:

• ustal priorytety – określ, które zadania są pilne, ważne, jedno i drugie lub żadne. Rozpracuj to, a następnie odpowiednio je uszereguj. To świetny sposób, aby spojrzeć na to, co tak naprawdę wymaga Twoich działań w pierwszej kolejności.
• zmniejsz rozpraszanie uwagi – jedną ze świetnych strategii lepszego wykorzystania czasu jest unikanie rozrywki. Wiem, wiem, często łatwiej powiedzieć niż zrobić. Pomocna może się okazać technika Pomodoro.
• nie rób za dużo – innymi słowy, nie przekraczaj harmonogramu. Wiedz, jakie zadania są ważne, a które nie, i odpowiednio zaplanuj swój harmonogram.

Efektywne zarządzanie czasem – umiejętności

            Podobnie, jak w przypadku wskazówek i strategii, istnieje również kilka umiejętności zarządzania czasem. W tym momencie możesz zacząć zauważać, że te terminy często się pokrywają. Niektóre rzeczy można uznać zarówno za wskazówki, jak i umiejętności. Inne mogą być strategiami i wskazówkami. A niektóre mogą być wszystkimi trzema jednocześnie. Nie przejmuj się semantyką. Zamiast tego skoncentruj się na pomysłach, które Cię wyróżniają i zacznij stosować je w swoim życiu. Oto kilka umiejętności zarządzania czasem:

• korzystaj z kalendarza – wspominałam o tym już kilka razy, ale planowanie jest niesamowicie ważne, jeśli chodzi o zarządzanie czasem. Jeśli więc jeszcze go nie używasz, zacznij jak najszybciej.
• odbierz telefon – czasami SMS-y lub e-maile po prostu nie mogą przekazać tego, co można powiedzieć przez telefon. Więc nie trać czasu na chodzenie tam i z powrotem. Zadzwoń i rozwiąż problem w 5 minut zamiast 50.
• zoptymalizuj swoje spotkania – spotkania to ogromna strata czasu. Staraj się uczestniczyć tylko w tych, które mają znaczenie i unikaj reszty.

            Jeśli chodzi o tworzenie idealnego życia, posiadanie własnego czasu i możliwość wyboru, jak go spędzasz, to kluczowe filary, które należy wykorzystać. Droga do opanowania czasu jest długa, ale jest tego warta. Podejmij działanie i zacznij zmieniać swoje życie na lepsze! Jak zarządzasz własnym czasem? Potrafisz rozpoznać momenty, gdy marnujesz swój czas? Opowiedz mi o tym w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja.