Wskazówki, jak przetrwać, gdy przeładujesz harmonogram

W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, jak radzić sobie z zadaniami, gdy nie masz czasu. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, jak przetrwać, gdy przeładujesz harmonogram nadmiarem obowiązków. Nietrudno przypadkowo przeładować swój harmonogram. Zaczyna się od podjęcia kilku zobowiązań z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Te zobowiązania są odsuwane i zmieniane w harmonogramie, dopóki nie będziesz musiała stawić im czoła jednocześnie. Praca nad przeciążonym harmonogramem bez wypalenia się nie jest łatwa.

Obecnie przechodzę przez własne mini-przeciążenie w moim harmonogramie. Chociaż zwykle uważam, aby zbilansować swój harmonogram, źle zarządzałam, kiedy miały miejsce moje główne zobowiązania. W rezultacie miałam do czynienia z dużym kontraktem w pracy etatowej, rozpoczynaniem wolontariatu, pracą nad kolejnym kursem online oraz nadrabianiem zaległości w pracy, którą przegapiłam w zeszłym tygodniu, gdy byłam chora. To nie był pierwszy przypadek, kiedy nieumyślnie przeciążałam swój harmonogram. Dlatego chciałam podzielić się kilkoma wskazówkami, których nauczyłam się w przeszłości, oraz pomysłami, które próbuję teraz zastosować.

Wskazówki dotyczące unikania przeciążenia

Uncja zapobiegania jest warta funta leczenia. Gdy przeładujesz harmonogram poradzenie sobie z sytuacją może nie być zabawne. Ale możesz oszczędzić sobie kłopotów, upewniając się, że sama do tego nie doprowadzasz. Chociaż niektóre problemy związane z pracą są nieuniknione, oto kilka wskazówek, jak im zapobiegać. Czcij swój kalendarz. Uwielbiam kalendarz Google. Umieść wszystkie swoje projekty i rzeczy do zrobienia na liście, aby szybko zobaczyć, kiedy zdarzenia zaczną się gromadzić. Kalendarz może być nieco zwodniczy (15-minutowe spotkanie wygląda tak samo jak 20-godzinny projekt), ale daje Ci ostrzeżenie.

Powiedz „nie” i wycofaj się. Lubię podejmować się wielu projektów, ale upewniam się, że są to moje projekty, a nie tylko te narzucone mi z zewnątrz. Naucz się odmawiać wydarzeniom, które nie dodają wartości do twojego życia. Daj sobie elastyczność. Unikam obietnic, których być może nie będę w stanie dotrzymać. Zanim się zobowiążesz, poinformuj innych o tym, gdzie aktywność znajduje się na Twojej liście priorytetów. W ten sposób masz większą swobodę wycofania się, jeśli nie możesz później kontynuować.

Wprowadź własne terminy. Twarde terminy (podane przez inne osoby) często się pokrywają. Podejmij inicjatywę, aby ćwiczyć się w przestrzeganiu własnych miękkich terminów (tych, które sam sobie wyznaczasz). Używam cotygodniowego i dziennego systemu celów, aby zobowiązać się do wykonania jak największej ilości pracy przed czasem. Użyj swojej sieci kontaktów. Nie będziesz w stanie delegować wszystkiego w trudnej sytuacji. Ale jeśli pomogłaś innym ludziom podczas ich problemów, będą chętniej Ci pomagać, gdy będziesz miała własne przeciążenie. Pomagaj i odbieraj przysługi, gdy inne osoby mogą odciążyć Cię od pracy.

Wskazówki dotyczące zwiększania produktywności

Jeśli mimo wszystko przeładujesz harmonogram masz dwie możliwości – zwiększ swoją produktywność albo porzuć część swoich zobowiązań. W zależności od sytuacji, być może będziesz musiała zrobić jedno i drugie. W miarę możliwości staram się unikać drugiej opcji. Nie chcę zepsuć swojej reputacji, wycofując się z obietnic złożonych innym ludziom. Co ważniejsze, nie chcę zniweczyć swojego postanowienia, cofając się od obietnic, które sobie złożyłam. Jeśli jesteś zwolenniczką pierwszej opcji, oto kilka wskazówek, jak tymczasowo zwiększyć produktywność i uniknąć całkowitego wypalenia.

Ustaw budzik o godzinę wcześniej. W większość poranków wstaję już o 5:00. Ale jeśli twój naturalny czas wstawania to 7:00-8:00, cofnij zegar o godzinę wcześniej. Im więcej rozpędu nadasz porankowi, tym większe prawdopodobieństwo, że wszystko zrobisz. Wyeliminuj telewizję, gry i Internet. Odetnij trzech wielkich użytkowników w swoim życiu. Telewizja, internet, poczta elektroniczna i gry mogą zająć dużo czasu. Eliminacja ich zapobiega zwlekaniu, gdy jesteś w tyle z zadaniami. Najtrudniejsze na początku. Ustalając listę rzeczy do zrobienia na dany dzień, największe czynności należy zaplanować rano. Jeśli cały tydzień jest przeciążony, większość pracy należy wykonywać w poniedziałek, wtorek i środę. Napięty harmonogram nie zostanie wykonany, jeśli jesteś przeciążona.

Co zrobić, gdy przeładujesz harmonogram?

Nie omijaj ćwiczeń. Energia, a nie czas, będzie krytycznym czynnikiem w przeciążeniu harmonogramu. Ominięcie ćwiczeń jednego dnia może nie mieć wpływu. Ale jeśli przeciążenie trwa tydzień lub dwa, unikanie siłowni pozbawi Cię energii. Jeśli masz mało czasu, spróbuj dosłownie 15-30 minut ćwiczeń w domu. Śmieciowe jedzenie jest niedozwolone. To, co jesz, ma duży wpływ na poziom energii. Nie jedz produktów bogatych w tłuszcze lub cukry proste. Wybierz produkty pełnoziarniste, warzywa i dużo wody, aby się nawodnić oraz utrzymać stabilny poziom glukozy we krwi przez cały dzień.

Wyłącz telefon i pocztę mailową. Sprawdzaj swoją skrzynkę odbiorczą tylko o określonych porach każdego dnia. W przypadku przeciążenia łączność staje się mniej ważna niż produktywność, więc wyłącz wszystko, co odwraca uwagę od pracy. Bądź pustelniczką. Lubię spędzać czas z przyjaciółmi i dobrze się bawić. Ale kiedy masz 2-3 razy więcej pracy niż zazwyczaj, nie masz czasu. Odizoluj się i utrzymuj kontakty związane z pracą. Im szybciej wyjdziesz z przeciążonego harmonogramu, tym szybciej powrócisz do innych ludzi. Trzymaj swoją listę rzeczy do zrobienia przy sobie. Twoja lista rzeczy do zrobienia nigdy nie powinna być daleko od twojego umysłu. Jeśli nie pracujesz nad zadaniem, powinnaś sprawdzać listę rzeczy do zrobienia regularnie, aby zobaczyć, co powinno być dalej.

Wskazówki dotyczące rozjaśnienia harmonogramu

Zwiększenie produktywności czasem może nie być możliwe. Sama mam dużą elastyczność w zakresie moich projektów i zobowiązań. Jeśli masz męża, dzieci i pracujesz przez 60 godzin tygodniowo, przeciążenie harmonogramu może Cię zabić. Oto kilka wskazówek, jak odciążyć swój harmonogram przy jednoczesnym zmniejszeniu szkód.

Utwórz tabelę konsekwencji. Zamiast patrzeć na wypłatę, jeśli wykonasz zadanie, spójrz, co się stanie, jeśli tego nie zrobisz. Nie jestem fanką tej strategii w czasach przestojów, ponieważ może ona przecenić pilne, ale nieważne zadania. Ale w przypadku przeciążenia wiedza o tym, co najmniej Cię skrzywdzi, może uratować życie. Obniż swój próg jakości. Obniż standardy tego, co uważasz za „wystarczająco dobre”. Przeciętna praca nie przyniesie Ci nagród, ale może zaoszczędzić dużo czasu bez kosztów zerwania zobowiązania.

Wyjaśnij swoją sytuację. Jeśli musisz złamać komuś obietnicę, wyjaśnij, co się stało i dlaczego nie będziesz w stanie pomóc. Wyjaśnienie nie cofnie szkody, ale da Ci miejsce na późniejszą spłatę długu. Ocena stanu zdrowia rannych. Triage to zasada stosowana przez medyków wojennych. Chodzi o to, aby nie leczyć pacjentów, którzy będą żyć bez leczenia. Nie leczysz również pacjentów, którzy umrą w wyniku leczenia. Skoncentruj swoje wysiłki na urazach, w przypadku których pomoc medyczna może uratować życie. Zastosuj tę samą koncepcję do swoich projektów, koncentrując energię tam, gdzie ma ona największy wpływ.

Odpuść pewne rzeczy, gdy przeładujesz harmonogram

Odłóż, kiedy to możliwe. Jeśli można odłożyć zadanie, odłóż je. Selektywna prokrastynacja może sprawić, że będziesz skupiona tylko na przeciążeniu. Eliminacja hałaśliwych zadań. Hałaśliwe zadania to czynności, które zwracają Twoją uwagę, ale ich unikanie nie ma większych konsekwencji. Wyłączenie poczty e-mail, nie podnoszenie telefonu i ignorowanie niektórych próśb może zaoszczędzić czas z kilkoma krótkoterminowymi efektami ubocznymi. Zdecyduj, jaki jest Twój priorytet. Jaki jest Twój globalny priorytet w życiu w tej chwili? Czy to praca? Rodzina? Zdrowie? Finanse? Użyj tego jako przewodnika przy podejmowaniu decyzji, co odpuścić.

Najlepszym rozwiązaniem jest uniknięcie kryzysu. O wiele lepiej jest pracować ze spokojnym skupieniem w zrównoważonym tempie niż walczyć o dokończenie wszystkiego w ostatniej chwili. Ale jeśli to się nie powiedzie, równie dobrze możesz mieć jakąś strategię na całe zamieszanie, które się pojawi. Podziel się swoimi przemyśleniami na temat radzenia sobie z nadmiarem obowiązków w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja.