System produktywności, czyli zasady długotrwałej skuteczności

W poprzednim poście rozmawialiśmy o kilku oczywistych sposobach na utrzymanie produktywności, gdy pracujesz w domu. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, czym jest system produktywności. Bez wątpienia najlepszym nawykiem, jaki kiedykolwiek wprowadziłam, było używanie systemu produktywności. Pomysł jest prosty – zorganizowanie wszystkich rzeczy, które musisz zrobić (i sposobu, w jaki zamierzasz to zrobić) zapobiega wielu wewnętrznym zmaganiom, aby załatwić sprawę. Istnieje mnóstwo tego typu systemów. Niektóre są skomplikowane, jak na przykład Getting Things Done. Inne są banalnie proste, jak na przykład codzienne korzystanie z listy zadań do wykonania z priorytetami. Niektóre wymagają oprogramowania. Wiele można zrobić za pomocą samego długopisu i papieru.

Mogę wymienić kilka typowych problemów związanych z zagadnieniem systemu produktywności. Nie masz pojęcia, który system wybrać, a kiedy coś wybierasz, ciągle zastanawiasz się, czy „robisz to dobrze”. Za każdym razem, gdy spróbujesz, pojawia się wybuch entuzjazmu, jesteś produktywna przez około dwa tygodnie, po czym zaczynasz się rozluźniać i ostatecznie porzucasz. System nigdy nie wydaje się „pasować” do Twojego życia, ale jesteś przekonana, że problem polega na tym, że nie wiesz, jak w nim pracować. System, który wybrałaś, wydaje się powoli kurczącym się więzieniem, które stworzyłaś dla siebie, dławiąc twoją wolę wykonania znaczącej pracy i zmieniając Cię w robota. Tych problemów można uniknąć, ale wystarczy trochę pomyśleć o tym, jaki jest sens posiadania systemu i co może, a czego nie może dla Ciebie zrobić.

System produktywności – po co mi to?

Ostatecznie każdy ma system produktywności. Tak naprawdę istnieją tylko ich trzy rodzaje. System innych ludzi – po prostu reagujesz na presję wywieraną przez współpracowników, klientów, szefów lub członków rodziny. Jutro duży termin? Myślę, że pracujesz nad tym do późna. System uczuć i nastrojów – czujesz się dziś kreatywna? Możesz wykonać dużo pracy. Czy to, co wcześniej wydawało się interesujące, teraz wydaje się nudne? Chyba nie popracujesz nad tym. W najlepszym razie może to być zabawne i spontaniczne. W najgorszym przypadku może to być miażdżące, gdy widzisz, że nigdy nie robisz więcej niż przelotne postępy w czymkolwiek z odrobiną frustracji.

System własnego projektu – w takim przypadku tworzysz dla siebie wytyczne, które ustrukturyzują twoje wysiłki. Nastrój i presja z zewnątrz nadal mają znaczenie, ale nie są już jedynym przewodnim czynnikiem, nad czym należy pracować, jak dużo i jak często. Budowanie nawyku systemu produktywności polega na świadomym tworzeniu bufora między tobą a tymczasowymi emocjami lub czynnikami zewnętrznymi. Nadal musisz dotrzymywać terminów i słuchać swoich emocji, ale to nie jedyne rzeczy, na które zwracasz uwagę podczas planowania dnia. Jeśli jednak twój system ma wyzwalać, a nie dusić, musisz przestrzegać kilku wskazówek.

Zasada nr 1 – Twój system produktywności musi pasować do Twojej pracy (a nie na odwrót).

Każdy system jest projektowany przy użyciu pewnych założeń dotyczących Twojej pracy. Jeśli te założenia są błędne, system może się na tobie zemścić. System, którego używam najczęściej to cele tygodniowe i dzienne. Chodzi o to, że masz dwie listy, tygodniową listę rzeczy do zrobienia i dzienną listę rzeczy do zrobienia. Decydujesz, nad czym pracować tego dnia i utrzymujesz to na stałym poziomie, nawet jeśli skończysz wcześniej. Ten system działa dobrze, gdy masz kilka konkretnych zadań, które musisz ukończyć, a które możesz odłożyć na później, ale jeśli po prostu usiądziesz i wykonasz je wszystkie w przypływie skupienia, prawdopodobnie możesz je szybko skończyć. Celem jest tutaj wykorzystanie potencjalnej nagrody za wcześnie zakończony dzień roboczy do wykonania zadań w efektywny sposób.

Ten system nie działa tak dobrze, jeśli Twoje zadania są niejednoznaczne i otwarte. Dobrze funkcjonuje, gdy Twój dzień składa się głównie ze spotkań odbywających się o stałych porach w kalendarzu. Jeśli lista codziennych celów zawiera tylko jedno zadanie, „pracuj nad X”, to w ogóle nie funkcjonuje jako system produktywności. Dlatego zanim zaczniesz korzystać z systemu, ważne jest, aby zapytać, jakie są jego założenia. Jak musi wyglądać Twoja praca, aby było to skuteczne?

Zasada nr 2 – System produktywności powinien równoważyć Twoje najgorsze tendencje.

Wiodąca filozofia stojąca za Getting Things Done polega na tym, że bez zapisywania tego, co należy zrobić, jesteśmy skłonni zapomnieć. Chociaż system ma na celu coś więcej, kluczową tendencją, której próbuje przeciwdziałać, jest po prostu zapominanie o tym, co należy zrobić. Wydajność według stałego harmonogramu równoważy tendencję do ciągłej pracy w godzinach nadliczbowych, co powoduje, że godziny pracy przenikają do życia domowego. Odpowiadasz na maile o północy, ale jednocześnie wieczorami jesteś wyczerpana i nie jesteś tak skupiona w pracy. Utrzymywanie głębokich godzin pracy sugeruje, że problemem jest głównie odwrócenie uwagi, szczególnie w przypadku zadań, które wydają się pracą, ale nie są głównym źródłem wartości.

Metoda Najważniejszego Zadanie działa, gdy masz kilka trudnych zadań, którym musisz ustalić priorytety. Zakłada się, że będziesz pracować nad wygodnymi, łatwymi zadaniami, a nie tymi, które naprawdę mają znaczenie. Systemy, które koncentrują się na ważnych zadaniach, a nie tylko na pilnych, są kolejnym narzędziem do ustalania priorytetów. Problem polega na tym, że praca wydaje się zbyt duża, aby ją rozpocząć, więc zwlekasz. Małe fragmenty z obowiązkowymi przerwami skupiają uwagę na znaczniku następnej mili, a nie na całym maratonie. Tendencje te nie muszą się wzajemnie wykluczać. Możesz na przykład połączyć długie godziny pracy z kawałkami Pomodoro lub metodą MIT (Most Important Task). Liczy się to, że te systemy równoważą problemy, z którymi się borykasz.

Zasada nr 3 – System produktywności potrzebuje sposobu radzenia sobie z wyjątkami.

Każdy system, nieważne jak skomplikowany, stworzy sytuacje, w których nie ma sensu przestrzegać wyznaczonych przez niego wytycznych. Potrzebny jest zatem sposób obsługi wyjątków od reguł bez dokonywania tylu doraźnych dostosowań, które sprawią, że oryginalny system stanie się bez znaczenia. Niestety, nie ma sposobu na utworzenie listy takich meta-reguł, ponieważ gdyby istniały, można je po prostu włączyć do oryginalnego systemu. Na przykład – powiedzmy, że jesteś pisarką. Masz na głowie masę zadań na cały dzień, ale nagle do głowy przychodzi Ci naprawdę dobry pomysł na kolejny rozdział. Prawdopodobnie powinnaś zacząć pisać teraz albo utracisz tok myślenia. Co powinnaś zrobić?

Nie ma „poprawnej” odpowiedzi na tę sytuację. Dla niektórych osób zdobycie wystarczającej liczby dobrych pomysłów na pisanie może być głównym problemem w ich pracy. Dla nich sensowne jest wstrzymanie pracy o niższym priorytecie, aby zacząć pisać, gdy tylko pojawi się inspiracja. Inni mogą tracić dni na pogoń za pomysłami, zamiast robić nudne rzeczy, które trzeba robić. W tym sensie „poprawną” odpowiedzią jest rozwijanie samoświadomości. Czy ten wyjątek od podstawowych zasad, które sobie wyznaczyłam, chroni przed bezproduktywną tendencją, czy też ją wspiera? Jeśli ten wyjątek zostanie przekształcony w nową regułę, czy wzmocni on system, który próbuję utworzyć, czy go pokona?

Może to zabrzmieć wybrednie, ale argumentowałabym, że prawdziwy sukces z systemami wiąże się z robieniem wielu takich drobnych wyjątków, które same stają się częścią systemu. Korzystanie z systemu oznacza nie tylko przestrzeganie jego podstawowych wytycznych, ale także rozwijanie umiejętności obsługi wyjątków w systemie, które czynią go nie mniej użytecznym.

Zasada nr 4 – Dobry system produktywności nie powinien wydawać się produktywny.

Ta zasada wymaga wyjaśnienia. Krótko mówiąc, problem z dążeniem do „poczucia się” produktywną, a nie „bycia” produktywną jest dwojaki. Uczucia są definiowane przez względny kontrast, a nie pomiar bezwzględny. Czujesz się produktywna, gdy wykonujesz więcej pracy niż zwykle. Ale jeśli odnosisz sukcesy dzięki nawykowi produktywności, to, co jest „normalne”, powinno się zmienić. Polegając na poczuciu produktywności, tworzysz nieuniknioną bieżnię, w której jeśli nie pracujesz ciągle lepiej niż to, co wydaje się normalne, czujesz, że odnosisz porażkę. Poczucie produktywności często wiąże się z poczuciem wysiłku. Prowadzi to do tego, że na początku poświęcasz dużo wysiłku na nowy system, dużo robisz, a potem czujesz rozczarowanie, gdy nie możesz tego wytrzymać.

Dobry system produktywności powinien, gdy działa prawidłowo, w ogóle nie przypominać niczego. Powinien być po prostu niewidoczną częścią twojej rutyny. Jeśli rzuca się w oczy, prawdopodobnie nie jest to jeszcze nawyk lub tworzy tarcia z częściami twojego życia w sposób, w jaki nie powinien. Jeśli nie czujesz się bardziej produktywna, jak oceniasz swoją produktywność? Oczywistą odpowiedzią jest to, że z systemem należy wykonać więcej pracy niż bez niego. Ale nawet to może być mylące, ponieważ na krótką metę zawsze można po prostu ciężko pracować i wypalić się. Lepszą, długoterminową odpowiedzią na ocenę systemu powinno być stwierdzenie, że patrząc wstecz na ostatni kwartał, rok lub dekadę z systemem, dokonałaś wielu znaczących osiągnięć. Jeśli tak się dzieje, to to, jak system czuje się na poziomie tygodniowym lub dziennym, jest całkowicie nieistotne.

Zasada nr 5 – Jeśli Twoja praca się zmieni, Twój system produktywności też powinien.

Dla niektórych praca będzie na tyle spójna, że ​​nie będzie wymagała większych zmian. Po prostu trzymasz się tego samego systemu, a uzyskasz pożądane wyniki. W moim przypadku odkryłam, że ponieważ to, co próbuję zrobić, zmienia się dramatycznie w czasie, często potrzebuję bardzo różnych podejść do pracy. Na studiach często polegałam na celach tygodniowych / dziennych. Moja praca składała się głównie z zestawu dość konkretnych i przewidywalnych zadań, które musiały zostać zakończone, aby nadążyć za wszystkim.

Podczas pisania tego bloga same zadania były większe i bardziej niejednoznaczne. Moje codzienne cele wyglądałyby następująco – „pracuj nad nowymi wpisami na bloga przez cały dzień”. Bardziej sensowne było tutaj ustalanie stałych godzin pracy, więc mogłam się skupić, kiedy tego potrzebowałam, ale nadal dawałam sobie czas na relaks. Niektóre funkcje mojego systemu rzadko się zmieniają. Na przykład prawie zawsze mam kalendarz i listę codziennych zadań. Ale przystosowanie się do nowego systemu, kiedy mam różne typy projektów, przyniosło mi większy sukces niż uparta próba dopasowania wszystkiego do jednego systemu.

Zasada nr 6 – Zawsze dokonuj pomiarów względem siebie z przeszłości

Jeśli kiedykolwiek oceniasz system produktywności, właściwy pomiar to „czy robię więcej niż tydzień / miesiąc / rok temu?” Jeśli zamiast tego zadajesz sobie pytanie: „jak blisko jestem doskonałej produktywności?” lub gorzej, „jak produktywna jestem w porównaniu do takiego a takiego?” będziesz się źle bawić. Głównym problemem jest tyrania idealnej produktywności. Znam wiele osób, które z powodzeniem przygotowały projekt i robiły stałe postępy w jego realizacji. Kiedy jednak zapytałam ich, jak się czują, narzekali, że nadal nie sądzili, że są wystarczająco produktywni.

Ale ile to „wystarczy”? Z pewnością praca jest niewystarczająca dla Twoich obecnych celów lub środowiska. Jeśli zalegam z wpisami na bloga lub nie dotrzymam terminów, może to być powód do refleksji. Z drugiej strony istnieje perwersyjna tendencja do oceniania siebie na podstawie jakiegoś idealnego punktu odniesienia. Porównywanie się z teoretyczną możliwością, a nie z własnymi wynikami z przeszłości. Jeśli zrobisz więcej niż wcześniej, system się powiedzie. To, że nie jesteś w stanie pracować przez szesnaście godzin bez przerwy, nie może być postrzegane jako porażka.

Zasada nr 7 – System produktywności nie może nadać twojej pracy znaczenia ani motywacji.

System może tylko kształtować i kierować motywacjami, które już masz, nie może dać Ci motywacji, których jeszcze nie masz. Praca, która wydaje się beznadziejna, nie staje się magicznie ekscytująca dzięki odpowiedniemu systemowi produktywności. W najlepszym przypadku staje się to znośnym obowiązkiem. Wiele niepowodzeń w produktywności znajduje się u podstaw głębszych problemów związanych z sensem i misją życia. Jeśli spędzasz całe dnie w pracy, której nienawidzisz, jeśli studiujesz kierunek, do którego zostałaś zmuszona, a nie dobrowolnie wybrałaś, jeśli twoja wymarzona praca stała się koszmarem, żaden system produktywności nie może tego naprawić.

Systemy produktywności działają lepiej, im bardziej naturalny entuzjazm wykazujesz. Działają jak soczewki, powiększając i kierując rozproszoną energię, którą już posiadasz. Dlatego ludzie, którym udaje się osiągnąć sukces z systemami produktywności, mają już znaczenie i motywację do swojej pracy. Mają ambicje i zdają sobie sprawę, że skuteczne wykonanie zadań jest niezbędne, aby do nich dotrzeć.

Przychodzą Ci do głowy jeszcze jakieś pomysły dotyczące produktywności, które można dodać do mojej listy? Podziel się swoimi przemyśleniami w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja.