System organizacji, czyli nawyki, które uporządkują Twoje życie

W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, czemu prokrastynacja jest zła. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, czym jest system organizacji własnego życia oraz jak stworzyć jego podstawową wersję. Dobrze wykształcony system organizacji, z którego regularnie korzystasz, może zmienić Twój dzień z chaotycznego w dobrze ustrukturyzowany. To jest coś, czego nauczyłam się na własnym doświadczeniu.

Gdy trzymam się swojego sytemu organizacyjnego wszystko układa się zgodnie z moim zamierzeniami. Stresująco i nieprzewidywalnie robi się, gdy odpuszczam sobie swoje nawyki i pozwalam, aby moim życiem rządził przypadek albo inni ludzie. Znasz mnie już trochę, więc wiesz, jak bardzo cenię sobie swoja niezależność prywatną oraz służbową. Dlatego dobry system organizacji mojego życie jest dla mnie zbawienny. Ty też docenisz jego zalety, gwarantuję Ci.

Po co tworzyć system organizacji swojego życia?

Aby uniknąć niepotrzebnego stresu – nadmiar stresu bardzo negatywnie wpływa na Twoje zdrowie oraz na komfort Twoich bliskich. Mniej stresujesz się wszystkim, jeśli posiadasz dobry system nawyków w swoim życiu. Mniej martwisz się, że coś się nie uda, gdyż możesz zaufać sobie i swoim nawykom. Nie straszne Ci wtedy nawet niespodziewane sytuacje, gdyż jako zorganizowana osoba wiesz, jak masz postępować w określonych okolicznościach.

Aby być bardziej skuteczną w swoich działaniach – jeśli jesteś w stanie przenieść wszystkie rzeczy, które masz na głowie, do zaufanego systemu organizacji, możesz lepiej skupić się na zadaniu, które masz aktualnie przed sobą. Możesz wykonywać jedno zadanie i być bardziej efektywną, ponieważ skupiasz się na nim w pełni. Cała reszta znajduje się w odpowiednim miejscu i grzecznie czeka na swoją kolei, a nie wisi Ci nad głową i ciągle musisz o niej pamiętać.

Aby poprawić swoje relacje – uważam, że relacje są najważniejszą rzeczą w moim życiu zarówno osobistym, jak i służbowym. Najlepszym sposobem budowania relacji jest bycie godną zaufania osobą. Aby być godną zaufania osobą trzeba dotrzymywać zobowiązań. Jeśli jesteś zorganizowana z większym prawdopodobieństwem dotrzymasz swoich zobowiązań, gdyż organizacja w dużej mierze dotyczy zarządzania swoimi zobowiązaniami.

Jak ja organizuję swoje sprawy?

Jak więc wygląda zaufany system organizacji? Szczerze mówiąc, istnieje milion narzędzi i kombinacji narzędzi, z których możesz skorzystać, ale na początku podam Ci kilka podstawowych zasad, które są ważne przy budowaniu zaufanego systemu. Przede wszystkim znajdź miejsce na wszystko – rzeczy do zrobienia, hasła, terminy spotkań, powtarzające się zadania, przychodzące informacje i prośby, inne informacje, które musisz przechowywać, dokumenty, pokwitowania, rachunki i cała masa innych kategorii. Jestem pewna, że wiesz, o czym mówię. Cała magia polega na tym, że przyglądasz się danemu zadaniu lub sprawie raz, po czym znajdujesz mu miejsce. Gdy przychodzi odpowiedni czas zajmujesz się daną kategorią i po kolei odhaczasz swoje punkty na liście.

Jak wygląda mój system organizacji? Większość moich przychodzących żądań, próśb, zadań, informacji i spotkań przychodzi na pocztę Gmail. Kiedy sprawdzam pocztę otwieram daną wiadomość raz i od razu przypisuję ją do konkretnej kategorii i konkretnego miejsca. Wszelkie inspiracje i treści na późniejsze wpisy na blogu lądują w konkretnych folderach na dysku mojego komputera. Spotkania, ważne terminy, ciekawe książki i miejsca do odwiedzenia czy bliskie i odległe plany zapisuje w moim bullet journalu, który w zasadzie mieści w sobie wszystko, co dotyczy mojego życia. Najważniejsze jest dla mnie to, że wszystko ma swoje miejsce i dokładnie wiem, gdzie to miejsce jest.

Jak zbudować własny system organizacji?

Znajdź narzędzia, które Ci odpowiadają. Jeden nawyk polega na zauważaniu, że coś znajduje się w Twojej skrzynce odbiorczej, na otwartej karcie przeglądarki lub w innym miejscu, a nie na swoim miejscu. Od tego musisz zacząć, chodzi o pełną świadomość tego, co się dzieje w Twoim życiu. Potem w grę wchodzi znalezienie dla tych rzeczy miejsca – czasami oznacza to świadome wyznaczenie nowej przestrzeni tylko dla tego typu rzeczy. Dopasuj to pod siebie, aby osiągnąć wymarzoną organizację. Stwórz swój system kategoryzowania zadań i spraw, aby jak najlepiej móc je później odnaleźć.

Co najważniejsze – nie zwlekaj z tym, lecz zrób to natychmiast. Przez tydzień staraj się bardzo świadomie przeglądać swoje zadania i umieszczać wszelkie informacje, plany, spotkania i inne tego typu rzeczy tam, gdzie ich miejsce. Nie zajmuje to dużo czasu, ale na początku musisz być bardzo świadoma tego, co robisz. Nie mieszkaj w skrzynce odbiorczej – mamy tendencję do trzymania swojej poczty ciągle otwartej  lub jej częstego otwierania. Oznacza to, że ciągle odpowiadasz na cudze problemy, zamiast skupiać się na swoim życiu albo swojej pracy. Każdego dnia otwieraj skrzynkę odbiorczą i po kolei umieszczaj przychodzące elementy tam, gdzie ich miejsce. Możesz nie dotrzeć do końca listy, ale oszczędzasz sobie konieczności ciągłego przeglądania tych samych rzeczy w swojej skrzynce odbiorczej każdego dnia.

Wyrób w sobie nawyk przeglądania listy zadań i kalendarza każdego ranka przez kilka minut, aby mieć pewność, że wszystko jest na swoim miejscu. Sprawdź, co Cię dzisiaj czeka i od razu zabieraj się do działania. Takie życie jest prostsze i mniej stresujące. Jak radzisz sobie ze swoimi zadaniami i planami? Masz jakiś rodzaj systemu, dzięki któremu udaje Ci się nad tym zapanować? Opowiedz mi o tym w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja.