Siedem zasad długotrwałej produktywności

W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, ile przygotowań potrzebujesz, aby nauczyć się podstaw języka. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, jakie znam zasady długotrwałej produktywności. Bez wątpienia najlepszym nawykiem, jaki kiedykolwiek zaczęłam, było używanie systemu produktywności. Pomysł jest prosty – zorganizowanie wszystkich rzeczy, które musisz zrobić (i sposobu, w jaki zamierzasz to zrobić) zapobiega wielu wewnętrznym zmaganiom, aby załatwić sprawę. Jest mnóstwo systemów. Niektóre są skomplikowane, jak na przykład Getting Things Done. Inne są banalnie proste, jak na przykład codzienne korzystanie z listy zadań do wykonania z priorytetami. Niektóre wymagają oprogramowania. Wiele można zrobić za pomocą samego długopisu i papieru. Długofalowe odniesienie sukcesu w systemie produktywności jest trudne. Dlaczego tak uważam? Oto tylko kilka typowych problemów:

• nie masz pojęcia, który system wybrać, a kiedy coś wybierasz, ciągle zastanawiasz się, czy „robisz to dobrze”,
• za każdym razem, gdy spróbujesz, pojawia się wybuch entuzjazmu, jesteś produktywna przez około dwa tygodnie, po czym zaczynasz się rozluźniać i ostatecznie porzucasz,
• system nigdy nie wydaje się „pasować” do Twojego życia, ale jesteś przekonana, że problem polega na tym, że nie wiesz, jak w nim pracować,
• system, który wybrałaś, wydaje się powoli kurczącym się więzieniem, które stworzyłaś dla siebie, dławiąc twoją wolę wykonania znaczącej pracy i zmieniając Cię w robota.

Tych problemów można uniknąć, ale wystarczy trochę pomyśleć o tym, jaki jest sens posiadania systemu i co może, a czego nie może dla Ciebie zrobić.

Po co w ogóle korzystać z systemu?

Ostatecznie każdy ma system produktywności. Tak naprawdę istnieją tylko trzy różne rodzaje:

• system innych ludzi – po prostu reagujesz na presję wywieraną przez współpracowników, klientów, szefów lub członków rodziny. Jutro duży termin? Myślę, że popracujesz nad tym do późna.
• system uczuć i nastrojów – czujesz się dziś kreatywna? Możesz wykonać dużo pracy. Czy to, co wcześniej wydawało się interesujące, teraz wydaje się nudne? Chyba nie popracujesz nad tym. W najlepszym razie może to być zabawne i spontaniczne. W najgorszym przypadku może to być miażdżące, gdy widzisz, że nigdy nie robisz więcej niż przelotne postępy w czymkolwiek z odrobiną frustracji.
• system własnego projektu – w takim przypadku tworzysz dla siebie wytyczne, które ustrukturyzują twoje wysiłki. Nastrój i presja z zewnątrz nadal mają znaczenie, ale nie są już jedynym przewodnim czynnikiem, nad czym należy pracować, jak dużo i jak często.

Budowanie nawyku systemu produktywności polega na świadomym tworzeniu bufora między tobą a tymczasowymi emocjami lub czynnikami zewnętrznymi. Nadal musisz dotrzymywać terminów i słuchać swoich emocji, ale to nie jedyne rzeczy, na które zwracasz uwagę podczas planowania dnia. Jeśli jednak twój system ma wyzwalać, a nie dusić, musisz przestrzegać kilku wskazówek.

Zasady długotrwałej produktywności – twój system musi pasować do Twojej pracy (a nie na odwrót).

Każdy system jest projektowany przy użyciu pewnych założeń dotyczących Twojej pracy. Jeśli te założenia są błędne, system może się odwrócić. Cele tygodniowe lub dzienne – to system, którego używam najczęściej. Chodzi o to, że masz dwie listy, tygodniową listę rzeczy do zrobienia i dzienną listę rzeczy do zrobienia. Dzienna lista jest najistotniejsza – decydujesz, nad czym pracować tego dnia i utrzymujesz to na stałym poziomie, nawet jeśli skończysz wcześniej.

Ten system działa dobrze, gdy masz kilka konkretnych zadań, które musisz ukończyć, a które teoretycznie mogłabyś odłożyć na później. Jeśli jednak po prostu usiądziesz i wykonasz je wszystkie w przypływie skupienia, prawdopodobnie mocno ułatwi Ci to życie. Celem jest tutaj wykorzystanie potencjalnej nagrody za wcześnie zakończony dzień roboczy do wykonania zadań w efektywny sposób.

Ten system nie działa tak dobrze, jeśli Twoje zadania są niejednoznaczne i otwarte. Bardziej przyda się, gdy Twój dzień składa się głównie ze spotkań odbywających się o stałych porach w kalendarzu. Jeśli lista codziennych celów zawiera tylko jedno zadanie w stylu „pracuj nad X”, to w ogóle nie funkcjonuje jako system produktywności. Dlatego zanim zaczniesz korzystać z systemu, ważne jest, aby zapytać, jakie są jego założenia. Jak musi wyglądać Twoja praca, aby było to skuteczne?

System powinien równoważyć Twoje najgorsze tendencje.

Wiodąca filozofia stojąca za Getting Things Done polega na tym, że bez zapisywania tego, co należy zrobić, jesteśmy skłonni zapomnieć. Chociaż system ma na celu coś więcej, kluczową tendencją, której próbuje przeciwdziałać, jest po prostu zapominanie o tym, co należy zrobić. Wydajność według stałego harmonogramu równoważy tendencję do ciągłej pracy w godzinach nadliczbowych, co powoduje, że godziny pracy przenikają do życia domowego. Odpowiadasz na maile o północy, ale jednocześnie wieczorami jesteś wyczerpana i nie jesteś tak skupiona przez to w pracy.

Utrzymywanie głębokich godzin pracy sugeruje, że problemem jest głównie odwrócenie uwagi, szczególnie w przypadku zadań, które wydają się pracą, ale nie są głównym źródłem wartości. Metoda „najważniejsze zadanie” działa, gdy masz kilka trudnych zadań, którym musisz ustalić priorytet. Zakłada się, że będziesz pracować nad wygodnymi, łatwymi zadaniami, a nie tymi, które naprawdę mają znaczenie. Systemy, które koncentrują się na ważnych zadaniach, a nie tylko na pilnych, są kolejnym narzędziem do ustalania priorytetów.

Przebijanie dnia na kawałki Pomodoro to kolejna przydatna technika. Podsumowując, problem polega na tym, że praca wydaje się zbyt duża, aby ją rozpocząć, więc zwlekasz. Małe fragmenty z obowiązkowymi przerwami skupiają uwagę na znaczniku następnej mili, a nie na całym maratonie. Tendencje te nie muszą się wzajemnie wykluczać. Możesz na przykład połączyć długie godziny pracy z kawałkami Pomodoro lub metodą „najważniejsze zadanie”. Liczy się to, że te systemy równoważą problemy, z którymi się borykasz.

Zasady długotrwałej produktywności – system potrzebuje sposobu radzenia sobie z wyjątkami.

Każdy system, nieważne jak skomplikowany, stworzy sytuacje, w których nie ma sensu przestrzegać wyznaczonych przez niego wytycznych. Potrzebny jest zatem sposób obsługi wyjątków od reguł bez dokonywania tylu doraźnych dostosowań, które sprawią, że oryginalny system stanie się bez znaczenia. Niestety, nie ma sposobu na utworzenie listy takich meta-reguł, ponieważ gdyby istniały, można je po prostu włączyć do oryginalnego systemu.

Na przykład – powiedzmy, że jesteś pisarką. Masz na głowie masę zadań na cały dzień, ale nagle wpada Ci do głowy naprawdę dobry pomysł na ciekawą historię. Prawdopodobnie powinnaś zacząć pisać teraz albo stracisz tok myślenia. Co powinnaś więc zrobić? Nie ma „poprawnej” odpowiedzi na tę sytuację. Dla niektórych osób zdobycie wystarczającej liczby dobrych pomysłów na pisanie może być głównym problemem w ich pracy. Dla nich sensowne jest wstrzymanie pracy o niższym priorytecie, aby zacząć pisać, gdy tylko pojawi się inspiracja. Inni mogą tracić dni na pogoń za pomysłami, zamiast robić nudne rzeczy, które trzeba zrobić.

W tym sensie „poprawną” odpowiedzią jest rozwijanie samoświadomości. Czy ten wyjątek od podstawowych zasad, które sobie wyznaczyłam, chroni przed bezproduktywną tendencją, czy też ją wspiera? Jeśli ten wyjątek zostanie przekształcony w nową regułę, czy wzmocni on system, który próbuję utworzyć, czy go pokona? Może to zabrzmieć wybrednie, ale argumentowałabym, że prawdziwy sukces z systemami wiąże się z robieniem wielu takich drobnych wyjątków, które same stają się częścią systemu. Korzystanie z systemu oznacza nie tylko przestrzeganie jego podstawowych wytycznych, ale także rozwijanie umiejętności obsługi wyjątków w systemie, które czynią go nie mniej użytecznym.

Dobry system produktywności nie powinien wydawać się produktywny.

Okej, ten punkt wymaga wyjaśnienia. Krótko mówiąc, problem z dążeniem do „poczucia się” produktywną, a nie „bycia” produktywną jest dwojaki. Uczucia są definiowane przez względny kontrast, a nie pomiar bezwzględny. Czujesz się produktywna, gdy wykonujesz więcej pracy niż zwykle. Ale jeśli odnosisz sukcesy dzięki nawykowi produktywności, to, co jest „normalne”, powinno się zmienić. Polegając na poczuciu produktywności, tworzysz nieuniknioną bieżnię, w której jeśli nie robisz ciągle więcej niż to, co wydaje się normalne, czujesz się jak chodząca porażka.

Poczucie produktywności często wiąże się z poczuciem wysiłku. Prowadzi to do tego, że na początku poświęcasz dużo wysiłku na nowy system, dużo robisz, a potem czujesz rozczarowanie, gdy nie możesz tego wytrzymać. Dobry system produktywności powinien, gdy działa prawidłowo, w ogóle nie przypominać niczego. Powinien być po prostu niewidoczną częścią twojej rutyny. Jeśli rzuca się w oczy, prawdopodobnie nie jest to jeszcze nawyk lub tworzy tarcia z częściami twojego życia w sposób, w jaki nie powinien.

Jeśli nie czujesz się bardziej produktywna, jak oceniasz swoją produktywność? Oczywistą odpowiedzią jest to, że z systemem należy wykonać więcej pracy niż bez niego. Ale nawet to może być mylące, ponieważ na krótką metę zawsze można po prostu ciężko pracować i wypalić się. Lepszą, długoterminową odpowiedzią na ocenę systemu powinno być stwierdzenie, że patrząc wstecz na ostatni kwartał, rok lub dekadę z systemem, dokonałaś wielu znaczących osiągnięć. Jeśli tak się dzieje, to to, jak system czuje się na poziomie tygodniowym lub dziennym, jest całkowicie nieistotne.

Zasady długotrwałej produktywności – jeśli Twoja praca się zmieni, Twój system też powinien.

Dla niektórych praca będzie na tyle spójna, że ​​nie będzie wymagała większych zmian. Po prostu trzymasz się tego samego systemu, a uzyskasz pożądane wyniki. W moim przypadku odkryłam, że ponieważ to, co próbuję zrobić, zmienia się dramatycznie, często potrzebuję bardzo różnych podejść do pracy. Na studiach często polegałam na celach tygodniowych / dziennych. Moja praca składała się głównie z zestawu dość konkretnych i przewidywalnych zadań, które musiały zostać zakończone, aby nadążyć za wszystkim.

Podczas nauki angielskiego i hiszpańskiego miałam podstawowe zadania, na które wyznaczałam godziny. Ale miałam też nawyki związane z wykonywaniem małych zadań, takich jak fiszki lub słuchanie podcastów poza moim normalnym rytmem pracy. Pomogło mi to uchwycić wolne chwile w ciągu dnia. Podczas tworzenia kursu online niezbędna była głęboka praca. Nadal miałam inne zadania, więc trzymałam dla nich listy rzeczy do zrobienia. Ale przeznaczenie popołudnia na badania i pisanie oznaczało, że mogłam wiele zdziałać. Postawienie tego na pierwszym miejscu również uchroniło mnie od zwlekania, wykorzystując moją pracę jako wymówkę do powstrzymania się od prowadzenia trudnych badań / pisania.

Gdy zaczęłam pisać bloga i jeszcze dołączyłam do tego dodatkową pracę w weekendy, mój plan dnia wyglądał jak szwajcarski ser. Podejście oparte na kalendarzu, w którym planowałam swoje zadania, miało tutaj większy sens, w przeciwnym razie trudno byłoby zdecydować, kiedy jest najlepszy czas na odpoczynek. Niektóre funkcje mojego systemu rzadko się zmieniają. Na przykład prawie zawsze mam kalendarz i listę codziennych zadań. Ale przystosowanie się do nowego systemu, kiedy mam różne typy projektów, przyniosło mi większy sukces niż uparta próba dopasowania wszystkiego do jednego systemu.

Zawsze dokonuj pomiarów względem swojej linii bazowej (nie innej).

Jeśli kiedykolwiek oceniasz system produktywności, właściwy pomiar to „czy robię więcej niż tydzień / miesiąc / rok temu”. Jeśli zamiast tego zadajesz sobie pytanie „jak blisko jestem doskonałej produktywności” lub gorzej, „jak produktywna jestem w porównaniu do takiego a takiego” będziesz się źle bawić. Głównym problemem jest tyrania idealnej produktywności. Spotkałam wiele osób, które z powodzeniem przygotowywały projekty i robiły stałe postępy w ich realizacji. Gdy jednak zapytałam ich, jak się czują, narzekali, że nadal nie sądzili, że są wystarczająco produktywni.

Ale ile to wystarczy? Z pewnością praca jest niewystarczająca dla Twoich obecnych celów lub środowiska. Jeśli zalegam na zajęciach lub nie dotrzymam terminów, może to być powód do refleksji. Z drugiej strony istnieje perwersyjna tendencja do oceniania siebie na podstawie jakiegoś idealnego punktu odniesienia. Porównywanie się z teoretyczną możliwością, a nie z własnymi wynikami z przeszłości. Jeśli zrobisz więcej niż wcześniej, system się powiedzie. To, że nie jesteś w stanie pracować przez szesnaście godzin bez przerwy, nie może być postrzegane jako porażka.

Zasady długotrwałej produktywności – system nie może nadać twojej pracy znaczenia ani motywacji.

System może tylko kształtować i kierować motywacjami, które już masz, nie może dać Ci motywacji, których jeszcze nie masz. Praca, która wydaje się nieszczęśliwa, nie staje się magicznie ekscytująca dzięki odpowiedniemu systemowi produktywności. W najlepszym przypadku staje się to znośnym obowiązkiem. Wiele niepowodzeń w produktywności leży u podstaw głębszych problemów związanych z sensem i misją życia. Jeśli spędzasz całe dnie w pracy, której nienawidzisz, jeśli studiujesz kierunek, do którego zostałaś zmuszona, a nie dobrowolnie wybrałaś, jeśli twoja wymarzona praca stała się koszmarem, żaden system produktywności nie może tego naprawić.

Systemy produktywności działają lepiej, im bardziej masz naturalny entuzjazm. Działają jak soczewki, powiększając i kierując rozproszoną energię, którą już posiadasz. Dlatego ludzie, którym udaje się osiągnąć sukces z systemami produktywności, mają już znaczenie i motywację do swojej pracy. Mają ambicje i zdają sobie sprawę, że skuteczne wykonanie zadań jest niezbędne, aby do nich dotrzeć. Podziel się swoimi przemyśleniami na ten temat w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja