Produktywność – drugi fundament dobrego życia

W poprzednim poście rozmawialiśmy o pierwszym fundamencie dobrego życia, czyli sprawności fizycznej. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o drugim fundamencie dobrego życia, czyli produktywności. Produktywność jest drugim fundamentem mojego rocznego projektu, którego celem jest udoskonalenie uniwersalnych elementów niezbędnych do dobrego życia. Błędem jest myślenie o produktywności wyłącznie jako o zdolności do wykonywania zadań w pracy. Jeszcze większym błędem jest myślenie o produktywności jako o szybkości wykonywania pracy. Zamiast tego, produktywność to Twoja zdolność do robienia tego, co zamierzasz. Dotyczy to pracy lub nauki, ale także obowiązków domowych i osobistych, hobby i zainteresowań, relacji i wielu innych. Wszystko, co zamierzasz zrobić i co faktycznie zrobisz, wlicza się do Twojej produktywności.

Błędem w skupianiu się wyłącznie na pracy, gdy myślimy o produktywności, jest to, że prowadzi to do asymetrycznej definicji. Ponieważ monitorowana jest tylko wydajność pracy, samo nadawanie priorytetu pracy może prowadzić do powierzchownego poczucia produktywności. Jeszcze gorzej jest, gdy produktywność definiujemy jako szybkość wykonywania pracy. To sprawia, że stajesz się maniakiem gadżetów – kimś, kto produkował materiały bez zastanowienia się nad ich jakością, ważnością czy wpływem. Mówiąc najogólniej, produktywność jest niezbędnym fundamentem. Posiadanie zdolności do zrobienia tego, co zamierzasz, jest warunkiem koniecznym do osiągnięcia każdego innego celu.

mocne strony mojej produktywności

Produktywność jest głównym tematem moich wpisów na tym blogu od samego początku. Można by więc pomyśleć, że to coś, co opanowałam i nie muszę już o tym myśleć. Niestety, fundamenty nie działają w ten sposób. Wszyscy potrzebujemy od czasu do czasu ich dopracowania. Nie jestem wyjątkiem. Kiedy zastanawiam się nad swoją przeszłą produktywnością, dostrzegam pewne mocne strony:

• jestem całkiem dobra w realizacji ważnych, ambitnych i długoterminowych projektów. Jestem zmotywowana i potrafię wytrwać w intensywnych wysiłkach, takich jak pisanie książek czy wyzwania związane z nauką w pełnym wymiarze godzin.
• rzadko zdarza mi się zawieść w sprawach służbowych. Rzadko zdarza mi się przegapić ważnego służbowego maila lub zapomnieć o wykonaniu zadania, które jest ważne w moim życiu zawodowym.
• przez większość czasu moje życie zawodowe jest dość bezstresowe. Chociaż w mojej karierze zdarzały się okresy większego stresu, zazwyczaj nie działam w trybie kryzysowym. Zdecydowaną większość mojej uwagi skupiam na projektach, które mają na celu podtrzymanie długoterminowego rozwoju mojego życia zawodowego, a nie na gaszeniu pożarów.

słabe strony mojej produktywności

Jednak dokonując przeglądu, zauważyłam również kilka kluczowych słabości:

• nie potrafię dotrzymywać terminów w sprawach o niskim priorytecie, zwłaszcza tych niezwiązanych z pracą. Odkładam wizyty u dentysty i fryzjera. Od lat planuję zmianę lekarza rodzinnego, ale wciąż tego nie robię. Szybkie remonty, takie jak wieszanie obrazów czy porządkowanie szuflad, ciągną się miesiącami, a ja nie mam pomysłu, kiedy je zrealizować.
• nie zawsze dobrze mi szło z koordynacją z rodziną w kwestii zobowiązań. W pracy korzystam z kalendarzy, które automatycznie planują spotkania, list zadań do wykonania w pracy oraz narzędzi do zarządzania personelem. Mimo to muszę często się kontaktować, aby potwierdzić urodziny bratanic lub inne wydarzenia niezwiązane z pracą zaplanowane przez kogoś z mojej rodziny.
• ponadto, było wiele poważniejszych projektów związanych z ulepszaniem domu, które odkładałam w czasie, częściowo dlatego, że nie przypisałam sobie obowiązków i priorytetów, preferując podejście „och tak, pewnie powinnam to naprawić” w rozwiązywaniu problemów domowych.

Krótko mówiąc, choć dobrze mi idzie koncentrowanie się na ważnych sprawach, zwłaszcza w pracy, to zadania poboczne i te wykonywane w domu często bywają gorzej zorganizowane.

Odnawianie moich systemów produktywności

Mój plan na drugi miesiąc 2025 roku składał się z dwóch części:

• upewnienia się, że wszystkie zadania, zobowiązania i pomysły — bez względu na to, jak bardzo są one peryferyjne — są rejestrowane.
• upewnienia się, że zadania te są regularnie przeglądane.

Zaczęłam od przeprowadzenia pełnego audytu moich dotychczasowych systemów produktywności. Niektóre z nich rozpadały się – co odzwierciedlały listy pełne nieaktualnych zadań, których albo nie ukończyłam, albo postanowiłam ich nie wykonywać. Myślę, że ten problem z przeglądaniem to słabe ogniwo w łańcuchu obowiązków domowych. Często jestem zmęczona po całym dniu pracy, więc nawet nie sprawdzam, co jeszcze muszę zrobić. To kontrastuje z moim życiem zawodowym, gdzie często przeglądam zaległe zadania i kalendarz. Podczas przeprowadzania tego audytu stało się oczywiste, że wiele zadań, które utrudniały mi pracę, to te, które zapisałam, ale utworzyłam zbyt wiele list, a zadania te były ukryte na listach, których nie przeglądam często.

Druga słabość dotyczy obowiązków rodzinnych. Postanowiłam oddzielić je od moich głównych list zadań i upewnić się, że są one współdzielone z moim partnerem, a każdy większy projekt jest wyraźnie przypisany do jednego z nas. Dodatkowo, stworzyłam wspólny kalendarz, dzięki któremu mój partner mógł bezpośrednio dodawać zobowiązania rodzinne lub spotkania, które wymagają mojej obecności. Dzięki temu nie musiałam powielać tych wydarzeń w moim osobistym kalendarzu. Na koniec zdecydowałam się zmienić ogólną strukturę listy tak, aby bardziej przypominała zorientowaną na GTD zamiast mojego bardziej improwizowanego systemu, który pozwalał na przenoszenie zadań peryferyjnych na rzadko przeglądane listy.

Mój plan na miesiąc

Cała ta reorganizacja zajęła mi zaledwie kilka godzin. W przeciwieństwie do kluczowego nawyku z poprzedniego miesiąca, który wymagał ciągłego, codziennego poświęcania czasu i energii, zaplanowany czas w drugim miesiącu był już praktycznie wyczerpany. Uważam jednak, że to błąd, aby skonfigurować nowy system, a następnie, ponieważ główne prace zostały już ukończone, przejść do nowego priorytetu.

Chciałam spędzić cały miesiąc, będąc bardzo wyczuloną na tarcia i trudności, jakie zauważę w obecnej konfiguracji. Tego typu systemy zazwyczaj tracą na jakości nie dlatego, że są całkowicie bezużyteczne. Dzieje się tak dlatego, że są odrobinę niewygodne lub niegodne zaufania, przez co w końcu popadają w zapomnienie. W związku z tym, oprócz codziennego sprawdzania każdego aspektu systemu, chciałam starać się wprowadzać drobne zmiany w ciągu miesiąca, dzięki którym miał on stać się bardziej stabilny i użyteczny w dłuższej perspektywie.

Produktywność – aktualizacja na koniec miesiąca

Ogólnie rzecz biorąc, drugi miesiąc był udany. Pod względem behawioralnym byłam już dość blisko celu, więc postanowiłam odświeżyć swój system, zamiast zaczynać od nowa. Główne zmiany, jakie wprowadziłam w swoim systemie produktywności, to:

• zreorganizowałam wszystkie moje listy. Mój system z czasem zdegenerował się i stał się nieco rozproszony, tworząc listy dla różnych projektów i celów. Teraz moja konfiguracja składa się z:
  • listy NEXT ACTION – jedna lista dotyczy pracy, druga życia osobistego i domu. Ta druga jest udostępniana mojemu partnerowi, abyśmy mogli koordynować prace domowe i zadania rodzinne.
  • listy „KIEDYŚ/MOŻE” do pracy i domu. Oddzielenie ich od mojej zwykłej listy zadań pomogło mi zmniejszyć bałagan. Kiedy chcę sobie przypomnieć o jakimś zadaniu, ale nie jestem pewna, czy chcę się nim zająć w tej chwili, wpisuję je na tę listę – zwłaszcza jeśli ma niższy priorytet.
  • kalendarz – korzystałam już z tej aplikacji, ale podjęłam dodatkowe kroki, aby skoordynować kalendarze z moim partnerem, dzięki czemu nie musimy się tak często kontaktować przy rezerwacji wydarzeń jako rodzina.
  • inne listy, w tym POMYSŁY, ARTYKUŁY SPOŻYWCZE (podzielone według miejsca zakupów), PROJEKTY i OCZEKIWANIA.
• w przypadku zadań służbowych dokonałam również podziału na DZIŚ i TEGO TYGODNIA, aby zachować tygodniowy/dzienny system celów, z którego korzystam od lat, a jednocześnie zachować widoczność całej listy rzeczy do zrobienia.
• postanowiłam podjąć zasadniczą decyzję o zachowaniu wszystkich terminów i przypomnień czasowych w systemie listy zadań (zamiast w kalendarzu), chyba że są to sztywne terminy. Mój kalendarz był już trochę zaśmiecony różnymi terminami, które wcale nie były sztywne. Dodając przypomnienia oparte na czasie, mogę śledzić zadania, o których teraz nie chcę myśleć, bez zaśmiecania kalendarza.

Czy faktycznie udało mi się zrobić więcej?

Jak można się było spodziewać, biorąc pod uwagę moje odnowione skupienie na produktywności, byłam w tym miesiącu całkiem produktywna. Zwłaszcza w domu, co było pewną słabością mojego starego systemu. Pierwsze dwa tygodnie miesiąca spędziłam na wymianie żarówek i naprawianiu zaniedbanych zawiasów w drzwiach. Myślę jednak, że twierdzenie, iż to wyłącznie zasługa mojego nowego systemu, jest mylące. Na produktywność w dużym stopniu wpływają koncentracja i motywacja. Dlatego naturalny jest wzrost produktywności, gdy nagle zaczynasz się na niej koncentrować, co miało miejsce w przypadku moich projektów domowych.

Choć cieszę się, że udało mi się zrealizować kilka drobnych, irytujących projektów, prawdziwe korzyści z zeszłorocznego fundamentu są długoterminowe. Mianowicie, czy zbudowałam system, który na dłuższą metę zmniejszy tarcie psychiczne? Biorąc pod uwagę, że wprowadzone przeze mnie zmiany były stosunkowo niewielkie, jestem optymistycznie nastawiona, że uda mi się rozwiązać niektóre z niedociągnięć, które zauważyłam w przeszłości. Szczególnie w domu, zorganizowane, współdzielone kalendarze i listy zadań z przypisanymi obowiązkami ułatwiły mi zorientowanie się, co trzeba zrobić.

Jednocześnie zapisanie zadania nie oznacza, że je wykonasz. Nadal nie mam lekarza rodzinnego, co zapisałam sobie na liście rzeczy do zrobienia w mojej pierwszej aktualizacji, ale nie zarezerwowałam czasu, żeby to ustalić. Nie wydaje się, żeby to była wina mojego systemu rejestracji zadań. Po prostu nie jest to zadanie, któremu nadałam jakiś specjalny priorytet. 


Plany długoterminowe

Myślę, że jednym z powodów, dla których odkładałam wiele domowych i osobistych zadań, było to, że w ciągu dnia priorytetowo traktowałam pracę. Po powrocie do domu ćwiczenia, spacer z psem i kolacja zajmowały mnie do około 20:00 lub 21:00, po czym zazwyczaj zostawała mi tylko godzina lub dwie do snu. W rezultacie, nawet jeśli obowiązki domowe były stosunkowo skromne, zajmowałam się nimi z najmniejszą energią. Biorąc pod uwagę, że niewiele z tych zadań było pilnych, łatwiej było powiedzieć, że zajmę się nimi później.

W mojej pracy skuteczną strategią radzenia sobie z tymi problemami jest dokładne planowanie, kiedy będę pracować. Prowadzenie cotygodniowej/dziennej listy celów to jeden z moich lepszych nawyków zwiększających produktywność w pracy. Pozwala mi wydzielić łatwy do opanowania fragment z niekończącej się listy zadań do wykonania.

Aby robić postępy w pracach domowych, myślę, że będę potrzebować podobnego skupienia na wyznaczaniu celów – być może miesięcznych, tygodniowych lub dziennych – dla obowiązków domowych lub projektów, które zamierzamy zrealizować teraz, a nie dla projektów, które chcielibyśmy zrealizować kiedyś. Świadomość, że czas na te obowiązki zawsze będzie wtedy, gdy będę zmęczona oznacza, że muszę wyznaczać sobie realistyczne cele. Jednocześnie powinnam zaakceptować, że zmęczenie nie jest dobrą wymówką, żeby ich nie wykonywać, ponieważ nigdy nie będę w stanie pracować nad nimi z pełną energią i pełnym skupieniem.

Oczywiście, innym skutecznym rozwiązaniem jest po prostu obniżenie oczekiwań. Łatwiej jest zapełnić listę rzeczy do zrobienia niż wykonać pracę, którą na niej zapisano, więc bardziej zdecydowane przesunięcie rzeczy, których nie zamierzam robić w najbliższym czasie, na listę „kiedyś/może”, jest prawdopodobnie rozsądne.

Monitorowanie kondycji fizycznej

Kondycja fizyczna szła dobrze przez cały drugi miesiąc. Utrzymywałam nieprzerwaną serię codziennych ćwiczeń, także podczas tygodniowego urlopu. Przed tym projektem rzadko ćwiczyłam na wakacjach (w końcu, czyż to nie mają być wakacje?), ale odkryłam, że naprawdę lubię ćwiczyć w nowym miejscu. Postrzeganie wyjazdów jako okazji do zrobienia czegoś nowego w kwestii kondycji fizycznej, a nie jako odskoczni, zmieniło moje nastawienie.

Moja siła się poprawiła, ale wciąż daleko mi było do szczytowej formy sprzed około 5 lat. Spodziewałam się, że odbudowa formy zajmie mi rok lub dłużej, ponieważ od początku pandemii mocno zaniedbałam ciężary. Biorąc jednak pod uwagę, że trening siłowy jest w moim obecnym planie treningowym drugorzędny w stosunku do ćwiczeń cardio, nie będę się zbytnio przejmowała tempem postępów.

Moja waga niewiele się zmieniła od początkowej, choć kilka osób mówiło mi, że wygląda na to, że schudłam jeszcze więcej. Być może nastąpiła jakaś zmiana w składzie ciała, ale nie wykonałam wystarczająco dokładnych pomiarów, żeby mieć pewność. Nadal ważę co najmniej 5 kilogramów więcej niż w wieku studenckim. Jednak biorąc pod uwagę, że staram się również odbudować masę mięśniową, nie zależy mi na jej szybkim zrzuceniu. Jak wygląda Twój system produktywności? Podziel się swoimi przemyśleniami na ten temat w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl. W przyszłym tygodniu podzielę się zmaganiami z trzecim fundamentem dobrego życia, czyli pieniędzmi.

Udanego życia,

Cataleja