Zarządzanie czasem – przewodnik po technice Pomodoro

W poprzednim poście rozmawialiśmy o mało znanym sekrecie zarządzania czasem, jakim jest prawo Parkinsona. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o kolejnej metodzie zarządzania czasem, jaką jest technika Pomodoro. Spójrzmy prawdzie w oczy, masz dużo do zrobienia. Jesteś zajęta i nie masz czasu do stracenia. Dlatego przejdźmy od razu do sedna sprawy.

            Ten przewodnik po technice Pomodoro jest podzielony na dwie części. Pierwsza część wyjaśnia czym jest technika Pomodoro i jak ją stosować. Druga część bada znaczenie techniki Pomodoro i jej zastosowanie.

Skąd wzięła się ta technika?

Każdego ranka budzę się dość wcześnie, bo o 5.00. Przechodzę przez kolejne punkty swojej porannej rutyny i mam już sporo zrobione, podczas gdy inni ludzie jeszcze śpią. Poranek wykorzystuję jako czas na nieprzerwane skupienie i zajęcie się tym, co najważniejsze.

            Jednak tracę ten luksus, gdy docieram do mojej etatowej pracy. Tutaj współpracuję z ludźmi i nie zawsze masz możliwość wyznaczania czasu pracy nad konkretnymi zadaniami. Tutaj właśnie stosuje rzeczy takie jak Pomodoro. Technika Pomodoro to prosta taktyka zarządzania czasem, która pierwotnie została stworzona przez Francesco Cirillo, który potrzebował lepszego sposobu na skupienie się na swojej pracy.

Aby sobie pomóc, zaczął używać minutnika w kształcie pomidora, aby podzielić swoją pracę na bloki czasowe. Ustawiał minutnik, skupiał się na zadaniu, a kiedy zegar się wyłączał robił przerwę i powtarzał proces ponownie. Ze względu na pomidorowy kształt minutnika, nazwał swoją metodę technika Pomodoro. I tak narodził się podstawowy element zarządzania czasem.

Jak działa technika Pomodoro?

            Jak działa technika Pomodoro? Krok pierwszy to wybranie zadania, nad którym będziesz pracować. Krok drugi to ustawienie licznika czasu na 25 minut. Uruchamiasz minutnik i pracujesz nad tym jednym zadaniem przez 25 minut. Wyłącz wszystkie rozpraszacze i skoncentruj się na tym zadaniu. Gdy skończy się czas, zrób sobie krótką przerwę (około pięciu minut). Po przerwie ustaw ponownie minutnik na 25 minut i wróć do przerwanej pracy. Reguła jest taka, że po czterech rundach Pomodoro robisz dłuższą przerwę około 20-30 minut na chwilę relaksu.

            Całkiem łatwe, prawda? To prosta taktyka, ale w rzeczywistości jest bardzo skuteczna w zarządzaniu Twoją uwagą, abyś mogła skupić się na tym, co ważne. Aby jednak zagłębić się nieco dalej, należy omówić kilka kwestii. Po pierwsze, wybierając zadanie do pracy, upewnij się, że jest to zadanie priorytetowe na wysokim poziomie.

Pewnie możesz użyć tej techniki do robienia prania, ale spróbuj użyć jej na czymś ważnym. Na przykład, na osiągnięciu jednego z Twoich celów. Następnie 25 minut skupienia ma dać ci krótki sprint, po którym następuje krótka przerwa. Kolejna istotna rzecz – nie zaniedbuj przerwy!

Tak, jak gdybyś faktycznie biegała sprintami, nie robiłabyś ich w kółko bez odpoczynku pomiędzy. Szybko zabraknie Ci energii. Więc kiedy minutnik wyłączy się, ustaw go na pięć minut i zrób sobie przerwę. Idąc dalej, po czterech rundach Pomodoro, pamiętaj, aby zrobić sobie dłuższą przerwę, najlepiej odejdź wtedy od swojego miejsca pracy na ten czas. Ciężko pracowałaś i Twój umysł potrzebuje odpoczynku.

Co daje technika Pomodoro?

            Chcesz pracować nad zadaniami, które są cenne i pomogą Ci osiągnąć Twoje ogólne cele. Mogą to być cele związane z karierą, cele finansowe, cokolwiek. Kategoria celu nie ma znaczenia. Liczy się to, że mądrze wykorzystujesz swój czas i najpierw pracujesz nad ważnymi zadaniami. To właśnie wyznaczanie celów pomaga odkryć to, co cenisz najbardziej i uważasz za ważne. Wtedy możesz zacząć wykorzystywać technikę Pomodoro, aby pomóc sobie osiągnąć te cele.

            W ciągu dnia dużo się dzieje – nadchodzące wiadomości, spotkania i obowiązki piętrzą się jak szalone. Rozproszenie jest wszędzie wokół ciebie. Wszystko Cię szarpie. Ciągnie Cię w jedną stronę lub drugą, najlepiej w tym samym czasie. Trudno jest skupić się na tym, co naprawdę się liczy. Dlatego coś takiego jak technika Pomodoro jest tak cenne: zmusza Cię do ustawienia celu, skupienia się na pracy do momentu, aż nadejdzie czas na przerwę. Innymi słowy, pomaga Ci zapanować nad chaosem, abyś mogła rzeczywiście osiągać swoje cele.

Pomodoro a rozproszenie uwagi

            Z jednej strony, rozproszenie uwagi jest tak naprawdę przeciwieństwem produktywnego wykorzystywania czasu. To kuzyn prokrastynacji. Z drugiej strony rozproszenie uwagi działa również jako system ostrzegawczy. Na przykład, kiedy rozproszę się pisząc post jest to sygnał, że prawdopodobnie powinnam przerwać i chwilę odpocząć. Jeśli ktoś wtargnie do Twojego biura, będzie to zupełnie inny rodzaj rozproszenia. Najczęściej przypadki rozpraszania się podczas pracy wskazują na to, że kończy Ci się energia i potrzebujesz przerwy.

            Kiedy znajdziesz się w tego rodzaju scenariuszu, w którym czynniki zewnętrzne i dystraktory stale przychodzą i zakłócają Twoją pracę, są to idealne momenty na zastosowanie techniki Pomodoro. Masz ustalone zadanie. Pracujesz nad tym. Pierwsza runda trwa 25minut. I pojawia się rozproszenie w postaci powiadomienia o komentarzu na Facebooku. Co robisz?

Trzymaj się rundy Pomodoro i pracuj dalej! Kiedy zegar wyłączy się po 25 minutach w trakcie swojej przerwy sprawdzasz, co pojawiło się na Facebooku. Gdy wyłączy się Twój pięciominutowy minutnik, wracasz do pracy, koncentrując się na tym, co jest ważne i możesz poradzić sobie z wszelkimi innymi rozproszeniami podczas następnej przerwy.

            Co sądzisz o technice Pomodoro? Stosowałaś ją kiedyś w swoim życiu czy jest Ci zupełnie obca? Opowiedz mi o tym w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja.