Sześć kroków do lepszego zarządzania czasem

W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, czym jest zarządzanie czasem i dlaczego jest takie ważne. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o kilku krokach, które mogą pomóc Ci lepiej zarządzać swoim czasem. Na początku zarządzanie czasem może wydawać się trochę skomplikowane, szczególnie, gdy dopiero zaczynasz swoją drogę. Z czasem jednak cały proces stanie się dużo bardziej intuicyjny.  

            Pierwszym krokiem do lepszego zarządzania czasem jest coś, co pozornie ma niewiele wspólnego z czasem. Ale to wszystko ma związek z tym, gdzie kierujesz swój czas. Mając to na uwadze, pierwszym krokiem do lepszego zarządzania czasem jest wyznaczanie celów. Wyznaczanie celów jest ważne, ponieważ nadaje kierunek Twojemu czasowi. Możesz mieć świetne umiejętności zarządzania czasem, ale jeśli nie masz planu na swój czas, po prostu będziesz kręcić się bez celu. Więc nadaj swojemu czasowi kierunek dzięki sile wyznaczania celów.

Strategie zarządzania czasem

            Drugim krokiem są strategie. Mając już swój plan wyznaczania celów (poważnie, zacznij od wyznaczenia celów, zanim zrobisz cokolwiek innego), następny przystanek na drodze do opanowania czasu wiąże się ze strategią. Jak sama nazwa wskazuje, strategie zarządzania czasem to różne taktyki, które możesz zastosować do swojego życia, aby zwiększyć swoje codzienne wysiłki.

Więc jeśli chodzi o zarządzanie czasem strategie są koniecznością. Wiele z tego to eksperyment. Co działa dla mnie, osoby obok Ciebie lub kogoś na ulicy, może nie działać dla Ciebie. Priorytety każdego są różne, podobnie jak nasz preferencje związane z czasem. Podam Ci kilka moich ulubionych strategii zarządzania czasem, które możesz wypróbować:

• bądź proaktywna – zajmij się problemami, zanim faktycznie staną się problemami,
• zacznij – zacznij dzień od najtrudniejszego zadania, aby nie wisiało nad Tobą przez cały dzień,
• planuj z wyprzedzeniem – miej plan na swój czas każdego dnia.

Umiejętności zarządzania czasem

            Trzecim krokiem są umiejętności efektywnego zarządzania czasem. Podobnie, jak w przypadku strategii, które obejmują taktykę, jaką stosujesz, musisz także pracować i rozwijać swoje umiejętności związane z czasem. Podobnie, jak przy rzucaniu piłką baseballową, możesz ćwiczyć rzucanie szybciej, dalej lub mieć lepszą dokładność.

Twoje umiejętności zarządzania czasem są niezwykle istotne. Dzięki nim możesz nauczyć się lepiej zarządzać swoim czasem dzisiaj, jutro lub w przyszłości. Możesz mieć umiejętności związane z tym, na co poświęcasz godzinę rano i inne umiejętności dotyczące wykonywania zadań w pracy lub w domu. Podam Ci moje ulubione umiejętności zarządzania czasem, nad którymi teraz pracuję:

• bądź elastyczna – nie przekraczaj harmonogramu. Zostaw miejsce na zmiany, bo one niestety pojawiają się częściej, niż byś tego chciała,
• optymalizuj spotkania – staraj się ich unikać, a jeśli to konieczne, miej na nie ścisły plan. Osobiście uważam, że spotkania to straszna strata czasu. Plusem aktualnych spotkań wirtualnych jest to, że przynajmniej nie musisz wychodzić z domu.
• dowiedz się, kiedy powiedzieć „tak” lub „nie” – unikaj marnowania czasu, jednocześnie zachowując otwartość na nowe doświadczenia.

Moje ukochane książki

            Czwartym krokiem są moje ukochane książki. Tak wiele z tego, co dziś wiem, zawdzięczam sile książek. Książki dały mi świat wiedzy i wiem, że mogą zrobić to samo dla Ciebie. Jednak musisz pamiętać o dwóch rzeczach. Po pierwsze, niektóre książki są lepsze od innych. Podejmując decyzję o zakupie książki przejrzyj recenzje, spis treści, a nawet spróbuj przejrzeć kilka pierwszych stron. Po drugie, na niektóre książki natkniesz się w odpowiednim momencie, a na inne nie. Kupuj książki, które uważasz za interesujące i rób notatki podczas ich czytania. Bądź otwarta na to, że zmienią Twoje życie, a na pewno tak będzie.

Skończ z wielozadaniowością

Krok piąty – skończ z wielozadaniowością. Czy wiesz, że wielozadaniowość może obniżyć Twój poziom zrozumienia i ogólną inteligencję o ponad 11%? Skutki próby wykonania więcej niż jednego zadania na raz mogą mieć oszałamiająco negatywne konsekwencje zarówno dla Ciebie, jak i dla ludzi wokół Ciebie.

Poza poziomem inteligencji wielozadaniowość ogranicza również wydajność, obniżając produktywność o 40%. Jeśli zastanowisz się przez chwilę nad tą statystyką, odkryjesz, że możesz osiągnąć dwa razy więcej w tygodniu pracy, pracując tylko nad jedną rzeczą naraz. Pamiętaj, że takie rzeczy, jak słuchanie łagodnej, relaksującej muzyki, zazwyczaj nie liczą się jako wielozadaniowość, ponieważ prawidłowo używane mogą przynieść korzyści w zakresie produktywności.

Korzystaj z mądrych technik

Krok szósty – wspieraj się nauką. Nauka podsuwa nam wiele rozwiązań, więc warto z nich skorzystać. Jeśli nigdy nie słyszałaś lub nie wypróbowałaś żadnej z tych wskazówek, zalecam wdrożenie ich zgodnie z kolejnością. Po pierwsze, aby uświadomić sobie, jak chcesz spędzać czas. Następnie ustalić priorytety swojego czasu na podstawie ich ważności. I wreszcie, aby zarządzać swoją uwagą i zmieniać nawyki.

1. Macierz Eisenhowera – bądź świadoma swoich priorytetów, określając pilność i wagę każdego zadania, które masz na swojej liście rzeczy do zrobienia,
2. Zasada Pareto – skorzystaj z zasady 80/20, aby zmaksymalizować wydajność przy minimalnym wysiłku i wkładzie,
3. Prawo Parkinsona – skorzystaj z mocy terminu, aby szybciej załatwić sprawę,
4. Technika Pomodoro – zrób więcej w krótszym czasie, planując zadania na podstawie poziomu energii.
5. Reguła 2 minut. Przełam prokrastynację i unikaj rozpraszania się za pomocą prostej sztuczki psychologicznej.
   

Jak to przełożyć na praktykę?

                Jak zastosować te kroki w życiu codziennym? Powiedzmy, że jesteś rodzicem pracującym w domu, który chce zapanować nad chaosem dnia. Możesz zastosować każdy krok w następujący sposób:

• wyznacz sobie cel, aby każdego dnia przeznaczyć 1 godzinę tylko dla siebie, w bardziej napiętym harmonogramie zarezerwuj sobie chociaż pół godziny, ale nie rezygnuj z tego za żadne skarby świata,
• zastosuj strategię bycia proaktywną, aby rozwiązać wszelkie potencjalne problemy dzieci – przygotuj dla nich checklistę, aby wiedziały, co zawsze mają spakować do szkoły albo jakie kroki mają wykonać każdego ranka, aby zdążyć do szkoły,
• wykorzystaj umiejętność elastyczności, aby upewnić się, że nie przekraczasz harmonogramu swojego i dzieci – praca w domu sprawia, że oprócz obowiązków pracowniczych cały czas widzisz obowiązki domowe, nie daj się zwariować, w domu zapewne są jeszcze inni domownicy,
• przejrzyj kilka książek, które pomogą Ci stać się bardziej świadomą tego, co robisz i jak stać się bardziej obecnym rodzicem – nikt nie rodzi się doskonały i uczymy się przez całe życie, rodzice również powinni rozwijać swoje rodzicielskie umiejętności.

Jeśli chodzi o tworzenie idealnego życia, zarządzanie czasem jest jednym z najważniejszych filarów, nad którym musisz konsekwentnie pracować. Więc nie zaniedbuj tego! Pamiętaj jednak, że nie ma idealnej strategii zarządzania czasem. Jakie strategie zarządzania czasem stosujesz w swoim życiu? Może któraś z wymienionych przeze mnie wydaje Ci się odpowiednia? Opowiedz mi o tym w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja.