Planowanie tygodniowe – kompletny przewodnik

W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, jak planować miesięcznie. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o kolejnym etapie, jakim jest planowanie tygodniowe. Planowanie czasu, zwłaszcza gdy czujesz się przytłoczona lub zajęta, jest łatwym sposobem organizowania i zarządzania swoimi priorytetami.

W swoich młodych latach miałam dziwny zwyczaj. Siadałam, kładłam siedem karteczek samoprzylepnych na biurku i planowałam każdy dzień tygodnia. Każda karteczka była przewidziana na jeden dzień. Planowanie było w moim życiu obecne właściwie od najmłodszych lat. Już tak mam, że gdy coś robię, angażuję się w to całkowicie.

Takie postępowanie oznacza, że mam tendencję do wypełniania swojego harmonogramu po brzegi. Podobnie, jak moje dzisiejsze życie, moje życie w tamtych latach było wypełnione po brzegi. Potrzebowałam sposobu, aby poradzić sobie z tym chaosem. W ten sposób mój dziwny nawyk zmienił się w dziwną rutynę, która jest teraz częścią mojego życia codziennego.

Dlaczego planowanie ma znaczenie?

Z upływem czasu dostosowałam i dopracowałam moje planowanie. Przeszłam ze sztywnego tygodniowego harmonogramu do czegoś bardziej elastycznego. Czegoś, co daje mi przestrzeń potrzebną do zrobienia wszystkiego, a jednocześnie sprawia, że jestem zorganizowana i skoncentrowana na priorytecie. Czy moja strategia jest idealna? Oczywiście, że nie. W rzeczywistości nadal się uczę i eksperymentuję z nowymi pomysłami.

Kiedy tworzysz harmonogram dla siebie, kiedy planujesz swój tydzień, Ty przejmujesz kontrolę nad swoim czasem. Nie pozwalasz, aby chaos Cię pochłonął. Planowanie tygodniowe polega na tworzeniu harmonogramu na kolejne siedem dni. Jest to połączenie koordynacji kalendarza, celów, spotkań i projektów w jeden spójny, żywy dokument, do którego możesz się odwoływać i aktualizować przez cały tydzień.

Gdy zrobisz to dobrze, wszystko będzie do siebie idealnie pasować. Poświęć trochę czasu, aby solidnie pochylić się nad nadchodzącym tygodniem. Jeśli pośpiesznie opracujesz swój harmonogram, prawdopodobnie okaże się, że wszystko jest tak chaotyczne, jak było na początku. Nie chcesz tego. Chcesz uporządkowanego chaosu, a nie chaosu.

Znajdź czas na planowanie

Przede wszystkim, gdy jesteś zajęta, możesz czuć potrzebę, aby odciążyć część swoich zadań. Zasada numer jeden, jeśli chodzi o planowanie tygodnia, gdy jesteś zajęta, to właśnie znalezienie czasu na to planowanie. Potraktuj to jako obowiązkową pozycję na liście zadań. Nie usuwaj tego z listy ani nie odkładaj na jutro. Zmuś się do zaplanowania tygodnia. Osobiście w każdą niedzielę spędzam czas na planowaniu harmonogramu na tydzień. Dodatkowo, każdego dnia spędzam też kilka minut, aktualizując swój harmonogram, aby mieć pewność, że wszystko idzie zgodnie z planem.

Planowanie tygodniowe – miej świadomość, czego chcesz

Masz zablokowany czas w swoim harmonogramie i możesz rozpocząć planowanie. Następną częścią planowania na tydzień jest rozpoznanie Twoich priorytetów. Innymi słowy, ze wszystkich rzeczy, które składają się na Twój napięty harmonogram, co jest najważniejsze? Jakie są główne cele, nad którymi pracujesz? Gdybyś tylko miała czas na pracę nad jednym zadaniem, co by to było? Zasada numer dwa głosi, iż zanim zaczniesz planować swój tydzień, poznaj swoje priorytety.

Nie zapominaj o kalendarzu

Następnym krokiem w planowaniu tygodnia jest sprawdzenie kalendarza. Zakładam, że prawdopodobnie masz już jakąś aplikację lub system, z którego korzystasz, ponieważ gdybyś tego nie robiła, prawdopodobnie nie czytałabyś teraz tego posta. Przy otwartym kalendarzu zwróć uwagę na różne wydarzenia, spotkania i terminy, które masz w tym tygodniu. Zasada numer trzy to podsumowanie pozycji kalendarza, aby wiedzieć dokładnie, co się dzieje w ciągu następnych siedmiu dni.

Planowanie tygodniowe – nie zapomnij o obowiązkach domowych

Wiesz, jaki jest Twój priorytet w szerszej perspektywie. Wiesz też, jakie obowiązkowe wydarzenia masz w swoim kalendarzu. Następnym krokiem jest podsumowanie swoich obowiązków domowych, sprawunków i innych rzeczy, które musisz zrobić. Może to być pranie, zakupy spożywcze, przygotowanie posiłków itp. Tak, musisz poświęcić trochę czasu w swoim harmonogramie na te nudne, ale ważne zadania. Tak więc zasada numer cztery polega na rozpoznaniu, jakie obowiązki należy wykonać w tym tygodniu.

Jak wygląda Twoja produktywność?

Zasada numer pięć jest trochę niejednoznaczna, ale czytaj dalej. Ta zasada dotyczy zrozumienia, kiedy jesteś najbardziej produktywna. Jeśli myślisz, że jesteś bardziej produktywna w nocy, a w rzeczywistości jesteś bardziej produktywna rano, wyrządzasz sobie tylko krzywdę. Zanim więc ruszysz naprzód, pamiętaj o przestrzeganiu zasady numer pięć – zrozum, kiedy jesteś najbardziej produktywna. Aby bardzie to zobrazować, mam dwie sugestie.

Spójrz na trzy ważne zadania, które musisz wykonać jutro. Zaplanuj wykonanie jednego z tych zadań rano, drugiego koło południa, a trzeciego wieczorem. Pracując nad każdym zadaniem, weź pod uwagę swój poziom energii, zdolność do skupienia się i jak czujesz się w trakcie wykonywania tej pracy. Pomoże Ci to określić, kiedy w ciągu dnia masz najwyższą wydajność.

Inną opcją, która pomoże Ci odkryć, kiedy w ciągu dnia jesteś najbardziej produktywna, jest śledzenie czasu. Oznacza to, że przez następne 24 godziny zapisuj wszystkie czynność, które robisz, wraz z czasem, w najdrobniejszych szczegółach. Rób to przez pełne 24 godziny (lub dłużej), a będziesz w stanie dostrzec w sobie wzorce tego, jak spędzasz swój czas. Im więcej zauważysz trendów, tym większe prawdopodobieństwo, że możesz zrobić jeszcze więcej w ciągu dnia.

Planowanie tygodniowe – pamiętaj o prawie Parkinsona

Jesteś już prawie gotowa, aby zaplanować swój tydzień. Ale jest jedna ważna rzecz, o której musisz wiedzieć, czyli prawo Parkinsona. Co to jest prawo Parkinsona? Mówiąc krótko, prawo Parkinsona stanowi, że termin, który wyznaczyłaś dla zadania, to dokładnie tyle, ile czasu zajmie Ci jego ukończenie. Na przykład, jeśli ustalisz termin ukończenia projektu w ciągu dwóch godzin, zajmie ci to dwie godziny. Jednak, gdybyś zamiast tego wyznaczyła termin na jedną godzinę, to zrobiłabyś to prawdopodobnie w ciągu godziny. Takie działa prawo Parkinsona. Sam nasuwa się wniosek, że ludzie nie są zbyt dobrzy w ustalaniu sobie, ile ma trwać dane zadanie.

Planuj, moja droga

Po uwzględnieniu zasad od pierwszego do szóstego ostatnim elementem układanki jest zaplanowanie Twojego tygodnia. Wyciągnij kartkę papieru, otwórz dokument Google lub przygotuj stronę w zeszycie. Weź pod uwagę wszystko, co przygotowałaś wcześniej. Rzeczy takie, jak cele, do których dążysz, wydarzenia w Twoim kalendarzu i obowiązki, które musisz wykonać. Ostatnią zasadą, którą należy się kierować podczas planowania tygodnia, jest właściwie zaplanowanie swojego tygodnia.

Planowanie czasu to jedna z najmądrzejszych rzeczy, jakie możesz zrobić – zwłaszcza, gdy jesteś zdeterminowana i masz dużo na głowie. Takie planowanie zapewnia Ci przejrzystość, aby zobaczyć, nad czym należy popracować, pewność, że wszystko da się zrobić i spokój związany ze świadomością, że właściwie przeznaczyłaś czas na to, co ważne.

Jaki masz stosunek do planowania tygodniowego? Jak wygląda Twój system planowania od poniedziałku do niedzieli? Opowiedz mi o tym w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja.