Metoda Ivy Lee i inne sposoby myślenia o produktywności

W poprzednim poście rozmawialiśmy o triku, który zaoszczędza nam sporo czasu, a mianowicie o mówieniu „nie”. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o samej produktywności. Popularny ostatnio temat i wiem, że pewnie niektórym zbiera się na wymioty, gdy o nim słyszą lub czytają po raz setny. Większość strategii produktywności koncentruje się na wydajności krótkoterminowej, czyli jak efektywnie zarządzać listą rzeczy do zrobienia, jak zrobić więcej każdego ranka, jak skrócić cotygodniowe spotkania i tak dalej. Wszystko to są rozsądne pomysły.

Co pozwala Ci zaoszczędzić czas?

            Często jednak nie zdajemy sobie sprawy, że istnieją pewne strategiczne wybory, które wpływają na nasz czas na większą skalę. Wybory te można sklasyfikować jako aktywa czasowe lub długi czasowe. Aktywa czasowe to działania lub wybory, których dokonujesz dzisiaj, które pozwolą Ci zaoszczędzić czas w przyszłości. Oprogramowanie jest klasycznym przykładem zasobu czasu. Możesz dziś napisać program, który będzie uruchamiał pewne procesy za Ciebie w kółko każdego dnia. Oznacza to, że płacisz z góry inwestycję czasu i otrzymujesz wypłatę każdego dnia.

Długi czasowe to działania lub wybory, których dokonujesz dzisiaj. Będą Cię one jednak kosztować dodatkowy czas w przyszłości. E-mail to dług czasowy, z którego większość ludzi korzysta każdego dnia. Jeśli wyślesz wiadomość e-mail teraz, zobowiązujesz się przeczytać odpowiedź lub odpowiedzieć dodatkową wiadomością później. Każdy wysłany e-mail tworzy niewielki dług, który musisz spłacić w późniejszym czasie.

            Nie oznacza to, że długi są złe. Być może lubisz pracować w komitecie szkolnym lub pracować jako wolontariusz w lokalnej organizacji. Jednak gdy podejmujesz te zobowiązania, tworzysz również dług czasowy, który będziesz musiał spłacić w pewnym momencie. Czasami długi, na które się zgadzamy, są warte poświęcenia, ale często nie.

Długi czasowe a metoda Ivy Lee

            Systemy są ważniejsze niż cele, a zasoby czasowe są doskonałym przykładem tego, dlaczego tak jest. Każdy utworzony zasób czasu to system, który pracuje dla Ciebie dzień po dniu. Jeśli Twój harmonogram jest wypełniony długami czasowymi, nie ma znaczenia, jak ciężko pracujesz. Twoje wybory będą nieustannie powodować brak produktywności. Jeśli jednak strategicznie budujesz zasoby czasowe dzień po dniu, mnożysz swój czas wykładniczo.

            Długi czasowe muszą być spłacone. Uważaj, jak je wybierasz. Pomocną w tej kwestii może się okazać metoda Ivy Lee. Na czym ona polega? Pod koniec każdego dnia pracy zapisz sześć najważniejszych rzeczy, które musisz zrobić jutro. Nie zapisuj więcej niż sześciu zadań. Ułóż te sześć elementów w kolejności według ich prawdziwego znaczenia.

Kiedy przyjedziesz do pracy następnego dnia, skoncentruj się tylko na pierwszym zadaniu. Pracuj do zakończenia pierwszego zadania, zanim przejdziesz do drugiego zadania. W ten sam sposób podejdź do reszty listy. Pod koniec dnia przenieś niedokończone elementy na nową listę sześciu zadań na następny dzień. Powtarzaj ten proces każdego dnia roboczego.

Dlaczego proste rzeczy działają najlepiej?

            Metoda Ivy Lee nadawania priorytetu liście rzeczy do zrobienia wydaje się głupio prosta. Jak coś tak prostego może przynosić dobre rezultaty? Co sprawia, że jest tak skuteczna? Główna krytyka metod takich jak ta dotyczy tego, że są one zbyt podstawowe. Nie wyjaśniają wszystkich zawiłości i niuansów życia. Co się stanie, jeśli pojawi się nagły wypadek? 

Z mojego doświadczenia wynika, że złożoność jest często słabością, ponieważ utrudnia powrót na właściwe tory. Tak, pojawią się sytuacje awaryjne i nieoczekiwane rozrywki. Ignoruj je tak bardzo, jak to możliwe, zajmuj się nimi, kiedy musisz, i wróć do listy priorytetowych zadań tak szybko, jak to możliwe. Używaj prostych reguł do kierowania złożonymi zachowaniami.

            Metoda ta zmusza Cię do podejmowania trudnych decyzji. Nie wierzę, że jest coś magicznego w liczbie sześciu ważnych zadań Lee dziennie. Równie dobrze może to być pięć zadań dziennie czy nawet trzy. Uważam jednak, że jest coś magicznego w narzucaniu sobie ograniczeń. Jestem zdania, że najlepszą rzeczą do zrobienia, gdy masz zbyt wiele pomysłów (lub gdy jesteś przytłoczona wszystkim, co musisz zrobić), jest przycięcie pomysłów i usunięcie wszystkiego, co nie jest absolutnie konieczne. Ograniczenia mogą uczynić cię lepszą.

Metoda Ivy Lee ułatwi Ci rozpoczęcie pracy

            Największą przeszkodą w ukończeniu większości zadań jest ich rozpoczęcie. Zejście z kanapy może być trudne, ale kiedy już zaczniesz biegać, dużo łatwiej jest ukończyć trening. Metoda Lee zmusza Cię do podjęcia decyzji o pierwszym zadaniu wieczorem przed pójściem do pracy.

Ta strategia okazała się dla mnie niezwykle przydatna: jako „twórca” tracę trzy lub cztery godziny na debatę o tym, o czym powinnam napisać danego dnia. Jeśli jednak zdecyduję o tym wieczorem, mogę natychmiast się obudzić i zacząć pisać. To proste, ale działa. Na początku rozpoczęcie pracy jest tak samo ważne, jak odniesienie sukcesu.

            Metoda ta wymaga od Ciebie jednego zadania. Współczesne społeczeństwo uwielbia wielozadaniowość. Mit wielozadaniowości mówi, że bycie zajętą jest synonimem bycia lepszą. Jest dokładnie odwrotnie. Mniejsza liczba priorytetów prowadzi do lepszej pracy.

Zbadaj światowej klasy ekspertów z niemal każdej dziedziny – sportowców, artystów, naukowców, nauczycieli, dyrektorów generalnych – a odkryjesz jedną cechę, która ich łączy: skupienie. Powód jest prosty. Nie możesz być świetna w jednym zadaniu, jeśli ciągle dzielisz swój czas na dziesięć różnych sposobów. Mistrzostwo wymaga skupienia i konsekwencji.

            Każdego dnia rób najpierw najważniejszą rzecz. To jedyna sztuczka zwiększająca produktywność, jakiej potrzebujesz. Co sądzisz o metodzie Ivy Lee? Jak możesz ją zastosować do własnego życia? Opowiedz mi o tym w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja.