Jak stworzyć efektywny plan produktywności?

W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, jak wykorzystać pierwszą zasadę dynamiki Newtona, aby przestać być leniwą. Nowy rok zbliża się coraz szybciej. Dlatego dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, jak stworzyć efektywny plan produktywności na kolejny rok.

            Nie znoszę uczucia przytłoczenia, które odczuwam, kiedy mam za dużo do zrobienia. Dobra wiadomość jest jednak taka, że istnieje sposób na radzenie sobie z tym stresem. Potrzebujesz tylko planu produktywności. Co to jest plan produktywności? Mówiąc najprościej, to plan na Twój czas. Mapa, której możesz użyć do poruszania się po zgiełku swoich dni.

            Spójrzmy prawdzie w oczy, jesteś zmotywowana. A ponieważ jesteś zdeterminowana, jakie są szanse, że przestaniesz tak bardzo się starać? Zerowe, prawda? Więc jeśli nie możesz powstrzymać się od bycia tak zapracowaną, możesz złagodzić część tego stresu, aby móc codziennie robić postępy do przodu. W tym miejscu pojawia się plan produktywności.

Mój prowizoryczny plan produktywności

            Dorastając miałam wiele zajęć – nauka języka, sporty, czytanie moich ukochanych książek i spotkania z przyjaciółmi. Z powodu mojego napiętego harmonogramu nie zostawało mi to zbyt wiele czasu, aby zrobić moje zadania domowe. Między wczesnym wstawaniem na lekcje a zajęciami po szkole zostawało mi niewiele czasu. Więc co robiłam?

Cóż, nie pamiętam dokładnie, kiedy i jak to się zaczęło, ale mam wyraźne wspomnienie siedzenia przy moim zagraconym biurku i używania małych karteczek, aby zapisywać mój harmonogram na każdy dzień. W poniedziałek chciałabym obudzić się o 6.30, ubrać się i zjeść śniadanie do 7.30, iść do szkoły od 8.00-15.00, zajęcia dodatkowe od 16.00 do 17.00, zjeść obiad o 17.00, nauka języka od 18.00-19.00 i zacząć odrabiać pracę domową od 19.00.

            To nie jest dokładna replika mojego harmonogramu, który stworzyłam dla siebie, ponieważ nie pamiętam dokładnie, jak wyglądały moje obowiązki przez te wszystkie lata. Siadałam i rozpisywałam mój plan na każdy dzień tygodnia, od poniedziałku do niedzieli. Nie wiedziałam, że siedząc tam, tworzę pierwsze wersje mojego planu produktywności.

Dlaczego potrzebowałam planu produktywności?

            Co skłoniło mnie do stworzenia dla siebie tych wczesnych planów produktywności? Chodziło o to, że nie chciałem z niczego rezygnować. Wiedziałam, że mój talerz jest pełny, wiedziałam, że dużo się dzieje, ale chciałam całe ciasto, nie tylko kawałek. I jestem pewna, że czujesz dokładnie to samo. Chcesz coraz więcej i więcej. I na pewno nie chcesz z niczego rezygnować w pogoni za tym lepszym życiem, którego szukasz. Więc co robisz? Cóż, bierzesz przykład z mojego młodszego ja i tworzysz plan na swój czas, który na to pozwala.

            Z roku na rok moja metoda tworzenia planów produktywności rosła, zmieniała się, ewoluowała i dostosowała się do tego, czym jest dzisiaj. Tym właśnie teraz się z Tobą podzielę. Na początek omówmy, czym jest plan produktywności. Plan produktywności to plan, który tworzysz na swój czas. Jest to połączenie tego, co musisz zrobić, rozpoznania, kiedy musisz to zrobić, a następnie tworzenia harmonogramu, który organizuje dzień w łatwą do zarządzania strukturę.

            To może wydawać się łatwe, ale jest tego sporo. Wymaga to przemyśleń i dużej dawki rozwagi. Musisz zrozumieć swój ogólny obraz, dokąd się wybierasz i dlaczego chcesz tam dojść w pierwszej kolejności.  Nie mówię tego, żeby Cię przestraszyć lub przytłoczyć. Wspominam o tym tylko po to, abyś wiedziała, co jest potrzebne do stworzenia skutecznego planu produktywności, który pomoże Ci lepiej wykorzystać swój czas.

Zalety planowania czasu

            Posiadanie planu produktywności jest niezbędne. Czemu? Ze względu na to, na co pozwala – lepiej zoptymalizować swój czas i wykonać więcej zadań na wysokim poziomie, pozwala Ci skupić się na ważnych rzeczach i zlekceważyć nieważne, pozwala nadać priorytet zadaniom, tak aby każda rzecz, nad którą pracujesz, pomogła Ci w osiąganiu celów.

            Planowanie czasu jest niezwykle pomocne, ale jest dużo sposobów na produktywność. Postrzegaj więc swój plan produktywności jako tylko jedno z kilku narzędzi w swoim arsenale. Postrzegaj to jako swój plan działania, który ma na celu poprawę produktywności w pracy, poprawę zdrowia, a nawet poprawę obszarów, w których chcesz zrobić postęp.

            Teraz, gdy już wiesz, czym jest plan produktywności i dlaczego jest tak ważny, przyszedł czas, aby nauczyć się tworzyć własny plan. Wykonując poniższe kroki, pamiętaj, że możesz utworzyć plan dla wiele różnych scenariuszy. Możesz utworzyć plan z myślą o swojej pracy, aby zwiększyć produktywność w miejscu pracy. Lub możesz stworzyć plan na dzisiejsze popołudnie, aby mieć pewność, że zrobisz to, co masz w planach.

Jak stworzyć plan produktywności?

            Pierwszym krokiem do stworzenia planu produktywności jest wyszczególnienie wszystkich zadań, które musisz wykonać w określonym czasie. Na przykład, jeśli tworzysz plan na godzinę wolnego czasu, którą masz pomiędzy powrotem z pracy a pójściem na siłownię, zapisz każde zadanie, które chcesz wykonać w ciągu tej godziny.

            Następnym krokiem jest uporządkowanie listy według ważności. Przywiązuj najwyższą wagę zadaniom u góry, a zadania o najmniejszym znaczeniu przenieś na dół. Kiedy mówię o ważnych zadaniach, mam na myśli te, które pomogą ci osiągnąć postęp w Twoich celach. Nie chodzi tu o zadania, które są nieistotne lub łatwe do wykonania. Ważne zadania to takie, które pomogą Ci osiągnąć Twoje cele. Więc miej to na uwadze podczas wykonywania tego kroku.

            Po wykonaniu powyższego następnym krokiem jest zanotowanie swojego czasu. Aby to zrobić, musisz zanotować, ile masz w sumie czasu oraz ile czasu wymaga każde zadanie  Jeśli więc masz godzinę na wykonanie zadań, Twój całkowity dostępny czas to jedna godzina. Potem patrząc na swoją listę, musisz zanotować, jak długo powinno trwać każde zadanie.

            Następną częścią tworzenia planu produktywności jest sfinalizowanie listy. Spójrz na łączna ilość dostępnego czasu. Następnie zsumuj całkowity czas, którego potrzebujesz, aby wykonać wszystkie swoje zadania. Na przykład, jeśli potrzebujesz dwóch godzin na wykonanie wszystkich zadań, ale masz tylko dostępną godzinę, to jest problem.

Ile masz czasu w swoim planie?

W takim przypadku należy usunąć zadania o niższym znaczeniu, aby mieć pewność, że możesz resztę zrobić w ciągu tej godziny. Jeśli okaże się, że masz 45 minut zadań, a do dyspozycji masz godzinę, to świetnie. Ostatnia faza to teraz wykonanie pracy. Masz sfinalizowany plan, jesteś gotowa i teraz czas na działanie.

            Wiesz już, czym jest plan produktywności, dlaczego jest tak ważny i jak go stworzyć. Następnym punktem programu jest ustalenie, kiedy usiąść i stworzyć swój plan produktywności. Prawda jest taka, że kiedy tylko chcesz. Zawsze, gdy chcesz wykonać prawdziwą, znaczącą pracę, powinnaś stworzyć swój plan, aby mądrze spędzić czas.

Polecam tworzenie planu na koniec każdego dnia. Oznacza to, że jeśli dzisiaj jest poniedziałek, na koniec dnia utworzysz swój plan na wtorek. Dlaczego? Dzięki temu, gdy się obudzisz, będziesz mogła od razu zabrać się do pracy bez konieczności tracenia czasu na wymyślanie planu. Będziesz przygotowana i gotowa do pracy.

            Nie potrzebujesz wyszukanego narzędzia do planowania produktywności. Możesz po prostu użyć notatnika w telefonie lub dokument Google czy zwykłej kartki papieru z długopisem. Skoro już dotarłaś do końca tego postu nie pozwól, aby ta nowo odkryta wiedza poszła na marne. Pamiętaj, nie bez powodu czytałaś ten post. Do dzieła, moja droga.

            Jak wyglądają Twoje plany produktywności? Tworzysz je każdego dnia czy może tygodnia? Opowiedz mi o tym w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja.