Dziesięć elementów, które pomogą Ci poprawić wydajność

W poprzednim poście rozmawialiśmy o sześciu krokach do lepszego zarządzania czasem. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, co możesz zrobić, aby poprawić swoją wydajność. Jesteś zajęta. Dużo się dzieje i chcesz poprawić swoje umiejętności zarządzania czasem, abyś mogła zrobić jeszcze więcej. Lubię ludzi, takich jak Ty. Ludzi, którzy chcą robić więcej w swoim życiu. Ludzi, którzy nie chcą po prostu istnieć, ale chcą się rozwijać. Chrzanić przeciętność, prawda? Jesteś tutaj, aby zrobić coś niesamowitego i potrzebujesz tylko kilku narzędzi, aby poprawić swoją wydajność.

Fajnie jest pracować nad nowymi umiejętnościami – zwłaszcza, gdy mogą one bezpośrednio wpłynąć na Twoje życie w pozytywny sposób. I tak powinnaś widzieć swoje umiejętności zarządzania czasem. W końcu im lepiej możesz zarządzać swoim czasem, tym więcej wykonasz każdego dnia i tym większy postęp osiągniesz.

Zmień swój sposób myślenia

Jedną z najlepszych umiejętności zarządzania czasem, jakie możesz zastosować, aby poprawić swoją wydajność, jest umiejętność zmiany sposobu myślenia. Miej otwarty umysł, staraj się zrozumieć nowe perspektywy i bądź chętna do zadawania pytań. Często zadawaj sobie pytanie „dlaczego”. Na przykład, dlaczego najpierw robię X rano? Dlaczego jestem odpowiedzialna za X zadań? Dlaczego jest tylko tyle X lub aż tyle X?

Te pytania mają pomóc Ci zrozumieć szerszy obraz. Czasami stwierdzasz, że praca, którą wykonujesz, nie jest zgodna z Twoimi celami, więc od czasu do czasu zadaj sobie pytanie „dlaczego”. Możesz przy pomocy tego pytania odkryć nowe sposoby robienia rzeczy albo jeszcze lepiej, że wcale nie musisz robić niektórych rzeczy, które robisz teraz.

Korzystaj z kalendarza

Kalendarz jest przez wiele osób postrzegany jako jedna z najlepszych strategii zarządzania czasem (sama się z tym zgadzam). Czemu? Ze względu na to, jak pomocne jest to narzędzie w organizowaniu mojego życia. Niezależnie od tego, czy planujesz na dziś, na tydzień, czy na rok od teraz, korzystanie z kalendarza jest bardzo ważne. Większość smartfonów ma wbudowany kalendarz. Osobiście używam kalendarza Google. Możesz użyć bezpłatnej aplikacji lub papierowego kalendarza, notatnika lub arkusza kalkulacyjnego. Nie ma to znaczenia, o ile masz jakiś system planowania, który w naturalny sposób poprawia Twoją wydajność.

Skończ z wielozadaniowością

Jasne i proste – wielozadaniowość nie działa. Kiedyś uważałam się za królową wielozadaniowości… dopóki nie zdałam sobie sprawy, że tak naprawdę nie jest to dla mnie dobre. Jeśli więc zastanawiasz się, jak efektywnie zarządzać czasem, pamiętaj o tym. Gdy Twój poziom skupienia jest niski (np. wielozadaniowość), nie będziesz w stanie osiągnąć tego, na czym Ci zależy, a Twoja wydajność będzie znikoma.

Zamiast tego utwórz listę rzeczy, które musisz zrobić. Wybierz najważniejszy element i zacznij pracować nad nim z jasnością umysłu i pełnym skupieniem. Zamknij media społecznościowe, przełącz telefon w tryb samolotowy i zrób to! Dzięki jednozadaniowości zamiast wielozadaniowości zrobisz ogromne postępy, wierz mi.

Bądź elastyczna

Co? Bądź elastyczna? Czy nie powiedziałaś mi właśnie, żebym zaplanowała swoje życie za pomocą kalendarza? Tak, ale zarządzanie czasem to nie tylko korzystanie z kalendarza. Pewne rzeczy dzieją się w życiu nieoczekiwanie. Tu pojawiają się problemy, tam zmieniają się terminy, pojawiają się awarie oprogramowania. Życie od czasu do czasu pokrzyżuje Twoje plany. A kiedy tak się stanie, musisz być elastyczna. W takich chwilach wykorzystaj swój czas najlepiej jak potrafisz, ale nie bądź zbyt surowa dla siebie, jeśli inne rzeczy mają pierwszeństwo.

Bądź elastyczna w swoim harmonogramie i otwarta na fakt, że wszystko może się zmienić i będziesz musiała się do tego dostosować. Nie wykorzystuj jednak tych wydarzeń jako wymówki, aby przestać dążyć do swoich celów. Zamiast tego, gdy nieoczekiwana sytuacja zostanie rozwiązana, wróć do wykonywanego zadania z pełną determinacją.

Pamiętaj, kiedy powiedzieć „nie” i „tak”

Możesz odczuwać chęć powiedzenia „tak” każdej rzeczy, która stanie Ci na drodze. To jest dość powszechne uczucie, które wiele osób podziela. Ja to rozumiem. Nie chcesz przegapić okazji. Więc, jeśli mówisz „tak” na wszystko, nigdy niczego nie przegapisz. To jednak nieprawda. Pamiętaj, że jedną z najlepszych umiejętności zarządzania czasem, które powinnaś rozwinąć, jest umiejętność rozpoznawania, kiedy powiedzieć „tak”, a kiedy „nie”. Bo jeśli powiesz „tak” jednemu to oznacza, że ​​jednocześnie odmawiasz potencjalnie setkom innych możliwości.

Na przykład, jeśli w weekend uczestniczysz w konferencji, która Cię nie interesuje, tyle samo czasu mogłaś spędzić pracując nad swoim pobocznym projektem, ćwicząc, czytając interesującą książkę, spędzając czas z bliskimi albo aktualizując swoje CV, aby zdobyć lepszą pracę. Ale zamiast robić którąkolwiek z tych rzeczy, siedzisz w słabo oświetlonej sali konferencyjnej i słuchasz, jak ktoś mówi o czymś, czego nigdy nie zamierzasz użyć.

Zoptymalizuj swoje spotkania

Spotkania marnują czas. W najlepszym przypadku pomagają w realizacji projektu. W najgorszym przypadku zmarnują godzinę Twojego produktywnego dnia. Podobnie jak w przypadku rozpoznawania, kiedy powiedzieć „tak”, a kiedy „nie”, poświęć trochę czasu, aby zrozumieć, które spotkania będą dla Ciebie wartościowe przed wyrażeniem na nie zgody. Jeśli zostaną uznana za mało wartościowe, grzecznie odmów. Jeśli stwierdzisz, że jest to ważne spotkanie, upewnij się, że są tam tylko niezbędni ludzie, będzie krótkie i zwięzłe, istnieje zarys tematów, które zostaną omówione, jest zaplanowane na krótki okres i kończy się o konkretnej godzinie.

Nie bój się odebrać telefonu

Oto jedna z najlepszych (i najprostszych) umiejętności zarządzania czasem, którą możesz rozwinąć – wybierz telefon. Wysyłanie e-maili tam i z powrotem to strata czasu. Komunikacja traci na płynności, dostarczanie wiadomości może się opóźniać, a odpowiedź może potrwać kilka dni. Jeśli chcesz szybko załatwić sprawę, spróbuj podnieść słuchawkę i zadzwonić do drugiej osoby. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnej straty czasu i nieporozumień, a także znacznie podniesie Twoją wydajność.

Ustal priorytety

Przy stale rozszerzającej się liście zadań do wykonania konieczne jest nadanie priorytetu temu, co ważne. Przejrzyj więc swoją listę i określ, które pozycje są ważne, nieważne, pilne i niepilne (często określane jako matryca Eisenhowera). Wykorzystaj swoje cele jako punkt odniesienia, aby określić, nad którymi kwestiami należy pracować w pierwszej kolejności. Pilne i ważne pozycje umieść na górze listy. Usuń lub umieść niżej niepilne, mało ważne pozycje zostaw na samym dole.

Zdobądź motywację

Niezależnie od tego, czy chodzi o pracę, rutynę czy ogólny stan zdrowia, radzenie sobie z wypaleniem nie jest przyjemne, więc bądź proaktywna. Eksperymentuj z różnymi sposobami utrzymywania świeżości i motywacji. Stwórz sobie nowe, pozytywne nawyki, wypróbuj nowe techniki, idź naprzód. Traktuj dobrze swój umysł i ciało, abyś mogła utrzymać poziom energii w dłuższej perspektywie czasowej.

Naucz się koncentrować

Aby zamknąć listę umiejętności zarządzania czasem, jest jedna umiejętność, z której wiele skorzystasz, czyli skupienie. Ponieważ im lepiej potrafisz się skupić, tym łatwiej będzie Ci wykonać ważne zadanie. To naprawdę niezbędna umiejętność w zarządzaniu czasem. Zanim zabierzesz się do pracy upewnij się, że Twój telefon działa w trybie samolotowym, aby Cię nie rozpraszać, w tle jest muzyka, która pomaga Ci się skupić, a Twoje otoczenie zachowuje się możliwie najciszej.

Budowanie repertuaru umiejętności zarządzania wymaga czasu. Nie będzie to natychmiastowe i nie stanie się z dnia na dzień. Jeśli zrobisz małe kroki naprzód każdego dnia Twoja zdolność do skutecznego działania będzie rosnąć i rosnąć. Jak radzisz sobie ze swoją wydajnością? Masz na nią jakieś sprawdzone sposoby? Opowiedz mi o tym w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja.