Dokumenty Google w służbie mojej produktywności

W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, jak się zmotywować, gdy nam się nie chce. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, jak dokumenty Google mogę pomóc naszej produktywności. Kiedy jesteś zajęta i dużo się dzieje, naprawdę łatwo jest odłożyć sprawy na bok. Obowiązki prześlizgują się przez szczeliny, zawodzisz siebie lub innych. To jest do bani, ale nie musi tak być. Tu właśnie pojawia się organizacja życia. Organizacja życia brzmi jak zabawne, modne hasło… dlatego, że tak jest. Odkładając na bok modne sformułowanie, organizacja życia to naprawdę pomocny sposób na zachowanie odpowiedzialności, gdy życie jest zajęte.

Czym zatem jest organizacja życia? Organizacja życia panuje w różnych aspektach Twojego życia. To podsumowanie wszystkiego, co się dzieje, abyś mogła świadomie podejmować decyzje dotyczące tego, jak spędzić czas każdego dnia. Jeśli chodzi o organizację mojego życia, skupiam się wyłącznie na dokumentach Google. Jeszcze na studiach stworzyłam aplikację pomagająca innym studentom łączyć się z klubami, organizacjami i lokalnymi firmami współpracującymi z uczelnią. To był odważny pomysł. Uwaga – było to w okresie, gdy aplikacje po raz pierwszy zyskiwały na popularności i wydawało się, że każdy może w każdej chwili zdobyć złoto.

Jak przejechałam się na własnym sceptycyzmie?

Byłam podekscytowana. Ale nie wiedziałam, jak kodować. Byłem studentką psychologii. Zatrudniłam więc niezależny zespół, który pomógł mi to zbudować. Zabrali się do pracy i szybko zaczęli wysyłać mi wersje do przetestowania. Ponieważ była to moja pierwsza prawdziwa przygoda w świecie technologii, nie byłam na to gotowa jak się okazało. Miałam wrażenie, że co kilka godzin wysyłali mi nową wersję do przetestowania.

Te wersje nie były aplikacjami wysokiej jakości, w które grasz na swoim telefonie. Wersje te były pełne błędów, drobne usterki w oprogramowaniu, które powodują awarię lub rozpad całej aplikacji. Jednak nie przeszkadzało mi to. Prawdę mówiąc, pierwsza wersja, którą dostałam, była ekscytująca. Ale to podekscytowanie szybko przerodziło się w wyczerpanie, gdy całą noc spędzałam na rejestrowaniu błędów w arkuszu kalkulacyjnym Excela od zera, wysyłaniu ich e-mailem do zespołu programistów i oczekiwaniu na nową wersję z większą liczbą błędów do zarejestrowania.

Któregoś dnia szef zespołu programistów zasugerował, żebym zamiast Excela spróbowała użyć narzędzia o nazwie arkusze Google. Wyjaśnił, że jest to narzędzie do współpracy, podobne do Excela, ale lepsze, ponieważ oboje mogliśmy wprowadzać zmiany w czasie rzeczywistym, dzięki czemu nie musiałam tworzyć nowych arkuszy kalkulacyjnych w Excelu. Testowanie błędów zajęło mi prawdopodobnie trzy lub cztery miesiące i szczerze mówiąc, nie miałam nastroju, aby spędzać dodatkowy czas na zabawie z nowym oprogramowaniem.

Zignorowałam go więc i dalej korzystałam z Excela. Bardzo mnie boli to wspomnienie. Przesuń się w przód o kilka miesięcy. Aplikacja zostaje uruchomiona i zaczyna się prawdziwa zabawa. Zachowałam się głupio. W trakcie studiów koledzy z klasy ciągle prosili mnie o współtworzenie projektów za pośrednictwem dokumentów i arkuszy Google. No wiesz, do projektów grupowych i innych tego typu zadań. Zawsze jednak byłam sceptyczna.

Nowe technologie wcale nie muszą być złe

Jeśli chodzi o nowe technologie, jestem dość niechętna. Nie lubię przyzwyczajać się do czegoś, co po roku może przestać działać. Jestem sceptyczna. Ale minęło wystarczająco dużo czasu, aż w końcu poczułam, że jestem gotowa dać temu szansę. Utworzyłam więc swoje pierwsze konto Gmail, otworzyłam dysk Google i zaczęłam uzyskiwać dostęp do dokumentów i arkuszy Google.

I zdałem sobie sprawę… że zachowałam się głupio. Powinnam była wskoczyć na modę Google wiele lat wcześniej. Ponieważ w szczególności te dwa narzędzia – arkusze Google i dokumenty Google – wykorzystują świetną funkcjonalność programów Word i Excel, ale dodają jeszcze łatwiejszą warstwę dostępności, udostępniając je online i umożliwiając innym współpracę w czasie rzeczywistym. Za darmo.

W tym momencie prawdopodobnie myślisz – ta kobieta musi być sponsorowany przez Google, prawda? Ile jej płacą za spisywanie tego wszystkiego? Chciałabym. Zadzwoń do mnie, Google. Jestem otwarta na rozmowę. Ale tak na serio, jestem po prostu wielką fanką produktów Google (w tej chwili) i codziennie korzystam z nich w procesie organizacji mojego życia.

Dlaczego nowe technologie ułatwiają życie?

Początkowo korzystałam z usług Google tylko do celów szkolnych, ale z biegiem czasu korzystanie z nich zaczęło rozprzestrzeniać się także na inne obszary mojego życia. Tak naprawdę, patrząc dzisiaj, moje życie (i organizacja życia, jeśli już o tym mowa) kręci się głównie wokół dokumentów Google i kilku arkuszy Google. Dzięki niemu porządkuję różne aspekty swojego życia i upewniam się, że zawsze jestem w 100% skoncentrowana na celu. To moja tajna broń.

Zanim opiszę, jak korzystam z usług Google w moim życiu, pozwól, że najpierw wyjaśnię Ci je bliżej, na wypadek gdybyś nie był zaznajomiona jak ja kiedyś. Ze wszystkich narzędzi pakietu Google najczęściej korzystam z dwóch, czyli dokumentów Google i arkuszy Google. Obydwa są bezpłatne. Dokumenty Google to w zasadzie kawałek czystego cyfrowego papieru. Podobnie jak dokument programu Word.

Duża różnica polega jednak na tym, że zamiast znajdować się na komputerze jak dokument programu Word, dokumenty Google działają w Internecie. Oznacza to, że możesz uzyskać do niego dostęp z dowolnego miejsca, w którym masz połączenie z Internetem. Podobnie jak dokumenty Google, arkusze Google również działają w Internecie. Arkusze są bardzo podobne do Excela, ponieważ są arkuszem kalkulacyjnym. Ale znowu, duża różnica polega na tym, że możesz uzyskać do niego dostęp z dowolnego miejsca, w którym masz połączenie z Internetem. Aha, i obaj też współpracują.

Oznacza to, że jeśli udostępnię Ci link do dokumentu Google lub arkusza Google, będziesz mogła nad nim pracować i edytować go dokładnie w tym samym czasie, w którym ja nad nim pracuję. Prawie jakbyśmy siedzieli w tym samym pokoju i wspólnie pracowali nad projektem. Dzięki temu współpraca staje się szalenie łatwa, chociaż po studiach nie korzystam już tak często z tej funkcji. Te dwa bezpłatne produkty oraz cała masa innych produktów znajdują się w centrum zwanym dyskiem Google, do którego uzyskujesz dostęp po zarejestrowaniu bezpłatnego konta Gmail. Za darmo – kocham to.

Do czego używam dokumentów Google?

Być może zastanawiasz się, jak być lepiej zorganizowaną w pracy, w domu lub po prostu ogólnie. Powiem Ci, że nie ma magicznego, uniwersalnego systemu, który zadziałałby we wszystkich przypadkach. ALE, jeśli jeszcze nie próbowałaś używać dokumentów Google w swojej organizacji, warto poeksperymentować. Dokumentów Google używam do wielu rzeczy. Tak naprawdę ze wszystkich produktów Google najczęściej korzystam z dokumentów. Pracuję także z arkuszami, o czym napiszę poniżej. Ponadto korzystam z bullet journalu w połączeniu z dokumentami i arkuszami, aby zachować porządek.

Na marginesie, bullet journale są świetne, jeśli zastanawiasz się, jak uporządkować swoje życie za pomocą notatnika. Mając to wszystko na uwadze, zdecydowanie częściej korzystam z dokumentów Google niż z jakiegokolwiek innego narzędzia. Czy mój system jest idealny? Żaden system nie jest. Jednak w tej chwili ten system jest tym, co dla mnie się sprawdza. Pomaga mi zachować porządek w życiu i koncentrację. Jeśli w przyszłości odkryję nowe narzędzie lub lepszy sposób działania, na pewno wrócę i zaktualizuję ten post, aby odzwierciedlić ustalenia. To powiedziawszy, oto jak obecnie wykorzystuję dokumenty Google w mojej organizacji życiowej.

Organizacja życia – dokumenty Google

Organizacja życia – dom. Aktualnie jestem na etapie kupowania działki z zamiarem zbudowania domu według indywidualnego projektu. To powiedziawszy, jest wiele do zaplanowania i przygotowania. Mam więc dokument Google do wszystkiego – co muszę zrobić przed, potem i wszystko pomiędzy.

Organizacja życia – życie. Chodzi tu o zwyczajne życie każdego dnia – zakupy żywieniowe, środki czystości, zaopatrzenie w karmę dla zwierząt i wiele więcej. Mam więc kolejny dokument Google zawierający wszystkie rzeczy, na które czekam, w których potrzebuję pomocy i którymi mogę się zająć samodzielnie.

Organizacja życia – nawyki. Mam osobny dokument Google, którego używam do śledzenia nawyków, nad którymi pracuję. Na razie staram się więcej spać i wcześniej wstawać rano. Przy okazji, jeśli szukasz dobrej książki o nawykach, zajrzyj do „ Siła nawyku” Charlesa Duhigga.

Organizacja życia – praca. Oprócz pracy nad cataleja.pl (strona, na której właśnie jesteś) mam także pracę na pełen etat, która wymaga mojej pełnej uwagi. Z tego powodu mam dokument Google, w którym wszystko działa.

Organizacja życia – cataleja.pl. Podobnie jak mam służbowy dokument Google, mam też dokument przeznaczony dla tego bloga, który pomaga mi śledzić różne plany i zadania do wykonania. Gdy dzielisz się swoja wiedzą zawsze jest dużo do zrobienia, a posiadanie własnego dokumentu Google jest koniecznością.

Organizacja życia – harmonogram. Mając na uwadze wszystkie te dokumenty, przygotowałam kolejny dokument Google, w którym zbieram wszystko, co działo się w tym tygodniu. Jest to połączenie różnych dokumentów wymienionych powyżej, mojego bullet journalu, arkuszy Google, kalendarza i kilku innych dokumentów, których tutaj nie uwzględniłam. To zwieńczenie mojego życia na tydzień rozbite na jeden dzienny harmonogram. Jest to uosobienie organizacji życia.

Do czego używam arkuszy Google?

Podobnie jak dokumenty Google, arkuszy Google używam w kilku obszarach. Zwykle używam arkuszy Google do rzeczy, które wymagają liczb lub śledzenia danych. Obszary, których śledzenie w dokumencie byłoby nieco bardziej kłopotliwe niż w arkuszu kalkulacyjnym.

Organizacja życia – finanse. Używam aplikacji do śledzenia moich dochodów i wydatków, ale używam arkusza Google do zarządzania rachunkami, kontami i planami finansowymi. Uwielbiam arkusze kalkulacyjne i porządek w finansach. To nerdowate, ale uwielbiam to.

Organizacja życia – zdrowie. Jak wspomniałam wcześniej, jednym z nawyków, nad którym pracuję, jest wysypianie się. Mam więc arkusz zdrowia, który rejestruje takie rzeczy, jak mój sen, dzienne spożycie kalorii, okresy postu i inne elementy związane ze zdrowiem.

Jak korzystać z Google w organizacji własnego życia?

Nie ma znaczenia, czy szukasz sposobu na lepszą organizację w domu, w życiu towarzyskim czy w swoich finansach. Moja odpowiedź byłaby taka sama – wypróbuj dokumenty i arkusze Google. Warto z tym poeksperymentować, bo mi to niesamowicie pomogło. To powiedziawszy, to tylko narzędzia. Dokument Google to po prostu odpowiednik czystej kartki papieru. Dopiero gdy wiesz, co zapisać, może z tego wyniknąć jakakolwiek wartość.

Wykorzystaj więc elementy, które wymieniłam powyżej, jako inspirację. Spróbuj zaplanować swój dzień w dokumentach. Spróbuj śledzić swoje wydatki w arkuszu. Zastanów się, jak to robisz teraz i zastanów się, jak możesz usprawnić pracę, aby była jeszcze płynniejsza. Aby było jeszcze lepiej zorganizowane i wyjaśnione. Jeśli chodzi o szczegółowe przewodniki po dokumentach i arkuszach Google, to w tej chwili nie stworzyłam jeszcze niczego takiego. Jednak nie jestem temu przeciwna.

Jeśli więc chcesz, żebym stworzyła szczegółowy przewodnik krok po kroku dotyczący korzystania z dokumentów i arkuszy Google, daj mi znać. Zostaw komentarz poniżej lub napisz do mnie e-mail. Jeśli wyda mi się, że jest to jedna z tych rzeczy, którymi interesuje się wystarczająca liczba osób, chętnie stworzę taki przewodnik.

Podsumowanie

Chciałaś znaleźć sposób na zorganizowanie swojego życia. Sposób na panowanie nad chaosem, abyś mogła skupić się na tym, co ważne. Dokumenty i arkusze Google to odpowiedź. Nie będziesz już musiała panikować z powodu tego, jak się zorganizować lub jak być zorganizowaną osobą. Zapisz wszystko, uporządkuj, a następnie zabierz się do pracy ze zwiększonym zapałem i skupieniem. Żaden system nie jest doskonały, ale odkryłam, że konsekwentne, znaczące ulepszenia na przestrzeni czasu robią ogromną różnicę. Więc śmiało przejmij inicjatywę. Zacznij korzystać z dokumentów i arkuszy online, aby uporządkować swoje życie. Jak zawsze jestem tutaj, aby pomóc Ci maksymalnie wykorzystać Twój czas. Podziel się swoimi przemyśleniami na ten temat w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja