Prawo Parkinsona – sekret zarządzania czasem

W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, jak planowanie tygodnia wpływa na produktywność. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, czym jest prawo Parkinsona i jak może nam ono pomóc w codziennym życiu. Prawo Parkinsona jest wszędzie wokół Ciebie. Zawsze, gdy planujesz swój dzień, pracujesz nad zadaniem lub robisz cokolwiek ze swoim czasem, działa prawo Parkinsona. Czym jest więc prawo Parkinsona? Dlaczego jest takie ważne? I jak możesz wykorzystać to na swoją korzyść? W tym wpisie omówimy te i niektóre pytania. Ponieważ jeśli chodzi o wykorzystanie czasu, nie należy majstrować przy prawie Parkinsona. Tak naprawdę lepiej będzie, jeśli się z nim zaprzyjaźnisz, bo to wpłynie na twoje dni lub zepsuje je.

Kilka słów celem wprowadzenia…

Zanim przejdziemy do szczegółów prawa Parkinsona, ważne jest, aby cofnąć się o krok i spojrzeć na sprawę z szerszej perspektywy. W tym przypadku najważniejszym obrazem jest Twój czas. Wierzę, że wykorzystując w pełni swoje 24 godziny na dobę, możesz być właścicielką swojego czasu i stworzyć swoje idealne życie. Twoje idealne życie to może być tak naprawdę cokolwiek. Może to być żeglowanie po włoskim wybrzeżu, założenie restauracji lub codzienne budzenie się i budowanie niestandardowego motocykla.

Twoje idealne życie to takie, w którym możesz wybrać, jak spędzić czas. Gdzie jesteś właścicielką swoich 24 godzin i możesz je spędzić tak, jak uważasz. Ale to w dłuższej perspektywie. Na co dzień sposób, w jaki zdecydujesz się spędzić czas, będzie miał bezpośredni wpływ na Twoją zdolność do osiągnięcia idealnego życia w przyszłości. Jeśli mądrze gospodarujesz pieniędzmi, możesz robić postępy lepiej i szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Jeśli je zmarnujesz, będziesz kręcić się w kółko, sfrustrowana i zdezorientowana, dlaczego utknęłaś w miejscu. Jak zatem efektywnie wykorzystać swój czas? Poprzez wyznaczanie celów i produktywność, a w szczególności przez zarządzanie czasem. Jeśli chodzi o zarządzanie czasem, mało znanym, ale potężnym sekretem, o którym należy pamiętać, jest prawo Parkinsona.

Wprowadzenie do teorii

Po raz pierwszy zetknęłam się z prawem Parkinsona kilka lat temu, czytając „ 4-godzinny tydzień pracy”. Wkrótce po tym, jak się o tym dowiedziałam, moje oczy otworzyły się na nową uniwersalną prawdę. Bez żartów. Nagle poczułam, że widzę prawo w działaniu wokół mnie i wokół wszystkich, z którymi mam kontakt. To było odkrycie w mojej strategii zarządzania czasem. Ponieważ było to dla mnie bardzo pomocne, staram się dzielić prawem z każdym, kto chce go słuchać. Więc trafiłaś we właściwe miejsce.

Co to jest prawo Parkinsona? W tym momencie prawdopodobnie jesteś zirytowana tym, że jeszcze nie podałam Ci żadnych konkretów. Rozumiem, ale to było konieczne. Skończmy już z tym i przejdźmy do powodu, dla którego tu jesteś. Czym jest zatem prawo Parkinsona? Według Wikipedii prawo Parkinsona to stwierdzenie, które głosi, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej wykonanie. Zostało po raz pierwszy wprowadzone w latach pięćdziesiątych XX wieku przez Cyrila Northcote Parkinsona i było używany do opisu efektywności ekonomicznej i rządowej. Definicja jest dość sucha, ale lekcja, jaka się za nią kryje, jest monumentalna.

Inaczej mówiąc, prawo Parkinsona stanowi, że ilość czasu, jaką dajesz sobie na wykonanie zadania, to ilość czasu potrzebna na jego wykonanie. Na przykład, jeśli masz 3 tygodnie na napisanie eseju, napisanie tego eseju zajmie Ci pełne 3 tygodnie. Jeśli masz harmonogram ukończenia projektu w ciągu tygodnia, uda Ci się go ukończyć do końca tygodnia. Możesz zobaczyć przykłady tego prawa, które wpływają na Twoje życie wszędzie wokół Ciebie – w zadaniach, które otrzymujesz w pracy, projektach, które musisz wykonać w szkole, a nawet w obowiązkach domowych.

Przykłady z życia wzięte

Istnieją przykłady prawa Parkinsona dotyczącego każdego zadania, projektu lub harmonogramu, który wyznaczysz. Od niego zależy, ile czasu zajmą zadania i jak spędzasz czas każdego dnia. Pomyśl o następującym scenariuszu. Jesteś w pracy. Przychodzi twój szef i daje Ci zadanie, którego wykonanie zajmie 10 dni. Nie stresujesz się, masz czas. Popołudniu twój szef w pośpiechu wraca do Ciebie. Jego szef przyspieszył harmonogram i teraz on musi przyspieszyć także Twój. Zatem termin realizacji tego zadania został zmieniony na jutro.

W panice bierzesz się do pracy. Robisz krótsze przerwy, może zostajesz po godzinach, może świadomie odpuszczasz inne zadania. Ostatecznie kończysz tuż przed terminem. Twój szef jest zadowolony i Ty też. Teraz zatrzymaj się na chwilę i rozważ to. Początkowy termin wynosił 10 dni. Zakładamy, że wiesz jak planować swój czas pracy, a Twój szef jest dobrze przygotowany do zarządzania Tobą. Gdyby ten harmonogram nie uległ przesunięciu, ukończenie tego zadania zajęłoby Ci pełne 10 dni. Jednak następnego ranka jesteś w pracy i masz 10 dni pracy wykonanej w ciągu 24 godzin.

Co daje Prawo Parkinsona?

Ponownie, prawo Parkinsona stwierdza, że ilość czasu potrzebna na wykonanie zadania to ilość czasu, jaką zajmie wykonanie zadania. Właśnie dlatego prawo Parkinsona jest tak ważne, jeśli chodzi o zarządzanie czasem i wykorzystanie 24 godzin każdego dnia – jeśli ustawisz zbyt odległy harmonogram, zbyt odległy cel, osiągnięcie go nadal zajmie Ci tyle samo czasu.

I odwrotnie, jeśli wyznaczysz termin nieco wcześniej, po prostu zauważysz, jak uda Ci się to zrobić w tak skróconym czasie. Zatem w świecie, w którym dążysz do osiągnięcia jakiegoś wzniosłego celu lub ukończenia ambitnego projektu, znajomość prawa Parkinsona i twojego stosunku do niego jest kluczowa. Prawo Parkinsona widzisz wszędzie wokół siebie – w pracy, szkole, domu czy na siłowni. Gdziekolwiek zostanie ustalony ostateczny termin, prawo Parkinsona jest blisko. Oto kilka innych przykładów ilustrujących tę kwestię.

Prawo Parkinsona w pracy

Praca jest doskonałym przykładem marnowania czasu. Menedżerowie często przydzielają zadania ze zbyt długimi terminami, ale pracownik tego nie kwestionuje i przyjmuje harmonogram jako fakt. Zatem wykonanie zadania zajmuje całą ilość czasu. Na przykład, jakie jest prawo Parkinsona w przestrzeni zarządzania projektami? Może to być przydzielenie zadania na tydzień, podczas gdy tak naprawdę można je wykonać w ciągu kilku dni.

To nie praca z zespołem jest problemem, ale brak czasu na wystarczające zrozumienie projektu, ustalenie harmonogramu, który jest zbyt luźny, a następnie obserwowanie, jak zespół wykonuje projekt przez cały przewidziany dla niego czas. Ludzie rzadko oddają pracę wcześniej, więc jeśli harmonogram zostanie ustalony na miesiąc, a można to zrobić w tydzień, zobaczysz, że praca zostanie ukończona około 4 tygodnia.

Prawo Parkinsona w szkole

Szkoła to kolejny klasyczny przykład działania prawa Parkinsona. Ile razy Ci się to zdarzyło? Jutro masz egzamin końcowy i myślisz sobie – mam cały dzień na naukę do egzaminu. Doskonale. Potem jakimś cudem dzień po prostu mija. Tu trochę nauki, tam trochę odwlekania. I bum, czas do łóżka. Przygotowując się do jutrzejszego egzaminu, zastanawiasz się, jak to możliwe, że uczyłaś się przez 12 godzin bez przerwy.

Nie zrobiłaś tego. Prawdopodobnie uczyłaś się przez 3 godziny i zmarnowałaś pozostałe 9. Gdybyś jednak była bardziej świadoma swojego czasu, mogłabyś ustalić bardziej realistyczne ramy czasowe, uczyć się intensywnie przez te 3 godziny i odpoczywać przez resztę dnia. To klasyczny przypadek zastosowania prawa Parkinsona.

Prawo Parkinsona w domu

W domu też cały czas widzisz prawo Parkinsona. Prawdę mówiąc, wielokrotnie popełniałam ten błąd – marnując czas na obowiązki domowe. Kiedy się spieszę, jakimś cudem udaje mi się wykonać wszystkie obowiązki (sprzątanie, pranie, zakupy spożywcze itp.) w ciągu zaledwie kilku godzin. Ale w dzień, w którym nie mam zbyt wiele do zrobienia? Te same obowiązki zajmują mi cały dzień.

Czy obowiązki domowe są dużo bardziej czasochłonne w dni, w których mam więcej czasu? NIE! Po prostu popełniam błąd, ustalając nierealistyczny harmonogram, a potem, zgodnie z prawem Parkinsona, poświęcam całą ilość czasu na wykonanie tych zadań.

Jak prawo Parkinsona wpływa na Twój czas?

W tym momencie widzisz, jak prawo Parkinsona może wpłynąć na Twoje zadania. Ale jest tu jeszcze większy problem – jak to wpływa na Twój czas? Ponieważ, jak pisałam wcześniej, możesz stworzyć swoje idealne życie, ale musisz w pełni wykorzystywać swój czas każdego dnia. A ustalanie dla siebie wygodnych terminów to jeden z sekretnych sposobów, dzięki którym marnujesz więcej czasu, niż myślisz. Wyobraź sobie swój czas w następujących scenariuszach:

• wyznaczanie celów – wyznaczasz sobie cel, aby osiągnąć coś w 12 miesięcy, podczas gdy można to zrobić w 4,
• zarządzanie czasem – dajesz sobie 5 godzin na wykonanie zadania, podczas gdy można je wykonać w godzinę,
• produktywność – pracujesz nad zadaniem naprawdę dobrze, ale ponieważ masz na jego wykonanie 5 godzin (a nie tylko 1), odwlekasz pozostałe 4 godziny.

Prawo Parkinsona ma większy wpływ na Twój czas, niż mogłaś wcześniej przypuszczać. A jeśli chodzi o codzienność, ten zmarnowany czas szybko się kumuluje. Więc co możesz zrobić?

Jak wykorzystać prawo Parkinsona na swoją korzyść?

Możesz wykorzystać prawo Parkinsona na swoją korzyść. Wystarczy mieć strategię zarządzania czasem zgodną z prawem Parkinsona. Dobra wiadomość jest taka – pierwszą połową batalii o prawo Parkinsona jest uświadomienie sobie, że ono istnieje. To rozpoznanie prawa otaczającego Cię i podjęcie decyzji, że nie chcesz, aby ono już dłużej mieszało się z twoimi planami. To jest krok 1.

Krok 2 jest równie ważny – ustalenie realistycznych terminów. Otóż to. Ilekroć wyznaczasz sobie termin lub otrzymujesz go, nie akceptuj warunków bezdyskusyjnie. Poświęć chwilę i zastanów się – ile czasu realnie czasu potrzebuje ode mnie to zadanie? Bądź ze sobą szczera. Jeśli potrzebny jest długi termin, ustal długi termin. Jeśli możesz to zrobić szybko, ustaw krótszy. Jednak kluczem do wykorzystania prawa Parkinsona na swoją korzyść jest realistyczne podejście do osi czasu.

Zwalcz potrzebę dodania czasu na wszelki wypadek. Zwalcz potrzebę zapewnienia sobie dodatkowego czasu, jakby coś się wysypało. Ustal harmonogram, w którym wiesz, że możesz osiągnąć ustalone zadania i zabierz się do pracy. Przysięgnij, że nigdy więcej nie będziesz marnować czasu na zadania, które można wykonać w o połowę krótszym czasie.

Wyjątki od bycia realistką

Istnieją pewne wyjątki od ustalania realistycznych harmonogramów. Pamiętaj jednak, że jeśli nie występuje jeden z 3 poniższych wyjątków, powinnaś i musisz wyznaczyć sobie realistyczne ramy czasowe:

• jest to nowe zadanie, którego nigdy wcześniej nie widziałaś, więc nie masz pewności, ile czasu zajmie Ci jego wykonanie. W takim przypadku warto ustalić wstępny harmonogram, a następnie dostosować kurs, gdy zaczniesz lepiej rozumieć zakres projektu.

• ustalasz skrócony, nadmiernie kompensowany harmonogram. Możliwe, że znając prawo Parkinsona, zrekompensujesz to sobie, wyznaczając zbyt krótki termin. Ty też tego nie chcesz, więc postaraj się ustalić realistyczny termin. Może to wymagać trochę prób i błędów.

• to nie Ty ustalasz ramy czasowe. Jeśli jesteś pracownikiem dużej firmy, która ma swoje zwyczaje, nie martw się. Jeśli masz termin na wykonanie zadania za 3 tygodnie, ale wiesz, że zajmie Ci to tylko 1 tydzień, nie marnuj czasu na zwlekanie. Zrób to w 1 tydzień, a następnie wypełnij pozostałe 2, pracując nad swoim idealnym życiem – wykonując projekt poboczny, pracując nad swoimi celami, czytając książki o rozwoju osobistym. Nie pozwól im marnować Twojego czasu. Zrób to zgodnie ze swoim harmonogramem, a następnie zabierz się do pracy nad lepszym życiem.

Prawo Parkinsona – podsumowanie

Teraz, gdy rozumiesz prawo Parkinsona i jego wpływ na Twój czas, możesz zastanawiać się, jak je wykorzystać. Zacznij obserwować wokół siebie prawo Parkinsona. Niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, czy z przyjaciółmi, czy podczas umawiania spotkań, zacznij zauważać, że ilość czasu, jaką dana osoba ma na wykonanie zadania, równa się ilości czasu, jaki zajmie jej wykonanie. Osobiście zaczęłam dostrzegać wpływ prawa na moje życie natychmiast po tym, jak się o nim dowiedziałam. Spróbuj więc rozpoznać to także w sobie.

Zobacz, obserwuj, a następnie przeciwdziałaj. Nie możesz kontrolować osi czasu innych osób, ale możesz kontrolować swoją. Możesz kontrolować, w jaki sposób spędzasz swój czas i jaką przyszłość dla siebie tworzysz. Nie zmarnuj tego. Podziel się swoimi przemyśleniami na ten temat w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja