Realizacja projektów, czyli planowanie nieprzewidywalnego

W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, dlaczego przeszłam na ateizm. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, jak powinno wyglądać planowanie nieprzewidywalnego. Jak planujesz swoje projekty? Niezależnie od tego, czy piszesz książkę, budujesz dom czy zakładasz firmę, projekty wymagają wielu różnych działań, aby idealnie prowadził do pomyślnej realizacji. To, jak planujesz swój projekt, ma ogromne znaczenie dla ilości wydatkowanych zasobów i ostatecznego sukcesu projektu. Niestety większość ludzi ma okropną strategię planowania projektów, która marnuje czas, pieniądze i energię na wykonanie podrzędnych zadań. W ciągu ostatnich lat pracowałam nad kilkoma dużymi projektami. Wiedząc, że moje projekty nie zawsze kończyły się sukcesem, opracowałam osobisty system do skutecznego planowania projektów.

Skupiając się na tej elastycznej metodzie planowania, byłam w stanie radykalnie zmniejszyć ilość zmarnowanych zasobów, jednocześnie zwiększając ostateczne wyniki końcowe projektu. Niezależnie od tego, czy planujesz zbudować stronę internetową czy własne życie, stosowanie tej elastycznej metody planowania może znacznie zwiększyć Twoją wydajność i skuteczność. Kluczem do tej metody planowania jest przenoszenie ryzyka na wczesny etap projektu, w którym jest najbardziej elastycznie. Zmiana ryzyka w projekcie może wydawać się niezręczna lub niechlujna na etapie planowania, ale znacznie ogranicza ewentualne marnotrawstwo. Aby zrozumieć, dlaczego chcesz przenieść ryzyko, przyjrzyjmy się, jak większość ludzi planuje projekty.

Jak planowanie wygląda u większości ludzi?

Większość ludzi nie planuje przy użyciu wysoce elastycznej metody planowania. Zamiast tego spisuje swój plan na papierze w kolejności, która wydaje się najbardziej sensowna. Gdybyś miała napisać książkę twój podstawowy, niezmieniony plan mógłby wyglądać tak: napisanie konspektu rozdziałów, przeszukiwanie źródeł, napisanie samej książki, edytowanie jej i publikacja. Na papierze ten system ma największy sens. Jest to najprostsza i najbardziej logiczna kolejność wykonywania projektu. Autor napisze zarysy rozdziałów, zbada wszelkie materiały pomocnicze, napisze, zredaguje, a następnie opublikuje książkę. Wystarczająco proste?

Jest takie stare powiedzenie, że żaden plan bitwy nie przetrwa pierwszego kontaktu z wrogiem. Cóż, wierzę, że żaden projekt nie przetrwa pierwszego kontaktu z realizacją. Pisanie książki jest o wiele bardziej skomplikowane niż pięcioetapowy proces, zwłaszcza jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłaś. Wydaje się, że nieprzewidywalne problemy pojawiają się w sposób, którego po prostu nie można przewidzieć z góry. Możesz spróbować opublikować książkę i dowiedzieć się, że nie jest w odpowiednim formacie. Możesz napisać książkę, a następnie odkryć, że Twój styl pisania nie przekłada się dobrze po przekształceniu w książkę.

To nie to, co wiesz, Cię skrzywdzi, ale to, czego nie robisz. Planując nowy projekt, możesz zaplanować ewentualne problemy po drodze, ale nie będziesz w stanie ich w pełni przewidzieć. Rozwiązaniem jest rozpoczęcie stosowania bardziej elastycznej metody planowania. Metody umożliwiającej radzenie sobie z problemami przy jak najmniejszej ilości zmarnowanych zasobów.

Jakie ryzyko może się pojawić?

Najważniejszym czynnikiem, jeśli chodzi o planowanie w projekcie, jest ryzyko. Ryzyko to wszystko, co jest nieznane w projekcie. Istnieją trzy główne rodzaje ryzyka związane z projektami osobistymi. Po pierwsze – obszary, w których brakuje Ci umiejętności. W pisaniu książek jest wiele dziedzin, w których brakuje ludziom umiejętności. Możesz nie mieć doświadczenia w pisaniu długich projektów. Możesz też mieć braki w umiejętności korzystania z konwerterów PDF. Obszary te stanowią zagrożenie, ponieważ brak doświadczenia oznacza, że ​​w projekcie może być wiele potencjalnych niewiadomych.

Po drugie – obszary, w których brakuje Ci zrozumienia. Istnieją też obszary, których nie rozumiesz w pisaniu książki. Nie masz pełnego doświadczenia w przetwarzaniu sprzedaży, samodzielnym publikowaniu lub systemach zaangażowanych w to. Ten rodzaj ryzyka jest łatwiejszy do ogarnięcia niż pierwszy, ponieważ zwykle można uzyskać zrozumienie, czytając książki w tym temacie, podczas gdy doświadczenie można zdobyć tylko poprzez rzeczywistą praktykę.

Po trzecie – ryzyko za każdym razem, gdy delegujesz komuś pracę. Pracowałam wcześniej z innymi wykonawcami przy projektach. Stanowi to duże źródło ryzyka, ponieważ ich praca jest poza Twoją kontrolą. Niektórzy ludzie są bardzo dobrzy – wykonują pracę na czas i w określonej przez Ciebie jakości. Inni będą mieli ogromne opóźnienia, które mogą uszkodzić projekt. Kiedy łączysz ten nieznany czynnik z aspektami dwóch pozostałych, wprowadzasz duże ryzyko, potencjalnie płacąc za materiały, których nie możesz użyć lub których nie potrzebujesz.

Jak zapanować nad potencjalnym ryzykiem?

Kiedy już zrozumiesz, jakie potencjalne ryzyko wiąże się z Twoim projektem, możesz zmniejszyć szkody, jakie mogą one spowodować, przenosząc je do miejsca, w którym masz największą elastyczność. Im większą masz elastyczność, tym mniej szkód może spowodować dany problem. Istnieją dwa istotne klucze do zmiany ryzyka. Przenieś źródła ryzyka na jak najwcześniejszy etap projektu oraz przesuwaj wszystkie obszary pracy zależne od obszarów ryzykownych tak późno, jak to możliwe, w projekcie.

Gdy pracowałam nad tym blogiem, wykorzystywałam zmianę ryzyka. Na początku projektu zdecydowałam, że źródłem ryzyka jest moja umiejętność obcowania ze stronami internetowymi od środka. Miałam ograniczone doświadczenie z tym związane, więc stanowiło to duże źródło ryzyka. Wykorzystałam zmianę ryzyka, zabierając się za aspekty techniczne bloga na samym początku. Gdybym czekała do końca projektu, mogłabym się dowiedzieć, że nie jestem w stanie sama zarządzać blogiem lub zajęłoby mi to zbyt dużo czasu.

Jak powinno wyglądać Twoje planowanie?

Ta metoda planowania oznacza, że ​​od samego początku Twój projekt będzie wyglądał na znacznie bardziej chaotyczny. Chociaż początkowo może się wydawać, że proces ten jest zbyt skomplikowany, jak na ironię, w rzeczywistości tak nie jest. Chociaż może się teraz wydawać, że w projekcie jest znacznie więcej faz, każda z tych faz stawia Cię w najlepszej możliwej pozycji do rozwiązania potencjalnych problemów. Zmieniając ryzyko, masz coś, co wydaje się być znacznie bardziej bałaganiarskim planem, ale w rzeczywistości zmniejsza całkowitą ilość ryzyka, z którym się spotykasz w dowolnym momencie projektu. Obszary, o których wiesz najmniej, są obsługiwane na początku, co zmniejsza ryzyko, że będziesz musiała marnować materiał.

Uproszczona wersja nowego planu pisania książki wygląda teraz tak: napisanie konspektu rozdziałów, napisanie rozdziału testowego, przetestowanie oprogramowanie do konwersji plików PDF, uzyskanie opinię na temat rozdziału testowego, skonfigurowanie konto sprzedawcy i przetestowanie tego, co dotyczy sprzedaży, sprawdzenie ponownie szkicu rozdziałów, napisanie innych rozdziałów. Dużo więcej kroków, ale dużo mniejsze ryzyko. Planowanie jest niezbędnym elementem udanej produkcji projektów, ale zbyt często jest nadużywane do tego stopnia, że ​​już nawet nie działa.

Przesunięcie ryzyka w projekcie oszczędza stracony czas, zmuszając Cię do wyczyszczenia wszelkich nieznanych obszarów na początku projektu i przesunięcia wszystkich zależnych systemów z powrotem. Twój plan może nie przetrwać pierwszego kontaktu ze światem, ale dzięki pomyślnemu planowaniu możesz zapewnić, że projekt przetrwa. Podziel się swoimi przemyśleniami na temat planowania projektów w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja.