Nudna (i zdecydowanie niedoceniana) sztuka planowania

W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, dlaczego zwlekamy i jak sobie poradzić z większością przyczyn zwlekania. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, dlaczego nudna sztuka planowania jest taka istotna w osiąganiu celów. Czasami nudne umiejętności w życiu okazują się najważniejsze. Przykład – rynek specjalistów Excela jest znacznie większy, niż myślisz. Mam przyjaciela, który prowadzi lukratywne konsultacje, głównie dzięki swojej umiejętności bycia lepszym od Ciebie w Excelu. Większość organizacji nie potrzebuje kogoś do obsługi skomplikowanych programów czy tworzenia zaawansowanych treści – potrzebują kogoś do obsługi arkuszy kalkulacyjnych.

Rozważ inną super nudną umiejętność, która jest niezwykle cenna – sztuka planowania. Większość ludzi to okropni planiści. W rzeczywistości ludzie są tak źli w planowaniu, że psychologowie mają na to nazwę – błąd planowania. Błąd planowania wskazuje, że ludzie są zbyt optymistycznymi planistami. Nasze projekty wymagają znacznie więcej czasu i więcej wysiłku, niż przewidujemy.

Dlaczego planiści odnoszą sukcesy?

Nie jesteśmy stworzeni, aby być dobrymi planistami. Nasi przodkowie nie potrzebowali skomplikowanego planowania. Żywności nie można było łatwo przechowywać, więc szukałaś jej, gdy byłaś głodna. W związku z tym natura nie uczyniła z nas wielkich myślicieli długoterminowych. Jedną z przyczyn naszej nieudolności w planowaniu jest to, co ekonomiści behawioralni nazywają dyskontowaniem hiperbolicznym. Chodzi o to, że kiedy musimy wybierać między nagrodami w tej chwili a nagrodami w dalekiej przyszłości, jesteśmy znacznie mniej cierpliwi, niż powinniśmy.

Zdolność do powstrzymywania impulsów i myślenia długoterminowego wiąże się z sukcesem w wielu różnych miernikach: zdrowie, zamożność, wykształcenie i nie tylko. Ale istnieją korzyści wykraczają dalece poza zwykłe myślenie długoterminowe. Życie jest skomplikowane i często to, co musisz zrobić, aby mieć lepszą przyszłość, jest bardziej wyrafinowane niż codzienny nawyk. Na przykład, jeśli chcesz rozwinąć swoją karierę, być może będziesz musiała iść do szkoły lub zdobyć nowe umiejętności, być może będziesz musiała ubiegać się o nową pracę lub ukończyć kluczowe projekty. Każdy z tych wysiłków wymaga znacznego planowania.

Zasada 10% – sztuka planowania projektu

Pierwszym krokiem do zostania lepszym planistą jest po prostu zarezerwowanie na to więcej czasu. Ponieważ wyewoluowaliśmy, by być wykonawcami, a nie planistami, musimy przeciwdziałać temu pragnieniu, zmuszając się do wytyczenia ścieżki przed nami. Nieformalnie lubię przestrzegać zasady 10%, która mówi, że około 10% całkowitego czasu, jaki przewidujesz na projekt, powinnaś poświęcić na planowanie tego projektu. Więc jeśli zamierzasz spędzić 100 godzin nad projektem, powinnaś poświęcić około 10 godzin na jego planowanie.

Na początku wydaje się to szalenie dużo. Trzeba przyznać, że regułę tę można zmniejszyć w przypadku dłuższych projektów (zwłaszcza tych, które mogą wymagać planowania pośredniego, gdy uczysz się więcej). Jednak w przypadku nowych typów projektów, w których brakuje Ci doświadczenia, czas poświęcony na planowanie jest często najbardziej wartościowy.

Zaplanuj wszystko, co musisz zrobić

Kiedy już poświęcisz czas na planowanie, następnym krokiem jest rozbicie wszystkiego, co musisz zrobić, aby posunąć się naprzód w projekcie. By odnieść sukces, plan musi być o wiele bardziej szczegółowy, niż robi to większość ludzi. Dla większości ludzi projekt, taki jak napisanie powieści, ma plan typu „napisz 500 słów dziennie”. To nie jest jednak plan, tylko codzienny nawyk. Zamiast tego plan pisania powieści zaczynałby się od pytania, co próbujemy zrobić.

Czy próbujemy skontaktować się z wydawcą? Czy zamierzamy publikować samodzielnie? A może to tylko do szuflady, tak dla ćwiczeń lub rozrywki? Jeśli publikujemy, może będziemy potrzebować agenta, redaktora lub recenzentów? Jak zamierzamy ułożyć tę historię? Zdefiniuj główny wątek. Wypełnij tło postaci i spraw, aby ustawienie było wiarygodne. Może twoja powieść rozgrywa się w innym mieście, czy będziesz tam podróżować, aby zdobyć doświadczenie lub pracować z albumami fotograficznymi, aby wypełnić sceny?

Te pytania nie mają wywoływać niepokoju (chociaż planowanie często jest niewygodne, dlatego tego nie robimy). Są raczej po to, by pokazać, że ostateczny plan napisania powieści jest o wiele bardziej skomplikowany niż zwykłe pisanie każdego dnia. Może mieć dyskretne kamienie milowe w badaniach, budowaniu postaci i rozwoju fabuły, nie wspominając o jakichkolwiek rzeczach, które przyczyniają się do sukcesu projektu poza zwykłym napisaniem tekstu. Po co zawracać sobie głowę tym całym wysiłkiem? Nie możesz po prostu przekroczyć tych mostów, kiedy do nich dojdziesz? Jednak większość takich projektów kończy się niepowodzeniem.

Umieść plan w swoim kalendarzu

Po narysowaniu mapy potrzebujesz teraz swojego planu podróży. Kiedy zaczniesz? Ile dni w tygodniu będziesz pracować? Kiedy spodziewasz się osiągnąć konkretne kamienie milowe? Wszystko to należy umieścić w swoim rzeczywistym kalendarzu. Nie musisz rozkładać całorocznego projektu na codzienne przyrosty, ponieważ aktualizacja może być zbyt żmudna, gdy zajdą nieuniknione zmiany. Powinnaś jednak założyć wszystkie kluczowe kamienie milowe. Powinnaś również uwzględnić tygodniowy horyzont pokazujący godzinowe inwestycje. Istnieją dwa główne powody, dla których warto umieścić wszystko w swoim kalendarzu.

Pierwsza to logistyka. Wiele osób zaczyna od luźnego planu: „planuję zrobić X w następnym miesiącu”. Nie zdają sobie jednak sprawy, ile przeszkód już istnieje w ich harmonogramie. Może zbliżają się wakacje lub są inne terminy, które mogą przeszkadzać. Jeśli Twój plan nigdy nie dotyka Twojego kalendarza, nie będziesz zmuszona stawić czoła tym konfliktom, dopóki nie będzie za późno.

Drugi jest psychologiczny. Właściwie umieszczenie czasu w kalendarzu sprawia, że ​​plan jest realny w sposób, który rozprawia się z marzeniami. Nagle wiele niejasnych i ambitnych planów wydaje się o wiele bardziej kosztownych – „Och, czekaj, więc nie będę w stanie nic robić wieczorami przez sześć miesięcy, aby to zrobić?” Może się to wydawać zniechęcające, ale pesymizm w planowaniu jest w rzeczywistości dobry. Jeśli widzisz trudności w swoim planie i nadal chcesz iść naprzód, jest o wiele bardziej prawdopodobne, że będziesz się go trzymała, niż gdyby trudności pojawiały się z opóźnieniem.

Przetłumacz planowanie na codzienne działania

Ostatnim krokiem każdego dobrego planu jest to, że powinien on powiedzieć Ci, co musisz zrobić dzisiaj. Nie w przyszłym tygodniu. Nie jutro. Dzisiaj. Nasze hiperboliczne dyskontowanie oznacza, że ​​wszystko, co ma miejsce później niż kilka dni w przyszłości, nie jest przydatne do motywowania do natychmiastowego działania. A natychmiastowe działanie jest jedynym sposobem, w jaki można cokolwiek zrobić.

Możesz pójść o krok dalej i zobowiązać się do określonych godzin w ramach swojego planu. Jest to bardziej przydatne, gdy Twój harmonogram jest już zatłoczony, więc utracona szansa na podjęcie działania może oznaczać, że w ogóle nie będziesz się trzymała planu. Gdy jestem zajęta, mówienie sobie, że będę ćwiczyć dzisiaj, jest znacznie mniej przydatne niż mówienie sobie, że ćwiczę zaraz po skończeniu pracy, przed obiadem.

Mimo to przynajmniej Twój plan powinien wskazywać Ci, co musisz zrobić dzisiaj, aby ruszyć naprzód. Jeśli polegasz na terminie, który jest za kilka tygodni, aby zmotywować się, wcale nie zamierzasz się go trzymać. To tylko podstawy. Nie omówiłam innych przydatnych kroków, takich jak intencje wdrożeniowe, wywiady z ekspertami, metryki, wstępne zobowiązania i wszelkiego rodzaju inne strategie. Ale nawet prawidłowe opanowanie podstaw robi dużą różnicę.

Sztuka planowania, a nie zwlekania

Jeśli sztuka planowania jest tak ważna, dlaczego tak wiele rad od innych wskazuje w przeciwnym kierunku? Mówi się nam „po prostu to zrób”, zamiast siedzieć i rozmyślać. Podejrzewam, że powodem jest to, iż większość ludzi nie planuje. Zamiast tego to, co nazywają planowaniem, w rzeczywistości jest po prostu zwlekaniem. Rozmyślanie o pomyśle zamiast o konkretnym działaniu.

Mam nadzieję, że biorąc pod uwagę powyższy opis, widzisz, iż ten rodzaj planowania, który działa, jest daleki od zwlekania. To aktywny proces, który wymaga badań, planowania i często stawienia czoła niewygodnym realiom prawdziwych osiągnięć. Jeśli już, planowanie jest tym, co jest odkładane na później – unikasz zastanawiania się, co tak naprawdę musisz zrobić, ponieważ bezpieczniej jest marzyć o tym na jawie. Robienie planów może nie jest najbardziej ekscytującą umiejętnością, ale jest jedną z najważniejszych. Ostatecznie przyszłość należy do tych, którzy ją planują. Podziel się swoimi przemyśleniami na temat w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja.