Planowanie tygodnia – przykry obowiązek czy sprytny trik?

W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, jak duże znaczenie ma zwykłe codzienne planowanie. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, jak planowanie tygodnia wpływa na produktywność. Twój talerz jest pełny, a u Ciebie cały czas się coś dzieje. Ledwo potrafisz trzeźwo myśleć. Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, jest planowanie tygodnia. Ale wbrew intuicji może to być najmądrzejsza opcja, jaką masz. Dlaczego? Ponieważ planowanie czasu, zwłaszcza gdy czujesz się przytłoczona lub zajęta, to łatwy sposób na zorganizowanie i zarządzanie priorytetami. Zwłaszcza z kimś takim jak Ty, kto ma niesamowitą motywację.

Ktoś taki jak Ty, kto chce jak najlepiej wykorzystać swój czas i nieustępliwie dąży do większych i lepszych rzeczy. Zaletą tego dążenia jest to, że Twoje życie będzie wypełnione nowymi, ciągłymi przygodami i możliwościami. Wadą jest jednak to, że jeśli nie będziesz ostrożna, chęć zrobienia więcej zamieni Twój niegdyś ledwo wypełniony talerz z przekąskami w przepełniony talerz w formie bufetu.

Planowanie tygodnia – nawyk ze studiów

Jeszcze na studiach miałam taki dziwny nawyk. Siadałam, umieszczałam przed sobą siedem samoprzylepnych karteczek na biurku i na każdej z nich planowałam każdy dzień tygodnia. Jedna karteczka samoprzylepna będzie przeznaczona na poniedziałek. Kolejna na wtorek. I tak dalej, przez cały tydzień. Planowałam każdy dzień w całości – od chwili, gdy się obudziłam, do chwili, gdy kładłam się spać i wszystko pomiędzy. I co jest naturalne dla studentów, moi współlokatorzy często zadawali mi pytania dotyczące mojego rytuału planowania. To była dobra zabawa, ale czy to żarty, czy nie, nawyk pozostał.

Kiedy coś robię, angażuję się w to całkowicie. Dzięki temu mogę zdobyć pełnię wrażeń, których szukam, ale oznacza to również, że mam tendencję do wypełniania swojego harmonogramu po brzegi. Tak więc, podobnie jak moje życie dzisiaj, moje życie w tamtych latach było pełne kłopotów. Potrzebowałam sposobu, aby zapanować nad tym chaosem i zrobić wszystko, co musiałam. W ten sposób mój dziwny nawyk zmienił się w dziwną rutynę, która jest teraz częścią mojego zabawnego, dziwnego, codziennego życia.

Może coś bardziej elastycznego?

Planowanie na karteczkach samoprzylepnych było sposobem na zarządzanie harmonogramem na studiach. Od tego czasu porzuciłam karteczki samoprzylepne i przeszłam na technologię cyfrową (do robienia notatek w ciągu dnia) i bullet journal. Oprócz nowego miejsca do planowania przez lata dostosowywałam i doskonaliłam także moją ogólną strategię planowania. Przeszłam od sztywnego harmonogramu tygodniowego do czegoś bardziej elastycznego.

Czegoś, co zapewni mi przestrzeń, której potrzebuję, aby wszystko zrobić, a jednocześnie zapewni mi porządek i koncentrację na priorytetach. Czy moja strategia jest idealna? Albo jedyna strategia, która kiedykolwiek będzie dla mnie skuteczna? Odpowiedź na oba pytania jest taka sama – nie. Tak naprawdę często wspominam o tym, że opracowana przeze mnie strategia w tej chwili się sprawdza, ale w miarę ciągłego uczenia się i eksperymentowania z nowymi pomysłami mogę odpowiednio ją dostosować. Wszystko opiera się na próbach i błędach. To, co próbuję Ci pokazać, polega na tym, jak ważne jest posiadanie harmonogramu czasu.

Korzyści z planowania tygodnia

Tworząc dla siebie harmonogram, planując tydzień, przejmujesz kontrolę nad swoim czasem. Mówisz – nie pozwolę, żeby chaos mną pomiatał. Będę świadomie podchodzić do swojego życia. I to jest ważne. Ponieważ przejmując kontrolę nad swoim harmonogramem i tworząc plan na swój czas, zmuszasz się do wyboru pasa ruchu. Zdecydować, dokąd chcesz zmierzać w swoim życiu, poświęcając czas rzeczom, które uważasz za ważne. To jest potężne. Dla osoby, która chce od życia jak najwięcej, posiadanie planu dla siebie to niezawodny sposób na znalezienie czasu na rzeczy, które cenisz (tj. swoje marzenia, cele i pragnienia z szerszej perspektywy).

Jeśli jesteś osobą, która kocha drobne szczegóły i logistykę oto moja oficjalna definicja planowania tygodniowego. Planowanie tygodnia polega na tym, aby usiąść i stworzyć harmonogram na następne siedem dni. Jest to połączenie koordynacji kalendarza, celów, spotkań i projektów w jeden spójny, żywy dokument, do którego możesz się odwoływać i aktualizować przez cały tydzień. Jeśli wszystko zostanie zrobione dobrze, wszystko będzie ładnie do siebie pasować, niczym szczegółowa układanka. Jeśli jednak spieszysz się z ułożeniem harmonogramu, prawdopodobnie odkryjesz, że wszystko jest tak samo chaotyczne, jak na początku.

Nie chcesz tego. Chcesz uporządkowanego chaosu, a nie chaotycznego chaosu. Jeśli więc chodzi o planowanie tygodnia tak, aby był produktywny, pozwól, że będę Twoją przewodniczką. Tworząc swój tygodniowy plan, zastosuj się do sześciu poniższych zasad i przekonaj się, że potrafisz znacznie efektywniej zarządzać swoim czasem.

Planowanie tygodnia – znajdź na to czas

Przede wszystkim, gdy jesteś zajęta i masz pełny talerz, możesz odczuwać potrzebę odciążenia niektórych zadań. Całkowicie naturalny odruch. Ze względu na czas jednym z zadań, które mogą Ci się wydać nadmiarowe, może być właśnie planowanie tygodnia. Bądź silna i zwalcz tę potrzebę.

Zasada numer jeden, jeśli chodzi o planowanie tygodnia, w którym jesteś zajęta, to znaleźć na to czas. Ustaw to jako obowiązkową pozycję na liście zadań. Zarezerwuj tyle czasu, ile potrzebujesz (dla mnie to około 30-45 minut) i zajmij się tym. Nie usuwaj tego z listy ani nie odkładaj na później. Zmuś się, aby usiąść i zaplanować swój tydzień. Osobiście każdą niedzielę poświęcam na tworzenie planu zajęć na tydzień. W miarę upływu tygodnia czasem wprowadzam pewne korekty, ale niedzielne planowanie tygodnia dla mnie działa najlepiej.

Planowanie tygodnia – sprawdź kalendarz

Następnym krokiem w planowaniu tygodnia jest sprawdzenie kalendarza. Założę się, że prawdopodobnie masz już jakąś aplikację lub system kalendarza, z którego korzystasz, ponieważ gdyby tak nie było, prawdopodobnie nie czytałabyś teraz tego posta.

Mając więc otwarty kalendarz, zwróć uwagę na różne wydarzenia i spotkania, które odbędą się w tym tygodniu. Zasada numer dwa polega na zrobieniu podsumowania pozycji w kalendarzu, aby dokładnie wiedzieć, co będziesz robić przez następne siedem dni.

Planowanie tygodnia – nie zapomnij o obowiązkach domowych

Wiesz, jaki jest Twój priorytet w szerszej perspektywie. Wiesz także, jakie obowiązkowe wydarzenia masz w planach na podstawie swojego kalendarza. Następnym krokiem jest podsumowanie swoich zadań administracyjnych. Mam na myśli obowiązki domowe, sprawy do załatwienia i inne rzeczy, które musisz zrobić, aby Twoje życie przebiegało sprawnie.

To mogą być pranie, zakupy spożywcze czy przygotowywanie posiłków. Tak, musisz zarezerwować trochę czasu w swoim harmonogramie na te nudne, ale ważne zadania. Zatem zasada numer trzy polega na rozpoznaniu, jakie obowiązki musisz wykonać w tym tygodniu.

Planowanie tygodnia – rozpoznaj swój szczyt produktywności

Zasada numer cztery jest trochę dwuznaczna, ale daj mi wytłumaczyć. Zasada ta dotyczy zrozumienia, kiedy jesteś najbardziej produktywna. Ponieważ jeśli myślisz, że jesteś bardziej produktywna w nocy, podczas gdy w rzeczywistości jesteś bardziej produktywna rano, wyrządzasz sobie tylko krzywdę. Zanim więc przejdziesz dalej, pamiętaj o przestrzeganiu zasady numer cztery – zrozum, kiedy jesteś najbardziej produktywna. Aby pomóc Ci to zrozumieć, mam dwie sugestie:

• przyjrzyj się trzem ważnym zadaniom, które musisz wykonać jutro. Zaplanuj wykonanie jednego z tych zadań z samego rana, następnie jednego około południa i kolejnego wieczorem. Pracując nad każdym zadaniem, weź pod uwagę poziom swojej energii, zdolność koncentracji i to, jak dobrze wykonałaś swoją pracę. Pomoże to określić, kiedy w ciągu dnia osiągasz najwyższe wskaźniki produktywności.
• inną opcją, która pomoże Ci odkryć, kiedy w ciągu dnia jesteś najbardziej produktywna, jest śledzenie czasu. Oznacza to, że przez następne 24 godziny zapisuj każdą czynność, którą wykonasz, wraz z czasem, z najdrobniejszymi szczegółami. Na przykład 8:16 – 8:46 praca nad projektem, 8:46 – 9:22 – Facebook, 9:22 – 10:07 spotkanie dotyczące projektowania produktu. Rób to przez pełne 24 godziny (lub dłużej), a będziesz w stanie dostrzec wzorce w sposobie spędzania czasu. Im więcej trendów dostrzeżesz, tym większe prawdopodobieństwo, że uda Ci się naprawić niektóre z tych spadków produktywności i zrobić jeszcze więcej w ciągu dnia.

Planowanie tygodnia – pamiętaj o prawie Parkinsona

Mając wszystko w pamięci, jesteś już prawie gotowa do planowania tygodnia. ALE jest jedna ważna rzecz, o której musisz pamiętać – prawo Parkinsona. Co to jest prawo Parkinsona? Krótko mówiąc, prawo Parkinsona stanowi, że ostateczny termin wykonania zadania to czas potrzebny na jego wykonanie.

Na przykład, jeśli ustalisz termin ukończenia projektu w ciągu dwóch godzin, jego ukończenie zajmie Ci dwie godziny. Jeśli jednak zamiast tego ustaliłabyś termin na godzinę, prawdopodobnie wykonałabyś to zadanie w ciągu godziny. Takie jest prawo Parkinsona. Argumentuje, że ludzie na ogół nie są w stanie określić, ile czasu powinny zająć zadania. Zatem zasada numer pięć polega na tym, aby pamiętać o prawie Parkinsona i realistycznie przestrzegać ustalonych dla siebie terminów.

Najważniejsze – w końcu to zaplanuj

Po zapoznaniu się z zasadami od pierwszej do piątej, ostatnim elementem układanki jest zaplanowanie tygodnia. Weź kartkę papieru, otwórz Dokument Google (tego używam) lub przygotuj stronę w swoim notatniku. Weź pod uwagę wszystko, co przygotowałaś wcześniej – cele, do których dążysz, pozycje w Twoim kalendarzu czy obowiązki, które musisz wykonać.

Mając te elementy, śmiało stwórz plan na tydzień. Podaj tyle szczegółów, ile chcesz. Kiedy planuję swój dzień, zapisuję wszystkie ważne rzeczy, którymi zajmę się danego dnia. Potem na jutro (co oznacza, że jeśli dzisiaj jest niedziela, zrobiłabym to na poniedziałek) zapisuję każdą rzecz, którą planuję zrobić od rana do wieczora.

Od chwili, gdy się budzę do chwili, gdy kładę się spać, i wszystko, co chcę, aby zostało zrobione w ramach tych dwóch punktów granicznych. Zatem ostatnią zasadą, której należy przestrzegać podczas planowania tygodnia, jest – jak się domyślacie – faktyczne zaplanowanie tygodnia.

Planowanie na nadchodzące tygodnie

Wiesz co robić. Przepracowałaś zasady zawarte w tym poście i możesz teraz zacząć planować swój tydzień. Gratulacje. Nie marnuj swojego impetu. Śmiało, zacznij planować swój tydzień. Pamiętaj o moich zasadach planowania. Stwórz harmonogram, który pozwoli Ci zachować porządek i skupić się na tym, co jest naprawdę priorytetem. Ponieważ posiadanie planu na swój czas to jedna z najmądrzejszych rzeczy, jakie możesz zrobić – zwłaszcza gdy jesteś zajęta i masz dużo na głowie. Ponieważ, ponownie, utworzenie planu daje:

• przejrzystość pozwalająca zobaczyć, nad czym należy popracować,
• pewność, że uda Ci się zrobić wszystko,
• spokój wynikający ze świadomości, że właściwie przeznaczyłaś czas na to, co ważne bardzo,
• swobodę w realizacji swoich celów i dalszym budowaniu swojego niesamowitego życia.

Więc do dzieła. Już teraz stwórz swój plan na tydzień. Podziel się swoimi przemyśleniami na ten temat w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja