Planowanie miesięczne – kompletny przewodnik

W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, jak osiągać swoje cele mimo porażek. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, jak planować swoje miesiące. Planowanie miesięczne jest podstawą mojego systemu planowania. Co roku zaczynam najpierw od wyznaczania swoich celów rocznych, które następnie dzielę na cele kwartalne.

Planowanie kwartalne pozwala mi lepiej panować nad moimi celami oraz ich realizacją. Dodatkowo dzielę moje wielkie roczne postanowienia na mniejsze, kwartalne cele. Kolejnym etapem jest podzielenie celów kwartalnych na cele miesięczne, czyli właściwe planowanie miesięczne.

Jak u wielu ludzi, mój system planowania ciągle się zmienia. Nie wynika to z braku funkcjonalności, ale bardziej ze względu na ciągłe zmiany w moim życiu. Jedyną rzeczą, która pozostaje niezmienna w moim miesięcznym systemie planowania, jest lista zadań. Zawsze tworzę i aktualizuję listę zadań, które muszę wykonać, aby nie przegapić terminu, wydarzenia lub zaplanowanego zadania.

Planowanie miesięczne – podsumowanie ubiegłego miesiąca

Pierwszą rzeczą, którą wykonuję na początku miesiąca jest podsumowanie zeszłego miesiąca. W celu kompletnego przeglądu zeszłego miesiąca wykonaj następujące kroki:

• notuję ważne wydarzenia mijającego miesiąca, aby mieć pewność, że zapisałam wszystkie istotne daty lub zadania. Wykonuję to na wypadek, gdybym chciała się do nich odnieść w przyszłości. Nie prowadzę dziennika, więc upewniam się, iż wszystkie istotne rzeczy w moim życiu mają swoje miejsce w moim planerze.
• zaznaczam wszystkie ukończone zadania – przechodzę przez wszystkie codzienne, cotygodniowe i miesięczne listy kontrolne. Zaznaczam wszystkie ukończone zadania w podziale na konkretne cele. Wszystkie niedokończone zadania zapisuję na osobnej liście do zaplanowania w nadchodzącym miesiącu.
• przeglądam bieżące rutyny – mam wiele obowiązków, więc ustaliłam sobie kilka rutyn, które pomagają mi nad tym wszystkim zapanować. Rutyny te obejmują pewne kroki, które wykonuję w ciągu danego dnia, tygodnia i miesiąca. Dzięki podsumowaniu miesiąca mam pewność, że nie przegapiłam żadnego elementu mojej rutyny.
• oceniam swój budżet – podsumowuję wydatki domowe i rachunki zapłacone za dany miesiąc, aby mieć pewność, że nie wydaję więcej niż zarabiam. Sprawdzam również, jakie wydatki ponoszę najczęściej i pilnuję mojego planu oszczędzania.
• oceniam kwartalne cele – sprawdzam swoje cele kwartalne i oceniam etapy ich realizacji. Dzięki temu mam świadomość tego, nad którym z kwartalnych celów powinnam solidniej popracować w kolejnym miesiącu.

Planowanie miesięczne

Po zakończeniu podsumowania ubiegłego miesiąca przechodzę do kolejnego kroku, jakim jest planowanie miesięczne. Te dwa elementy są ze sobą bardzo mocno powiązane – oceniam ubiegły miesiąc, aby lepiej zaplanować kolejny. Mój proces planowania kolejnego miesiąca również zawiera kilka istotnych punktów:

• wykonuję burzę mózgów – siadam nad kartką papieru i wypisuję wszystko, co wiąże się z nadchodzącymi zadaniami na ten miesiąc. Zapisuję wszystko, co przyjdzie mi do głowy. Na tym etapie nie ma sensu oceniać tych pomysłów.
• zbieram i przetwarzam moje notatki – przeglądam wszystkie swoje notatki z planowania kwartalnego, notatki z podsumowania miesiąca oraz notatki z wcześniej wspomnianej burzy mózgów. Wypisuję z nich to, co jest związane z danym miesiącem.
• migracja niedokończonych zadań – przeglądam wszystkie kwartalne listy zadań oraz listy zadań z zeszłego miesiąca, aby przenieść niedokończone zadania na następny miesiąc.
• przygotowuję nowy budżet – ustalam budżet (w moim przypadku jest to mój miesięczny cel oszczędzania) i zapisuję go w miejscu, w którym śledzę swoje wydatki.
• tworzę nowe cele miesięczne – tworzę cele na nadchodzący miesiąc. Zwykle zaczynam od moich rocznych postanowień. Na przykład, moim rocznym celem jest przeczytanie przynajmniej 24 książek, więc automatycznie moim krótkoterminowym celem jest czytanie dwóch książek miesięcznie.
• sprawdzam cele roczne – oceniam, na jakim etapie realizacji jestem w każdym ze swoich rocznych celów. Dzięki temu jestem na bieżąco z etapami realizacji moich postanowień.

Plan działania na miesiąc

Teraz, gdy mam już ustalone wszystkie cele i priorytety na dany miesiąc, przechodzę do każdego z nich i tworzę plan działania na dany miesiąc:

• planuję zadania – planuję zadania osobiste, konkretne daty pracy nad określonymi projektami lub zadaniami. Rozdzielam również zadania osobiste od służbowych w kalendarzu, stosując do tego system kolorystyczny. Pozwala mi on mieć szybki podgląd na mój cały miesiąc – dzięki temu od razu wiem, czy nie przesadzam z pracą w danym miesiącu.
• zadania związane z planowaniem kwartalnym – osobiście jestem fanką planowania kwartalnego, ale wiem, że nie każdy je lubi. Dzielę moje cele roczne na kwartały, a dopiero potem na konkretne miesiące. Zapisuję ogólne wydarzenia w planie miesięcznym, później szczegółowo opisuję je w planie tygodniowym.
• planowanie tygodniowe – ostatnio odkryłam, że codzienne planowanie jest czasochłonne, więc zaczęłam planować w perspektywie tygodniowej. Korzystając z moich celów miesięcznych, dzielę je na cele tygodniowe, następnie dodaję powiązane z nimi zadania do każdego dnia.
• planuję zadania na cały dzień – wypisuję wszystkie zadania, które muszą być ukończone w nadchodzącym tygodniu w podziale na dni, umieszczam tu też moje codzienne rutyny i osobiste zadania.

Moje planowanie miesięczne zajmuje dobre dwie godziny, ale oszczędza mi niezliczoną ilość godzin w przyszłości. Mam nadzieję, że docenisz zalety tego systemu i być może zainspiruje Cię to do spróbowania stworzenia własnego sytemu planowania Twojego życia. Nie ma systemów idealnych dla wszystkich. Liczą się tylko te, które pasują Tobie.

Jak Ty radzisz sobie z miesięcznym planowaniem? Jesteś zwolenniczką planowania tygodniowego czy codziennego? Opowiedz mi o tym w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja.