Zarządzanie czasem – przewodnik krok po kroku

W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, jakie znam skuteczne strategie zarządzania czasem. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, jak mądrze pomyśleć o swoim zarządzaniu czasem. Zarządzanie czasem. Jeśli zostanie wykonane prawidłowo, jest to jeden z kluczowych elementów pozwalających opanować swój czas. Jeśli zrobisz coś źle, jest to czas kiepsko wykorzystany. Jak więc właściwie zarządzać swoim czasem i unikać wielu pułapek po drodze? Trafiłaś we właściwe miejsce.

Pewnie masz mnóstwo pytań… Czym jest zarządzanie czasem? Gdzie mogę zacząć? Czy jest to rzeczywista technika, czy jest to jedna z tych rzeczy, o których wszyscy mówią, że są potrzebne, ale nikt tak naprawdę nie wie, jak to zrobić? W tym poście znajdziesz to wszystko i jeszcze więcej. Jasne, wyjaśnię co, dlaczego i gdzie, ale przejdę przez to jeszcze bardziej szczegółowo. Moim celem jest pewność, że możesz skutecznie zastosować zarządzanie czasem w swoim życiu – ponieważ zarządzanie czasem jest ważne. Pozwól mi wyjaśnić dlaczego.

Dlaczego zarządzanie czasem jest ważne?

Zanim zagłębię się w to, czym jest zarządzanie czasem i dlaczego jest ważne, najpierw podzielę się z Tobą tym, co kryje się za tym dlaczego. Meta dlaczego. Zanim zaczniesz uczyć się zarządzania czasem, musisz najpierw zrozumieć, gdzie to się mieści w schemacie rzeczy. Wyznaczanie celów, prokrastynacja, koncentracja/rozpraszanie, produktywność, nawyki, zarządzanie czasem. To różne tematy, które kręcą się wokół jednego – Twojego czasu. W ten czy inny sposób każdy z tych tematów łączy się i decyduje o tym, jak spędzasz czas.

Jeśli masz nawyki, które nakazują Ci jeść cheeseburgera każdego dnia po pracy zamiast treningu, oznacza to, że tego dnia nie ćwiczysz. Lub jeśli masz do czynienia z trudnym zadaniem i zazwyczaj odkładasz je cały dzień na później, aż zostanie zepchnięte na jutrzejszy plan, oznacza to, że nie zajmujesz się tym zadaniem. Wszystkie te tematy ładnie do siebie pasują i ostatecznie decydują o tym, jak spędzasz czas. Zarządzanie czasem nie jest inne.

Twój czas każdego dnia

W świecie, w którym doba ma 24 godziny, niezwykle ważne jest to, jak je spędzasz. Ponieważ jeden dzień ma tendencję do zacierania się w następnym. Ta plama zamienia się w niewyraźny tydzień, a ten tydzień w niewyraźny rok. Czaisz? Mając to na uwadze, jeśli zrozumiesz, że Twój czas jest czymś, co należy ujarzmić, wykorzystać i produktywnie wykorzystać, możesz stworzyć dla siebie niesamowite życie.

Na przykład, jeśli zaczniesz biegać 1 kilometr dziennie przez miesiąc, 30 dni szybko minie i wkrótce przebiegniesz łącznie 30 kilometrów. Imponujące osiągnięcie. Lub jeśli masz do czynienia ze zniechęcającym zadaniem, zamiast odkładać je na „później”, możesz zacząć się nim zajmować już teraz, wiedząc, że czas i tak nieuchronnie upłynie. Równie dobrze możesz to zrobić teraz, aby zyskać trochę czasu dla siebie w przyszłości.

Wszystko, co robisz, jest funkcją czasu. Jeśli użyjesz go mądrze, możesz stworzyć życie, w którym masz kontrolę. Gdzie możesz przyjrzeć się każdemu dniu i podjąć decyzję. Gdzie jesteś panią swojego czasu. Będziesz jednak potrzebować podjęcia działań. Nie można po prostu czytać w nieskończoność. W pewnym momencie musisz zastosować to, czego się nauczyłaś. Jeśli Ci się to uda, będziesz na dobrej drodze. Brzmi dobrze? Dowiedzmy się więc, na czym polega zarządzanie czasem.

Czym jest zarządzanie czasem?

Jesteś tu, żeby nauczyć się zarządzania czasem i tego właśnie zamierzam Cię nauczyć. Czym zatem jest zarządzanie czasem? Według słownika oficjalna definicja zarządzania czasem brzmi – analiza sposobu spędzania czasu pracy i ustalanie priorytetów zadań w celu maksymalizacji osobistej efektywności w miejscu pracy. Czy Ciebie też odrzuciło od czytania tego? Nie wiem, dlaczego te definicje są zawsze takie skomplikowane. Uczynię to trochę prostszym – zarządzanie czasem = zarządzanie czasem. Tak jest trochę łatwiej. Chociaż ta definicja może być nieco zbyt uproszczona, więc ujmując ją bardziej szczegółowo, zarządzanie czasem to po prostu umiejętność bycia menadżerką swojego czasu. Innymi słowy, zamiast pozwalać, aby życie samo się działo, chodzi o podejmowanie przemyślanych kroków i aktywne wybieranie sposobu spędzania godzin.

Zamiast więc budzić się i grać na telefonie przez 40 minut, bo tak jest łatwo, sięgnij po książkę o rozwoju osobistym i przeznacz te same 40 minut na coś, co uważasz za trochę ważniejsze. Aby podać inny przykład, praca rzadko wymaga pełnych 8 godzin. W większości zadań możesz wykonać wszystko w maksymalnie 4-6 godzin. Efektywne zarządzanie czasem nie polegałoby na siedzeniu bezczynnie przez 8 godzin w oczekiwaniu na koniec dnia. Nie. Zamiast tego lepiej byłoby przepracować te 4-6 godzin, a następnie wykorzystać pozostałe na coś, co uważasz za bardziej wartościowe – na przykład rozpoczęcie pobocznego projektu lub przejście kursu programowania nad którym możesz pracować przy biurku.

Zarządzanie czasem to przyglądanie się Twojemu czasowi, a następnie decydowanie, jak naprawdę chcesz lub powinieneś go spędzać. Dlaczego to ma znaczenie? Teraz możesz zadać sobie pytanie, dlaczego zarządzanie czasem ma znaczenie? Ponieważ zajmuje stanowisko. To powiedzenie NIE marnowaniu czasu i TAK wydawanie go na coś, co jest dla Ciebie ważne. Zarządzanie czasem jest ważne, ponieważ pozwala Ci przejąć kontrolę nad swoim dniem i zacząć robić postępy w sprawach, na których naprawdę Ci zależy.

Powiedz mi, jak zacząć?

Jeśli chodzi o zarządzanie czasem, nie ma jednej, uniwersalnej, doskonałej strategii. Zamiast tego znajdziesz mnóstwo taktyk i technik, które możesz zastosować i eksperymentować we własnym życiu. Niektóre sprawdzą się znakomicie, inne sprawią, że poczujesz, jakbyś zmarnowała czas. Mnie osobiście planowanie dnia przyniosło ogromną korzyść. Nie tylko planuję swoje dni, ale także planuję, nad jakimi zadaniami zamierzam pracować w danym dniu, a następnie, ogólnie rzecz biorąc, planuję swój tydzień i tak dalej.

Lubię planować. Oto mały trik na zarządzanie czasem – jeśli lubisz planować lub postrzegasz to jako coś, co możesz pokochać, z pewnością wypróbowałabym to przez kilka dni. Jeśli to działa, rób to dalej. Jeśli tak się nie stanie, spróbuj czegoś innego. Powiem jednak, że najlepszym miejscem na rozpoczęcie zarządzania czasem jest miejsce, którego prawdopodobnie byś się nie spodziewała – wyznaczanie celów. Tak, wyznaczanie celów – czyli jak wyznaczać cele i jak je osiągać. Dlaczego?

Ponieważ wyznaczanie celów zmusza Cię do przeanalizowania tego, gdzie jesteś dzisiaj, sprawdzenia, gdzie chcesz być jutro, a następnie zastanowienia się, jak się tam dostać. Zanim więc zaczniesz skupiać się na zarządzaniu czasem, musisz najpierw wiedzieć, czego chcesz. A wyznaczanie celów właśnie Ci w tym pomoże. W przeciwnym razie, jeśli w ciągu 8-godzinnego dnia pracy będziesz mieć 2-4 godziny wolnego czasu, spędzisz je na rzeczach, które nie są ważne i tak naprawdę nie mają znaczenia. Nie chcesz tego. Chcesz wykorzystać każdą minutę.

Zarządzanie czasem i Ty

Mając już gotowe cele, czas zacząć budować system zarządzania czasem. Jest wiele do omówienia, ale ta sekcja jest poświęcona przyczynie. Jeśli chodzi o efektywne zarządzanie czasem, warto pamiętać o kilku wskazówkach. Niektóre z tych wskazówek obejmują następujące rady:

• nie sprawdzaj telefonu od samego rana – odsuń się od chęci sprawdzenia telefonu zaraz po przebudzeniu. Zamiast tego wykorzystaj ten czas na coś, co uważasz za nieco bardziej wartościowe (np. czytanie lub medytację).
• zrób listę – tworzenie list to świetny sposób, aby zachować koncentrację i podążać obraną drogą. Może to również pomóc Ci zachować lepszą organizację. Wypróbuj i obserwuj, jak zaczynasz spędzać więcej czasu na tym, co naprawdę ważne.
• deleguj – jednym z najlepszych sposobów na uwolnienie czasu dla siebie jest delegowanie lub dzielenie się obowiązkami. Nie bój się prosić o pomoc. Przeprowadź trudne rozmowy i uwolnij swój czas na rzeczy, które są najważniejsze.

Strategie zarządzania czasem

Masz kilka wskazówek gotowych do użycia. Co dalej? Strategie. Wskazówki i strategie zarządzania czasem idą w parze. Współpracują, aby pomóc Ci stworzyć solidny system zarządzania czasem. Mając to na uwadze, oto kilka strategii zarządzania czasem, których możesz użyć, aby lepiej zarządzać swoim czasem:

• ustal priorytety – określ, które zadania są pilne, ważne, oba lub żadne. Zastanów się nad tym i następnie odpowiednio je uszereguj. To świetny sposób, aby zyskać perspektywę na to, co faktycznie należy zrobić.
• ogranicz rozpraszanie uwagi — jedną ze świetnych strategii lepszego wykorzystania czasu jest unikanie czynników rozpraszających. Wiem, wiem, często łatwiej powiedzieć, niż zrobić. Ale pomaga, jeśli użyjesz techniki Pomodoro.
• nie rób za dużo – innymi słowy, nie przekraczaj harmonogramu. Wiedz, które zadania są ważne, a które nie, i odpowiednio zaplanuj swój harmonogram. Zarządzaj swoimi oczekiwaniami i planuj robienie tego, na co pozwala ci czas.

Umiejętności zarządzania czasem

Podobnie jak wskazówki i strategie, istnieje również kilka umiejętności zarządzania czasem, nad którymi będziesz chciała pracować i doskonalić. W tym momencie możesz zauważać, że te terminy często się pokrywają. Niektóre rzeczy można uznać zarówno za wskazówki, jak i umiejętności. Inne mogą być strategiami i wskazówkami. Niektóre mogą mieć wszystkie trzy cechy. Nie skupiaj się na semantyce. Zamiast tego skup się na pomysłach, które Cię wyróżniają i zacznij stosować je w swoim życiu. Oto kilka umiejętności zarządzania czasem, które możesz przećwiczyć:

• korzystaj z kalendarza – wspominałam o tym już kilka razy, ale planowanie jest niezwykle ważne, jeśli chodzi o zarządzanie czasem. Jeśli więc jeszcze go nie używasz, zacznij korzystać z kalendarza jak najszybciej.
• odbierz telefon – czasami SMS-y lub e-maile po prostu nie są w stanie przekazać tego, co można powiedzieć przez telefon. Nie trać więc czasu na pisanie maili. Zadzwoń i rozwiąż problem w 5 minut zamiast 50.
• optymalizuj swoje spotkania – spotkania pochłaniają mnóstwo czasu. Staraj się uczestniczyć tylko w tych, które są ważne i unikać pozostałych. Jeśli już musisz iść na spotkanie, upewnij się, że wszystko przebiega zgodnie z planem i jest zorganizowane w taki sposób, aby nie tracić dodatkowego czasu..

Gdzie w tym wszystkim jest produktywność?

Teraz, gdy wiesz już o zarządzaniu czasem, prawdopodobnie zastanawiasz się… jak w tym wszystkim mieści się produktywność? Cóż, jeśli zarządzanie czasem to sposób, w jaki zdecydujesz się go wykorzystać – na przykład decyzja o spędzeniu 1 godziny na realizacji swoich celów zamiast na oglądaniu programu – produktywność to efektywność, jaką osiągasz w ciągu tej 1 godziny.

Możesz przeznaczyć tę godzinę na swoje cele, ale kiedy faktycznie nadejdzie czas pracy, może się okazać, że przewijasz Instagram bez celu (tracąc czas). Dlatego produktywność jest połączeniem efektywności i wydajności. Liczy się to, jak szybko uda Ci się wykonać zadanie i jak dobrze ono wyjdzie. Jeśli połączysz produktywność z zarządzaniem czasem, rezultaty będą niesamowite. Kiedy działają razem, te dwie siły pomagają zapewnić rozsądne wykorzystanie czasu i poczynić poważne postępy w kierunku swoich celów i idealnego życia.

Podsumowanie

Jeśli chodzi o tworzenie idealnego życia, posiadanie czasu i możliwość wyboru, jak go spędzić, zarządzanie czasem jest jednym z kluczowych filarów, które należy wykorzystać. Jest wiele rzeczy, które możesz zrobić, aby lepiej zarządzać swoim czasem. Na początek spróbuj zastosować w swoim życiu tylko jedną z powyższych wskazówek, strategii lub umiejętności.

Wypróbuj, zobacz, co działa, odrzuć to, co nie i zachowaj to, co działa. Droga do opanowania swojego czasu jest długa, ale całkowicie tego warta. Podejmij działanie i zacznij zmieniać swoje życie na lepsze. Podziel się swoimi przemyśleniami na ten temat w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja