Umiejętności zarządzania czasem, które warto znać

W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, jak mądrze pomyśleć o swoim zarządzaniu czasem. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, jakie umiejętności zarządzania czasem warto mieć w swoim arsenale. Jesteś zajęta. Dużo się dzieje i chcesz doskonalić swoje umiejętności zarządzania czasem, aby móc zrobić jeszcze więcej. Podoba mi się to. Lubię zdeterminowanych ludzi takich jak Ty. Ludzi, którzy chcą zrobić ze swoim życiem więcej. Ludzi, którzy nie chcą po prostu istnieć, ale chcą się rozwijać. Pieprzyć przeciętność, prawda? Jesteś tutaj, aby zrobić coś niesamowitego i potrzebujesz jak największej liczby narzędzi, aby to urzeczywistnić. To wspaniale, jestem tu, żeby Ci pomóc.

Nie jestem osobą, która jakoś specjalnie odnajduje się w zadaniach manualnych. Używanie młotka lub wiertarki nie jest czymś, do czego jestem z natury predysponowana. Nigdy nie dzwoń do mnie, jeśli coś się zepsuło w Twoim domu. Gwarantuję, że pogorszę sytuację. Ale zdaję sobie sprawę, że tak jak każda inna umiejętność, umiejętność wykonywania prac ręcznych w domu jest zarówno koniecznością, jak i czymś, czego mogę się nauczyć.

Uczenie się nowych rzeczy jest ekscytujące

Jednak kilka lat temu byłem całkowicie beznadziejna. Nie interesowało mnie budowanie domków dla ptaków czy cokolwiek innego, co robisz z narzędziami. Szkoła i prace ręczne są dla mnie bardzo podobne. Obydwie są ważne, ale żadne z nich nie wzbudziło mojego zainteresowania. Dopiero gdy te rzeczy stały się istotne w moim życiu, zaczęłam się tym przejmować. Na przykład tak naprawdę zaczęłam uczyć się czegokolwiek ważnego dopiero po ukończeniu studiów, gdy wreszcie miałam czas na czytanie książek, które wydały mi się interesujące.

To samo dotyczy robót ręcznych. Dopiero, gdy zamieszkałam w miejscach, na których mi zależało, poczułam potrzebę nauczenia się malowania, obsługi wiertarki czy wieszania półki. Kiedy jednak stało się to istotne, dostrzegłam w tym wartość i byłam gotowa się uczyć. Więc zaczęłam się uczyć. To wymagało czasu i nie przychodziło mi zbyt naturalnie muszę przyznać.

Chociaż nadal wolę korzystać z laptopa zamiast śrubokręta, teraz czuję się pewnie, korzystając z obu narzędzi w równym stopniu. Praca nad nowymi umiejętnościami jest świetną zabawą – szczególnie gdy mogą one bezpośrednio i pozytywnie wpłynąć na Twoje życie. Tak powinnaś postrzegać swoje umiejętności zarządzania czasem.

Ponieważ, jeśli jesteś osobą zdeterminowaną i chcesz od życia więcej niż przeciętna osoba, zarządzanie czasem to jeden z aspektów, który będziesz chciała doskonalić. W końcu im lepiej potrafisz zarządzać swoim czasem, tym więcej zrobisz każdego dnia i tym większy postęp osiągniesz w realizacji swoich celów. Dlatego potraktuj ten post jako inspirację. .

Umiejętności zarządzania czasem – zmień sposób myślenia

Jedną z najlepszych umiejętności zarządzania czasem, jaką możesz zastosować, jest umiejętność zmiany sposobu myślenia. Posiadanie otwartego umysłu, który potrafi zrozumieć nowe punkty widzenia i jest gotowy je kwestionować. Zasadniczo, aby rzucić wyzwanie zarówno sobie, jak i swoim założeniom dotyczącym tego, jak wszystko działa. Świetnym sposobem, aby to zrobić, jest po prostu zadać sobie pytanie, dlaczego. Na przykład:

dlaczego robię X z samego rana?
czy tylko ja jestem odpowiedzialna za X?
czy ktoś inny może mi pomóc w X?

Te pytania mają pomóc Ci zrozumieć szerszy obraz sytuacji. Ponieważ często odkryjesz, że praca, którą wykonujesz, nie jest zgodna z Twoimi celami. Co jest sporym problemem. Dlatego od czasu do czasu zadaj sobie pytanie, dlaczego. Być może po prostu odkryjesz nowe sposoby działania. Albo jeszcze lepiej, dojdziesz do wniosku, że niektórych rzeczy, które teraz robisz, wcale nie trzeba robić.

Umiejętności zarządzania czasem – korzystaj z kalendarza

Ach, kalendarz. Przez wielu postrzegany jako jedna z najlepszych strategii zarządzania czasem (w tym również przez mnie). Dlaczego? Ze względu na to, jak bardzo pomaga w organizowaniu życia. Niezależnie od tego, czy planujesz na dzisiaj, na tydzień, czy na rok, korzystanie z kalendarza jest koniecznością.

Większość smartfonów ma wbudowany kalendarz. Osobiście korzystam z kalendarza Google oraz bullet journalu. Możesz skorzystać z bezpłatnej aplikacji lub kalendarza papierowego. Możesz skorzystać z notatnika lub arkusza kalkulacyjnego. Nie ma to znaczenia, jeśli masz jakiś system planowania. Używaj kalendarza do planowania przyszłości, utrzymywania porządku i zarządzania czasem.

Umiejętności zarządzania czasem – monotasking

Jasne i proste – wielozadaniowość nie działa. Kiedyś uważałem się za królową wielozadaniowości… dopóki nie zdałam sobie sprawy, że tak naprawdę nic nie udało mi się zrobić. Jeśli więc zastanawiasz się, jak efektywnie zarządzać czasem, pamiętaj o tym. Zamiast tego utwórz listę rzeczy, które musisz zrobić. Wybierz najważniejszy element z tej listy i zacznij nad nim pracować z jasnością i skupieniem. Zamknij swoje media społecznościowe, przełącz telefon w tryb samolotowy i gotowe. Wykonując jedno zadanie zamiast wielozadaniowości, zrobisz ogromne postępy we wszystkim, co próbujesz zrobić.

Umiejętności zarządzania czasem – bądź elastyczna

Co? Bądź elastyczna? Czy nie mówiłaś mi, żebym zaplanowała swoje życie za pomocą kalendarza? Tak, ale zarządzanie czasem to coś więcej niż tylko korzystanie z kalendarza. Rzeczy wydarzą się nieoczekiwanie. Tu czy tam pojawiają się problemy, zmieniają się terminy, awarie oprogramowania. Życie czasami pokrzyżuje Twoje plany. Kiedy tak się stanie, musisz być elastyczna.

W takich chwilach wykorzystaj swój czas najlepiej, jak potrafisz, ale nie bądź dla siebie zbyt surowa, jeśli inne rzeczy będą miały pierwszeństwo. Bądź elastyczna w swoim harmonogramie i bądź otwarta na fakt, że wszystko się zmienia i będziesz musiała się dostosowywać w miarę upływu czasu. Nie używaj jednak tych wydarzeń jako wymówki do zaprzestania pracy nad osiągnięciem swoich celów. Zamiast tego, gdy nieoczekiwana sytuacja zostanie rozwiązana, wróć do zadania z determinacją i zapałem.

Umiejętności zarządzania czasem – naucz się mówić nie

Możesz czuć potrzebę powiedzenia „tak” każdej rzeczy, która stanie Ci na drodze. To powszechne uczucie, które podziela wiele osób. Rozumiem to. Nie chcesz przegapić okazji. Jeśli więc zgodzisz się na wszystko, nigdy niczego nie przeoczysz. To jednak nieprawda. Pamiętaj, że jedną z najlepszych umiejętności zarządzania czasem, którą powinnaś rozwinąć, jest rozpoznawanie, kiedy powiedzieć „tak”, a kiedy powiedzieć „nie”. Ponieważ jeśli powiesz „tak ” jednej możliwości, oznacza to, że jednocześnie powiesz „ nie” potencjalnie setkom innych możliwości.

Na przykład, jeśli w weekend bierzesz udział w konferencji, która Cię nie interesuje, jest to czas, który możesz przeznaczyć na:

pracę nad Twoim pobocznym projektem,
ćwiczenia,
czytanie,
spędzanie czasu z bliskimi,
aktualizowanie CV w celu uzyskania lepszej pracy.

Ale zamiast robić którąkolwiek z tych rzeczy, siedzisz w słabo oświetlonej sali konferencyjnej i słuchasz, jak ktoś gada o czymś, czego nigdy nie użyjesz. Zatem pamiętaj, że za każdym razem, gdy mówisz „tak” jednej rzeczy, mówisz także „ nie ” innej rzeczy i podejmij odpowiednią decyzję.

Umiejętności zarządzania czasem – optymalizuj swoje spotkania

Spotkania to pożeracz czasu. W najlepszym przypadku pomagają w realizacji projektu. W najgorszym przypadku zmarnują godzinę z Twojego skądinąd produktywnego dnia. Podobnie jak w przypadku rozpoznawania, kiedy powiedzieć tak, a kiedy nie, poświęć trochę czasu na zrozumienie, które spotkania zapewnią Ci wartość, zanim się na nie zgodzisz. Jeśli uznasz, że nie jest to wartościowe, grzecznie odmów. Lub jeśli uznasz, że jest to ważne spotkanie, w którym warto wziąć udział, upewnij się, że:

są tam tylko niezbędni ludzie – niech będzie to mały i zwięzły krąg tylko potrzebnych osób,
istnieje zarys tematów, które będą poruszane – unikniesz zbędnych dyskusji,
jest zaplanowane na krótki okres i kończy się punktualnie.

Za wszelką cenę staram się unikać spotkań, ale kiedy muszę w nich uczestniczyć, upewniam się, że przestrzegają tych wytycznych.

Umiejętność zarządzania czasem – nie bój się użyć telefonu

Oto jedna z najlepszych (i najprostszych) umiejętności zarządzania czasem, którą warto rozwinąć – podnieś słuchawkę. Wysyłanie e-maili tam i z powrotem to strata czasu. Komunikacja może często się rozpadać, dostarczanie wiadomości może być opóźnione, a ludzie mogą potrzebować kilku dni na udzielenie odpowiedzi. Jeśli chcesz szybko załatwić sprawę, spróbuj zamiast tego podnieść słuchawkę i zadzwonić do drugiej osoby. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnej straty czasu i nieporozumień w komunikacji.

Umiejętności zarządzania czasem – ustalanie priorytetów

Mając stale rosnącą listę zadań do wykonania, konieczne jest ustalenie priorytetu tego, co ważne, a tego, co nie. Przejrzyj więc swoją listę i określ, które elementy są ważne, nieważne, pilne i niepilne (często określane jako macierz Eisenhowera). Wykorzystaj swoje cele jako punkt odniesienia, aby określić, nad którymi elementami należy popracować w pierwszej kolejności. Umieść pilne i ważne sprawy na górze listy, a niepilne i mało ważne umieść na dole.

Umiejętności zarządzania czasem – zmotywuj się

Niezależnie od tego, czy chodzi o pracę, rutynę czy ogólny stan zdrowia, wypalenie zawodowe nie jest przyjemne. Bądź więc proaktywna. Eksperymentuj z różnymi sposobami utrzymania świeżości i motywacji. Zbuduj nowe pozytywne nawyki, wypróbuj nowe techniki i idź dalej. Traktuj dobrze swój umysł i ciało, abyś mogła utrzymać poziom energii na dłuższą metę.

Umiejętności zarządzania czasem – naucz się skupiać

Aby zamknąć listę umiejętności zarządzania czasem, jedną z umiejętności, która przyniesie ogromne korzyści z rozwijania, jest koncentracja. Im lepiej się skoncentrujesz, tym łatwiej będzie Ci ukończyć ważne zadania i wykonać prawdziwą pracę. To naprawdę niezbędna umiejętność, którą warto mieć w swoim pasku narzędzi do zarządzania czasem. Spróbuj więc:

włączyć swój telefon w tryb samolotowy, abyś się nie rozpraszała,
włącz muzykę, która pomaga Ci się skupić,
odłóż na bok swoje obecne miejsce pracy i znajdź spokojniejsze miejsce do pracy.

Kluczem do tego, aby ta umiejętność zarządzania czasem zadziałała, jest odkrycie tego, co najlepiej pozwala Ci się koncentrować.

Podsumowanie

Podobnie jak nauka obsługi młotka czy malowania ścian, budowanie repertuaru umiejętności zarządzania czasem będzie wymagało czasu. Nie stanie się to natychmiast i nie stanie się to z dnia na dzień. Jeśli jednak każdego dnia będziesz robić małe kroki do przodu w zakresie swoich umiejętności, Twoja zdolność do efektywnego zarządzania czasem i robienia więcej będzie nadal rosła.

Więc do dzieła. Ruszaj do przodu i osiągaj postęp, o jakim marzysz. Wykorzystaj wymienione powyżej umiejętności zarządzania czasem i zacznij wykorzystywać swój czas jak nigdy dotąd. Podziel się swoimi przemyśleniami na ten temat w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja