Skuteczne strategie zarządzania czasem

W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, jak zwiększyć produktywność. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, jakie znam skuteczne strategie zarządzania czasem. Przyjrzyj się swojej liście rzeczy do zrobienia. Jak się z tym czujesz? Wzmocniona czy zestresowana? Skłaniasz się bardziej w stronę paniki niż spokoju, prawda? To całkowicie naturalne. Ja mam tylko jedną rzecz do pomocy – strategie zarządzania czasem. Ale zanim do tego przejdziemy, muszę Ci coś powiedzieć. Jesteś szczęściarą. Masz szczęście, że jesteś zmotywowana. Całe szczęście, że jesteś zdeterminowana.

Masz szczęście, bo jeśli to czytasz, jesteś typem osoby, która chce od życia więcej. I to jest ekscytujące. Ponieważ w miarę ciągłego poszukiwania nowych pomysłów i lekcji, będziesz nadal robić postępy. Ale jednym z problemów, na który natkniesz się, będzie to, jak zarządzać tymi wszystkimi wspaniałymi rzeczami. Jak wcisnąć ten dodatkowy projekt, jak znaleźć czas na zajęcia jogi. Wykonanie wszystkiego może być trudne.

Gotowa na wyzwanie?

Do tej pory przebiegłam trzy półmaratony. Pierwszy był raczej kaprysem. Bardzo niepodobne do mnie. Lubię planować i przygotowywać się na różne rzeczy tak bardzo, jak tylko mogę. Ale pomyślałam – hej, to wydaje się dość łatwe. Mam po prostu biec po linii prostej przez trzy godziny i przebiegnę 21 kilometrów? Wchodzę w to.

W poprzedzających tygodniach zrobiłam kilka dłuższych biegów, ale nic wyczynowego. Oczywiście nie jest to tak długie jak maraton, ale i tak jest dość trudne. Tak czy inaczej, byłem podekscytowana i gotowa na wyzwanie. Nie zapisałam się jednak na oficjalny półmaraton. Nawet nie ćwiczyłam wcześniej nawigacji po trasie. Mój proces podejmowania decyzji wyglądał następująco:

• jestem tutaj – w punkcie A,
• gdzie jest 21 kilometrów km stąd,
• to punkt B, tam właśnie pobiegnę.

Skutki braku sensownego planu

Nadszedł ten dzień i przyszedł czas na bieganie. Przygotowałam wodę i przekąski, nałożyłam krem z filtrem przeciwsłonecznym i rozpoczęłam moją przygodę. To był lipiec. I było gorąco. I nie tylko gorąco. Jak gorąco. Jak wtedy, gdy ludzie mówią frazesami o jajkach gotowanych na gorących chodnikach. Było popołudnie i rozpoczynałam bieg, którą luźno zaplanowałam kilka dni wcześniej. Bieg zaczął się dość łatwo. Ale w miarę odkrywania nowych terytoriów odkryłam, że nie tylko wybrałam ścieżkę z niewielkim cieniem, ale także wybrałam trasę, która prawie w całości prowadziła pod górę. To też nie jest przesada. Jeśli nie biegłam po płaskim terenie, biegłam pod górę. Wzgórze za wzgórzem, wzgórze za wzgórzem. Przebiegłam ten bieg kilka lat temu i nadal czuję się wyczerpana tymi cholernymi wzgórzami.

Trzy godziny i prawie nieskończona liczba wzniesień później. Udało mi się. Dotarłam do mety, którą sobie wyznaczyłam. Ukończyłam półmaraton. To nie było łatwe. To nie było to, co planowałam. I wcale nie było to takie przyjemne. Ale mimo wszystko to skończyłam. Proces ten wydał mi się tak satysfakcjonujący, że od tego czasu przeprowadziłam jeszcze dwa takie eksperymenty. Półmaraton numer dwa, do którego planowałam, trenowałam i przygotowywałam się. Było dużo łatwiej. Nie jest to łatwe, ale łatwiejsze. Półmaraton numer trzy odbył się i… także został przeprowadzony dla kaprysu. Wiem, nie wyciągnęłam lekcji z pierwszego. Ale to były moje urodziny i chciałam zrobić coś wymagającego. Nie możesz mnie winić, prawda?

Niezbędne strategie zarządzania czasem

Bieganie długodystansowe ma to do siebie, że jest bardzo podobne do uczucia przytłoczenia, którego teraz doświadczasz. Biegając na długich dystansach, musisz pamiętać o wielu rzeczach:

• poziom energii – przekąski i woda,
• postawa i forma – żeby nie nabawić się kontuzji,
• przeszkody – samochody, rowerzyści, dzikie zwierzęta,
• czego słuchasz w trakcie biegu, żeby się nie nudzić.

Jeśli zaczniesz się ślizgać w jednym obszarze, wszystko inne się rozpadnie. Biegi długodystansowe zależą w równym stopniu od stanu psychicznego, jak i fizycznego. Jeśli zaczniesz się nudzić, przyspieszysz i spróbujesz zrobić to szybciej. Kiedy tak się dzieje, spalasz więcej energii, co wymaga więcej pożywienia, co z kolei wymaga zużycia zapasów szybciej, niż planowałaś. Co może oznaczać, że rozpadniesz się na wiele kilometrów przed ostatecznym celem. To wszystko jest połączone.

Kiedy jesteś przytłoczona, masz dużo na głowie. Masz wiele do zrobienia i wiele do osiągnięcia. Tak jak podczas biegania, jeśli pozwolisz, aby jedna rzecz się wymknęła, cały plan się rozpadnie. Jeśli spędzasz zbyt dużo czasu przy biurku, zaczniesz czuć się wypalona. Jeśli poczujesz się wypalona, zaczniesz częściej zgłaszać choroby. A jeśli nadal będziesz to robić, zaczniesz tracić część swoich obowiązków i rzeczy, na których Ci zależy. Podobnie jak w przypadku biegania, wszystko jest ze sobą połączone. Zamiast więc pozwolić, aby przytłoczenie Cię przycisnęło, skorzystaj z następujących strategii zarządzania czasem. Wykorzystaj je na swoją korzyść, aby zrobić więcej. Wcisnąć 25 godzin zadań w 24. Zmniejszyć część stresu i zmęczenia oraz zastąpić je jasnością i entuzjazmem.

Strategie zarządzania czasem – ustalaj priorytety

Pierwszą strategią zarządzania czasem, którą powinnaś wypróbować, jest ustalanie priorytetów. Dużo o tym mówię na moim kursie dotyczącym produktywności (nad którym pracuję), ale ustalanie priorytetów to umiejętność, która, jeśli zostanie wykonana prawidłowo, pozwala pracować nad tym, co naprawdę ważne, a nie nad tym, co tylko jest na liście.

Aby skutecznie ustalać priorytety swoich zadań, musisz najpierw zrozumieć różnicę między zadaniami pilnymi, ważnymi, obydwoma lub żadnymi z nich. Nazywa się to czasem macierzą Eisenhowera. Przejrzyj swoją listę rzeczy do zrobienia i oceń, czy zadania są pilne, czy nie, a następnie ważne czy nieważne. Pomoże Ci to lepiej zrozumieć, nad czym należy popracować w pierwszej kolejności. Kiedy już wiesz, nad czym należy popracować (a nad czym nie), możesz usunąć nadmiar z talerza i pracować tylko nad tym, co faktycznie ważne, a nie tylko pilne.

Strategie zarządzania czasem – planuj z wyprzedzeniem

Aby zrobić coś dobrego, musisz spojrzeć w przyszłość. Nie, nie musisz być jasnowidzką. Trzeba jednak mieć poczucie czasu. Ponieważ jeśli nie planujesz odpowiednio z wyprzedzeniem, sprawy mogą przemknąć bez Twojej uwagi. Być może masz za dużo zaplanowanych spotkań. A może masz zdecydowanie za dużo zadań na dany dzień. Albo jeszcze gorzej, może pracujesz nad rzeczami, które nie popychają Cię do przodu.

Więc popraw mi humor. Wykonaj tę prostą czynność i faktycznie zaplanuj swój dzień. Usiądź, zanotuj wszystko, co musisz zrobić i stwórz plan swojego czasu. Wiem, że jesteś zajęta. Wiem, że masz dużo na głowie i nie chcesz tracić czasu na planowanie, jak spędzić pozostałe bloki czasu. Ale planowanie jest ważne. Więc, spróbuj. Nawet gdy jesteś zajęta. Zwłaszcza, gdy jesteś zajęta.

Strategie zarządzania czasem – znajdź czas na spokój

Jedną z mniej oczywistych strategii zarządzania czasem jest znalezienie czasu na spokój. Teraz, jeśli masz dwa dni pracy i w jakiś sposób musisz je zmieścić w jednym, spokój jest prawdopodobnie ostatnią rzeczą, o której myślisz. Jednak znalezienie czasu na spokój sprawi, że Twoja praca stanie się przyjemniejsza.

Spokój można znaleźć w wielu postaciach, takich jak:

• spacer wśród zieleni,
• jedzenie posiłku powoli,
• medytacja.

Spędzenie chwili w ciszy i samotności pozwoli Ci odzyskać skupienie i opanowanie. Ty z kolei będziesz mogła wrócić do pracy z nową energią. Ucisz burzę umysłu i wznów swoją pracę ze zwiększoną przejrzystością i efektywnością.

Strategie zarządzania czasem – nie rozpraszaj uwagi

Dużo się dzieje. Jesteś zajęta. Nie musisz marnować nadmiaru czasu, przeglądając Instagram na telefonie. Słuchaj, robienie przerw w ciągu dnia nie jest złe. Faktycznie, jest świetnym pomysłem. Problem pojawia się jednak, gdy przerwy te stają się coraz częstsze. Być może okaże się, że spędzasz więcej czasu na YouTube niż przypuszczałaś.

Te małe rozrywki w efekcie zabierają ogromną część Twojego dni. Usuń więc najbardziej rozpraszające aplikacje. Usuń zakładki swoich ulubionych witryn. Zrób wszystko, co w Twojej mocy, aby wyeliminować czynniki rozpraszające i skupić się na pracy przed tobą

Strategie zarządzania czasem – naucz się mówić nie

Powiedzenie „tak” jest zabawne. Otwiera Cię na nowych ludzi, miejsca i doświadczenia. Otwiera Cię to także na wykonywanie pracy za innych ludzi. Wiedza, kiedy powiedzieć „tak”, a kiedy „ nie”, ma kluczowe znaczenie dla lepszego zarządzania czasem. W końcu Twój czas to ograniczony zasób. Gdy go zużyjesz, już go nie ma.

Jest to zatem jednorazowa strategia zarządzania, którą musisz nauczyć się stosować. Powiedz „nie” rzeczom, które nie są zgodne z Twoimi celami. Na początku możesz czuć się niekomfortowo. Jednak wraz z praktyką będzie coraz łatwiej. Zwłaszcza, gdy ponownie zaczniesz zauważać korzyści płynące z kontrolowania swojego czasu. Jeśli to pomoże, pamiętaj także, że mówienie „ nie” nie jest oznaką słabości, ale raczej siły. Mówi drugiej osobie, że jesteś silna i dokładnie wiesz, czego chcesz dokonać, a co ważniejsze, kim nie jesteś.

Strategie zarządzania czasem – deleguj obowiązki

Jeśli chcesz, żeby coś było zrobione dobrze, zrób to sama. To piękne wyrażenie, które może się sprawdzić w pewnych okolicznościach, ale jeśli chodzi o zarządzanie czasem, nie jest ono zbyt pomocne. Zamiast tego potrzebujesz delegowania. Jeśli szukasz strategii zarządzania czasem w pracy, ta jest świetna. Chociaż możesz chcieć zająć się wszystkim sama, powierzenie odpowiedzialności innym to świetny sposób na uwolnienie czasu na pracę nad ważniejszymi sprawami.

Przeglądając więc listę rzeczy do zrobienia, sprawdź, czy jest coś, co można oddelegować komuś innemu. Jeśli nie, ustal, czy jest ktoś, z kim możesz podzielić się odpowiedzialnością. Pamiętaj, że zarządzanie czasem polega na pracy mądrzejszej, niekoniecznie cięższej. Deleguj zadania, które nie są dla Ciebie ważne, abyś mogła zająć się sprawami ważnymi.

Zwyczajnie zacznij…

To jedna z moich ulubionych strategii zarządzania czasem, ponieważ zmusza Cię do działania. Aby wstać z miejsca i zacząć zmierzać do swoich celów. Bo jeśli nie zaczniesz, nigdy nie skończysz. Nie rozpoczynanie zadania (czyli odkładanie na później) to jeden z najlepszych sposobów na marnowanie czasu.

Zamiast więc odkładać na później, każdy dzień zacznij od zajęcia się najpierw najtrudniejszymi zadaniami. Wybierz najbardziej onieśmielające i stresujące zadanie i rozpocznij od niego dzień. Zgadza się. Zacznij od tego swój dzień, abyś wykorzystała większość swojej motywacji na tym zadaniu, zanim zaczniesz spalać ją na łatwych rzeczach.

Strategie zarządzania czasem – bądź proaktywna

Bycie reaktywną oznacza reagowanie na przeszłość. Bycie proaktywną oznacza przewidywanie, planowanie i działanie z myślą o przyszłości. Reaktywne działanie zmusza Cię do radzenia sobie z zadaniami, które już stały się problemem. Działając proaktywnie, możesz zająć się zadaniami, zanim wymkną się spod kontroli.

Jeśli stale gasisz pożary, prawdopodobnie reagujesz – zajmując się problemem, gdy już zaczął powodować problemy. W przyszłości staraj się być bardziej proaktywna. Rozwiązuj problemy z wyprzedzeniem, abyś mogła poświęcić mniej czasu na zarządzanie chaosem, a więcej na pracę nad osiągnięciem swoich celów.

Strategie zarządzania czasem – ogarnij bałagan

To prosta wskazówka, która dobrze wykonana może przynieść Ci ogromne korzyści. Kiedy na moim biurku panuje bałagan, nie mogę się skupić. Gdy nie mogę się skupić, nie mogę nic zrobić. Dopiero gdy wszystko zostanie ułożone na właściwym miejscu, mogę zacząć prawdziwą pracę. Prawdopodobnie ty masz tak samo. Nie pozwól więc, aby bałagan marnował Twój czas. Postępuj zgodnie ze strategią zarządzania czasem organizacji i przestań marnować czas na rzeczy, które nie są ważne.

To jedna z tych strategii zarządzania czasem, która wydaje się oczywista, ale w rzeczywistości nie wystarczająca liczba osób to robi. Powtórzę – jeśli bałagan zaśmieca Twój umysł (tak jak mój), lepiej poświęć kilka minut na uporządkowanie swojego miejsca pracy.

Podsumowanie

Na ten moment powinnaś być gotowa do działania. Uporządkuj więc swoje priorytety i ustal, jak najlepiej spędzić czas. Usuń nieistotne pozycje z listy rzeczy do zrobienia i pracuj nad czymś, co jest istotne dla Ciebie. Kiedy poczujesz się przytłoczona, wyobraź sobie, że biegniesz w pierwszym półmaratonie. Próbując wspiąć się na wzgórze za wzgórzem. Pamiętaj, że podobnie jak w przypadku biegania, wszystko jest w równowadze.

Jeśli zużyjesz swoją energię na jednej arenie, nie będziesz jej już miała na pozostałych. Jeśli poświęcisz cały swój czas na jeden projekt, nie będziesz miała czasu na inne. Wiedz, co jest dla Ciebie ważne i nad czym należy popracować. Skorzystaj z powyższych strategii zarządzania czasem i podejmuj działania z większą przejrzystością i produktywnością. Podziel się swoimi przemyśleniami na ten temat w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja