W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, jak szybko i skutecznie pokonać prokrastynację. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o sposobach na uporządkowanie zajętego życia. Jest kilka rzeczy ważniejszych niż poczucie kontroli. Ale bez niego możesz poczuć się jak wariatka, gdy nowe wymagania stawiane są już i tak delikatnemu systemowi. Jeśli potrafisz uporządkować chaos, możesz odzyskać poczucie kontroli.
Oto dwadzieścia szybkich strategii uzyskiwania kontroli. Nie próbuj robić ich wszystkich jednocześnie, bo i tak skończy się na zwlekaniu. Po prostu użyj jednej lub dwóch z tych strategii, aby uzyskać szerszy obraz tego, co należy zrobić dalej i uzyskać motywację do rozpoczęcia działania.
Sposoby na uporządkowanie zajętego życia
Zrób listę. Zacznij pisać listę wszystkich rzeczy, które musisz zrobić. Jeszcze nie sortuj ani nie ustalaj priorytetów. Po prostu pisz dalej, aż uzyskasz sekwencję czynności do wykonania. Tworzenie list może dać Ci poczucie kontroli, ponieważ teraz masz wszystko, co musisz zrobić, w twoich rękach. Jeśli lista nadal wydaje się zbyt długa, przejdź do jednej z innych technik.
Pisz dziennik. Otwórz pusty dokument Word bądź czystą kartkę papieru i zapisz swoje myśli. Pomoże Ci to zrozumieć wszystko, co teoretycznie czujesz, że musisz zrobić. Dziennik jest znacznie lepszym narzędziem do planowania i daje więcej możliwości niż tylko przemyślenie problemów.
Znajdź następne zadanie. Szybka strategia polega po prostu na ustaleniu, co należy zrobić dalej. Skoncentrowanie się na natychmiastowych działaniach może nie być najlepszą długoterminową strategią, ale przyniesie Ci tymczasowy porządek. Podejmując decyzje tylko o tym, co robić dalej, możesz przełamać prokrastynację.
Określ, czego chcesz. Dlaczego w ogóle to robisz? Jasno określ pożądany rezultat. Może to być czysty dom, pusta skrzynka odbiorcza lub gotowy raport. Z jasnością możesz pracować lepiej i dzięki niej dowiedzieć się, co należy zrobić. Rozmyte cele powodują zamieszanie i stres.
Moc „nie”, Twoje MIT oraz eliminacja zadań
Znajdź swoje MIT. Znajdź swoje najważniejsze zadanie. Gdybyś miała tylko czas i energię na zrobienie jednej rzeczy, co by to było? Wykonaj to zadanie najpierw. Nawet jeśli nie możesz wykonać nic innego lub reszta dnia jest szalona, poradzisz sobie z tym najbardziej krytycznym zadaniem.
Wyeliminuj nieistotne. Narysuj linię na środku kartki papieru. W górnej części jednej połowy napisz „krytyczne”, a w drugiej „nieistotne”. Weź swoją listę zadań i umieść najważniejsze zadania w kolumnie oznaczonej jako „krytyczne”, a resztę umieść po drugiej stronie. Nawet jeśli musisz wykonać obie strony, skupienie się na pierwszej kolumnie pomoże Ci ustalić priorytety.
Zapisuj wszystko w jednym miejscu. Weź wszystkie swoje planery, kalendarze i różne listy rzeczy do zrobienia i zapisz, co należy zrobić, na jednej kartce papieru. Połączenie wszystkich zadań do wykonania może pomóc Ci zobaczyć, co należy zrobić, w jednym źródle.
Wykorzystaj moc „nie”. Miej odwagę powiedzieć „nie” marnemu wykorzystaniu twojego czasu. Mówienie ludziom, że nie możesz im pomóc, może wydawać się samolubne, ale czasami tak trzeba. Niekończące się próby spełnienia wymagań, które stawiasz sobie i innym, to przepis na wypalenie. Nie mów im, że spróbujesz, jeśli nie masz czasu. Po prostu powiedz nie.
Sposoby na uporządkowanie zajętego życia
Zapytaj – „co by się stało, gdybyś przestała?”. Określ najgorszy przypadek, jeśli różne pozycje na liście nie są gotowe. Co się stanie, jeśli pranie nie zostanie dziś odebrane? Jeśli nie przyjdziesz do pracy? Co się stanie, jeśli nie odpowiesz na e-mail? Może to być ostatnia próba ustalenia priorytetów, co najmniej Cię boli, gdy jesteś całkowicie przytłoczona.
Zaplanuj to. Weź zadania i zapisz je w swoim kalendarzu. Planowanie może być przydatne do rozłożenia nagłej części pracy. Jeśli lądujesz na zwolnieniu lekarskim lub idziesz na urlop, planowanie może pomóc Ci rozłożyć niezwykle napięty harmonogram. Tylko upewnij się, że go nie nadużywasz, bo popadniesz w dług czasowy, w którym rzeczy do zrobienia są nieustannie wypychane w przyszłość.
Nadaj ramy czasowe. Znajdź jedno działanie. Wyznacz termin 30-90 minut i wykonaj je. W przypadku ram czasowych czynność musi zostać zakończona w ramce lub w ogóle się nie kończy. Może to kontrolować zwlekanie i zmusić Cię do przyspieszenia pracy.
Zrób swoją codzienną porcję. Określ, czym chcesz się dzisiaj zająć. Jeśli masz wiele zadań na swojej liście, po prostu wybierz to, z czym czujesz, że możesz sobie dzisiaj poradzić. Może to pomóc Ci skupić się na bieżących zadaniach, aby nie odkładać całej masy pracy.
Krytyczna szóstka, rozpraszacze i delegowanie
Znajdź swoją krytyczną szóstkę. Słyszałam kiedyś świetną historię o tej technice. Na początku XX wieku do biura potężnego dyrektora firmy stalowej wszedł młody mężczyzna. Powiedział kierownikowi, że może potroić swoją produktywność. Poprosił tylko o to, by dyrektor zapłacił mu później tyle, ile uzna za wartościowy pomysł.
Pomysł polegał na tym, że każdego dnia zapisujesz cyfry od jednego do sześciu na kartce papieru. Następnie zapisz pierwsze, drugie i szóste najważniejsze zadanie dnia. Swój dzień pracy zaczynasz od numeru jeden. Nawet jeśli spędzisz cały dzień na tym jednym zadaniu, nie ma możliwości, abyś była bardziej produktywny przy użyciu innego systemu. Miesiąc po swoim przemówieniu młody człowiek otrzymał od dyrektora czek na dziesięć tysięcy dolarów.
Odłącz rozpraszacze. Wyłącz wszystkie źródła rozrywki. Odłącz internet, wyłącz powiadomienia e-mail, zamknij drzwi i poproś ludzi, aby Ci nie przeszkadzali. Odłóż telefon, zamknij okno i wyłącz wszelkie elementy rozpraszające. Zamknij wszystkie nieużywane okna w komputerze. Skoncentruj się całkowicie na porządkowaniu i pracy nad kolejnym zadaniem.
Deleguj. Chociaż delegowanie nie zawsze jest najlepszą strategią wykonywania pracy, może być przydatne w przypadku chronicznych przypadków nadmiernej pracy. Zatrudnij kogoś do rutynowych zadań, które pochłaniają większość Twojego czasu i nie wymagają Twojej osobistej uwagi. Zapłać komuś za ścinanie trawy lub odśnieżanie podjazdu.
Sposoby na uporządkowanie zajętego życia
ABC. Podziel swoje zadania na trzy stosy oznaczone A, B i C. Zadania A są Twoim najwyższym priorytetem. To zadania, które będą miały wpływ na Twoje życie za pięć lat. Może to być otwarcie rachunku inwestycyjnego, spędzanie czasu z dziećmi lub pisanie biznesplanu. Nie zawsze pilne, ale bardzo ważne.
Zadania typu B to twój drugi priorytet. To zadania, które będą miały wpływ już za rok. Oszczędzanie na wakacje, wymiana zepsutego urządzenia lub stworzenie systemu organizacji dla twojego komputera może się tu zmieścić. Zadania C są Twoim ostatnim priorytetem. Są to zadania, które nie będą miały znaczenia za rok od teraz. Poświęć co najmniej połowę swojego czasu na zadania A, 30% na B i nie więcej niż 20% na zadania C.
Może to przynieść inny zestaw priorytetów niż niektóre z moich poprzednich sugestii, ale uważam, że najlepiej nadaje się to w sytuacjach chronicznego przepracowania. Skoncentrowanie się na pilnych sprawach jest przydatne tylko wtedy, gdy pojawia się nagły przypływ nowej pracy, a nie wtedy, gdy zajęcie jest ciągłym aspektem twojego życia.
Medytuj nad tym. Weź kilka głębokich oddechów i skup się na tym, co należy zrobić. Medytacja może pomóc Ci usunąć niepokój związany z pracą i wprowadzić Cię w efektywny stan.
Zapisz zadania na karteczkach. Chwyć stos karteczek i napisz na każdej z nich zadanie. Przyklej je do ściany i zdejmij, gdy będą gotowe. To bardziej wizualny system dla osób, które nie lubią liniowych list rzeczy do zrobienia.
Ostatecznie zdaj się na ślepy los
Zmień ramy. Zmień sposób przedstawiania zadania w swoim umyśle. Jeśli wmawiasz sobie, że masz „górę” pracy do wykonania, może to powodować zwlekanie. Skoncentruj się na swoim nakładzie pracy jako „stosie”, który możesz uznać za osiągalny.
Rzuć kostką. Zacznij od razu, wybierając losowe zadanie i po prostu zacznij pracować. Niekończący się czas spędzany na zastanawianiu może być objawem zwlekania. Zastosuj szybką, nawet losową decyzję, pracując natychmiast i ustalając priorytety później. Może to pomóc Ci nabrać rozpędu, zanim zaczniesz filozofować nad tym, co należy zrobić.
Masz inne pomysły? Podziel się swoimi przemyśleniami na ten temat w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.
Udanego życia,
Cataleja
