Jak stworzyć skuteczny plan produktywności?

W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, jakie znam pomysły na ciekawe poranne rutyny. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, jak stworzyć skuteczny plan produktywności. Wiesz, co mi się nie podoba? To uczucie przytłoczenia, gdy masz za dużo do zrobienia. Dobra wiadomość jest jednak taka, że istnieje sposób na radzenie sobie ze stresem i pomaganie sobie samej każdego zabieganego dnia. Potrzebujesz planu produktywności. Co to jest plan produktywności?

Krótko mówiąc, jest to plan na Twój czas. Mapa, za pomocą której możesz poruszać się po zabieganych dniach. Bo spójrzmy prawdzie w oczy, jesteś zabiegana. Ponieważ jesteś też zmotywowana, więc jakie są szanse, że przestaniesz tak bardzo się starać? Zerowe, prawda? Jeśli więc nie możesz powstrzymać się od osiągania zbyt wysokich wyników, możesz spróbować złagodzić część tego stresu, abyś mogła każdego dnia robić postępy. I tu właśnie pojawia się plan produktywności.

Jak do tego doszłam?

Dorastając, uprawiałam wiele sportów – koszykówkę, siatkówkę, tenis. Dużo sportu. Ze względu na mój napięty harmonogram zajęć sportowych nie pozostawiało mi to zbyt wiele czasu na odrobienie zadań szkolnych. Pomiędzy wczesnym wstawaniem na zajęcia a uprawianiem sportu popołudniami i w weekendy, mój czas był bardzo ograniczony. Ale… wciąż miałam pracę domową i testy, do których musiałam się przygotować.

Więc co zrobiłam? Cóż, nie pamiętam dokładnie, kiedy i jak to się zaczęło – może byłam w gimnazjum lub liceum – ale doskonale pamiętam, jak siadałam przy zagraconym biurku i za pomocą karteczek samoprzylepnych zapisywałem swój harmonogram każdego dnia. W poniedziałek chciałabym:

• obudzić się o godzinie 7:00,
• ubrać się i zjeść śniadanie od 7:30 do 8:00,
• iść do szkoły od 8:00 do 15:00,
• iść na trening od 16:00 do 18:00,
• zjeść kolację od 18:00 do 19:30,
• odrobić zadanie domowe od 19:00 do 22:00.

To nie jest dokładna replika harmonogramu, który stworzyłam, ponieważ nie mam pojęcia, jak dokładnie wyglądał mój harmonogram przez te wszystkie lata. Ale jest całkiem blisko. Siadałam i robiłam plany na każdy dzień tygodnia od poniedziałku do niedzieli. Nie wiedziałam, że siedząc tam, nie zdając sobie z tego sprawy, tworzyłam pierwsze wersje planu produktywności.

Całe ciasto, nie tylko kawałek

Co skłoniło mnie do stworzenia dla siebie tych wczesnych planów produktywności? Cóż, prawda jest taka, że nie chciałam z niczego rezygnować. Wiedziałam, że mój talerz jest pełny, wiedziałem, że mam dużo do zrobienia, ale nie chciałam przestać tego robić. Chciałam całe ciasto, a nie tylko kawałek. Cały cholerny talerz. I jestem pewna, że czujesz dokładnie to samo. Chcesz więcej i więcej i więcej. Z pewnością nie chcesz rezygnować z niczego w pogoni za lepszym życiem, którego pragniesz.

Więc co zrobić? Cóż, weź przykład z mojej młodszej wersji i stwórz plan na swój czas, który pozwoli Ci zrobić wszystko, a nawet więcej. Ponieważ instynktownie, nawet w tak młodym wieku, wiedziałam, że jeśli mam przetrwać te lata z moimi ocenami, przyjaciółmi i hobby, potrzebuję planu na swój czas. Więc to właśnie dla siebie stworzyłam. Rok po roku moja metoda tworzenia planów produktywności rozwijała się, zmieniała, ewoluowała i dostosowywała do dzisiejszego stanu. W to, czym się teraz z Wami podzielę.

Na początek omówmy, czym jest plan produktywności. Plan produktywności to plan, który tworzysz na swój czas. Jest to kombinacja kilku aspektów:

• patrzysz na to, co musisz zrobić,
• zapisujesz, kiedy trzeba to zrobić,
• następnie tworzysz harmonogram, który organizuje Twój dzień w łatwą do zarządzania strukturę.

Innymi słowy, jest to sposób na zaplanowanie czasu, dzięki któremu każdego dnia zrobisz wszystko, czego potrzebujesz ORAZ poczynisz prawdziwe postępy. To może wydawać się łatwe, ale jest tego sporo. Ponieważ nie można po prostu wrzucić niektórych zadań na listę i liczyć na to, że doba w jakiś magiczny sposób nam się wydłuży.

Plan produktywności pozwala na większe postępy

Plan produktywności wymaga znacznie więcej przemyśleń. Musisz przede wszystkim zrozumieć swój ogólny obraz, dokąd zmierzasz i dlaczego chcesz tam dojść. Takie kwestie jak wyznaczanie celów, zarządzanie czasem i produktywność to czynniki, o których musisz pamiętać podczas codziennego tworzenia planu. Nie mówię tego, żeby Cię przestraszyć lub przytłoczyć. W końcu ten wpis przeprowadzi Cię przez to, co musisz zrobić. Więc nie panikuj. Wspominam o tym tylko po to, abyś była świadoma tego, co jest potrzebne, aby stworzyć skuteczny plan na każdy dzień. Plan produktywności, który pomoże Ci wykorzystać więcej czasu.

Posiadanie planu produktywności jest niezbędne. Dlaczego? Ze względu na to, na co pozwala – lepiej zoptymalizować swój czas i wykonać więcej zadań wysokiego poziomu. Trochę poruszam ten temat w moim poście o codziennym planowaniu, ale w zasadzie posiadanie planu na swój czas pozwala skupić się na rzeczach ważnych i pominąć to, co nieważne. Pozwala na ustalenie priorytetów zadań, dzięki czemu każda rzecz, nad którą pracujesz, pomoże Ci osiągnąć postępy w osiąganiu celów. Oznacza to, że w skali mikro Twój plan produktywności jest sposobem na osiągnięcie większego postępu w krótkiej perspektywie. I odwrotnie, w skali makro postęp, jaki osiągniesz dzisiaj, doprowadzi Cię do robienia większych postępów z każdym tygodniem, miesiącem i rokiem.

Już wkrótce przekonasz się, że poruszasz się szybciej i efektywniej niż kiedykolwiek wcześniej. Im efektywniej postępujesz, tym szybciej osiągniesz swoje cele i ostatecznie osiągniesz idealne życie, o jakim marzysz. Nie sądziłaś, że posiadanie planu produktywności będzie tak wielką sprawą, prawda? No cóż, tak jest. Ale nie myśl o tym za dużo. W rzeczywistości jest to jedna z tych rzeczy, które omawiam bardzo szczegółowo w ramach moich darmowych kursów. Chociaż posiadanie planu na swój czas jest niezwykle pomocne, istnieje wiele różnych sposobów na bycie produktywną. Postrzegaj więc swój plan produktywności jako jedno z niewielu narzędzi na pasku narzędzi. Potraktuj to jako plan działania mający na celu poprawę produktywności w pracy, zdrowia lub dowolnego obszaru, w którym chcesz osiągnąć postęp.

Jak stworzyć plan produktywności?

Teraz, gdy już rozumiesz, czym jest plan produktywności i dlaczego jest tak ważny, nadszedł czas, aby dowiedzieć się, jak stworzyć własny plan. Wykonując poniższe kroki, pamiętaj, że możesz stworzyć plan na wiele różnych scenariuszy. Możesz stworzyć plan uwzględniający swoją pracę, aby zwiększyć produktywność w miejscu pracy. Możesz też ułożyć plan na popołudnie, aby zapewnić sobie trochę ćwiczeń. Albo jeszcze lepiej, i to właśnie robię, możesz stworzyć plan na cały dzień. Tak czy inaczej, poniższe kroki możesz zastosować w swoim czasie w dowolny sposób. Oto kroki prowadzące do stworzenia własnego planu produktywności.

Krok 1 – wypisz wszystko. Pierwszym krokiem do stworzenia planu produktywności jest wypisanie wszystkich zadań, które należy wykonać w określonym czasie. Na przykład, jeśli planujesz godzinę przestoju między powrotem z pracy do domu a pójściem na siłownię, zapisz każde zadanie, które musisz wykonać w tej godzinie.

Krok 2 – organizuj według ważności. Następnym krokiem jest ponowne uporządkowanie listy według ważności. Śmiało, umieść najważniejsze zadania na górze, a zadania najmniej ważne na dole. Mając to jednak na uwadze, muszę poruszyć tutaj kwestię znaczenia terminu. Kiedy mówię ważne zadania, mam na myśli zadania, które pomogą Ci osiągnąć postęp w realizacji Twoich celów. Nie zadania, które są nieistotne lub łatwe do wykonania. Ważne zadania to takie, które pomogą Ci osiągnąć Twoje cele. Dlatego pamiętaj o tym, wykonując ten krok.

Kiedy stworzyć plan produktywności?

Krok 3 – zanotuj swój czas. Gdy ten krok jest już ukończony, następnym krokiem jest zanotowanie czasu. Aby to zrobić, musisz zrobić dwie rzeczy.

• zanotować, ile masz czasu ogółem,
• zanotować, ile czasu wymaga każde zadanie.

Jeśli więc masz godzinę na wykonanie zadań, całkowity dostępny czas wynosi godzinę. Potem patrząc na listę, będziesz chciała zanotować, ile czasu powinno zająć wykonanie każdego zadania. Na przykład, jeśli jednym z Twoich zadań jest stworzenie projektu i jego wykonanie powinno zająć 25 minut, napisz – 25 minut.

Krok 4 – finalizuj swój plan. Następną częścią tworzenia planu produktywności jest sfinalizowanie listy. Przyjrzyj się całkowitej ilości czasu, jaki masz do dyspozycji. Następnie zsumuj łączny czas potrzebny na wykonanie wszystkich zadań. Na przykład, jeśli potrzebujesz dwóch godzin na wykonanie wszystkich zadań, ale masz do dyspozycji tylko jedną godzinę, stanowi to problem. W takim przypadku usuń pozycje o niższym znaczeniu, aby mieć pewność, że uda Ci się zrobić wszystko w ciągu tej godziny. Lub jeśli okaże się, że masz 45 minut zadań i łącznie jedną godzinę do wykorzystania, jest to idealne rozwiązanie. Twoja lista jest gotowa i możesz przejść do następnego kroku. Krok 5 – po prostu wykonaj pracę.

Kiedy stworzyć plan produktywności? Wiesz już, czym jest plan produktywności, dlaczego posiadanie planu jest ważne i jak go stworzyć. Następnym punktem porządku obrad jest moment, w którym należy usiąść i stworzyć plan produktywności. Kiedy? Odpowiedź jest prosta… naprawdę, kiedy tylko chcesz. Ilekroć chcesz włożyć prawdziwą, sensowną pracę, powinnaś stworzyć plan swojego czasu, aby mądrze go spędzić. To powiedziawszy, zalecam tworzenie planu na koniec każdego dnia, mając na uwadze następny dzień. Oznacza to, że jeśli dzisiaj jest poniedziałek, pod koniec dzisiejszego dnia utworzysz plan na wtorek.

Dlaczego? Dzięki temu po przebudzeniu będziesz mogła od razu zabrać się do pracy, bez konieczności szukania zajęcia i marnowania czasu na obmyślanie planu. Będziesz przygotowana i gotowa do pracy. Będziesz miała swój plan i mogła od razu zabrać się do pracy.

Plan produktywności – podsumowanie

Podsumowując ten przewodnik dotyczący tworzenia własnego planu produktywności, ostatni element układanki – gdzie zaplanować produktywność? Dobra wiadomość! Najprostszą część zostawiłam na koniec. Ponieważ decyzja o tym, gdzie utworzyć plan produktywności, jest prosta i zależy wyłącznie od Ciebie. Nie potrzebujesz wymyślnego narzędzia do planowania produktywności. Możesz po prostu skorzystać z notatki na telefonie, dokumentu Google lub kartki papieru z długopisem. Zachowaj prostotę i napisz swój plan na tym, co jest dla Ciebie najbardziej dostępne.

Powtórzę ten ostatni punkt. Nie komplikuj. Poważnie. Właściwie, zastosuj tę radę do całego wpisu. Plany produktywności mogą szybko stać się długą, przeciągającą się i skomplikowaną sprawą. Nie pozwól jednak, aby tak się stało. Zadbaj o to, aby Twoje plany były proste, łatwe w nawigacji i dobrze zorganizowane. Zapisz je w miejscu, do którego będziesz mieć łatwy dostęp (np. notatkę w telefonie) i obserwuj, jak każdego dnia zaczynasz robić prawdziwe postępy. Dotarłaś do końca tego wpisu i jesteś teraz przygotowana do stworzenia skutecznego planu produktywności. Brawo, że dotarłaś tak daleko!

Co dalej? Przede wszystkim nie pozwól, aby ta nowo zdobyta wiedza poszła na marne. Właściwie wykonaj każdy z opisanych przeze mnie kroków i stwórz plan, który Cię podekscytuje. Pamiętaj, że czytasz ten wpis nie bez powodu. Jesteś zmotywowana i masz dużo do zrobienia. Może nawet chcesz dodać więcej do swojego talerza. Jesteś zajęta i potrzebujesz dokładnego planu na swój czas. Zatem śmiało stwórz własny plan produktywności i zacznij szybciej oraz skuteczniej osiągać swoje cele. Podziel się swoimi przemyśleniami na ten temat w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja