Jak się skupić, gdy jesteś roztargniona?

W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, jak bardzo pomocne mogą być cele krótkoterminowe. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, jak się skupić, gdy jesteś roztargniona. Kiedy czujesz się rozkojarzona, rozdarta, rozproszona lub inne dowolne przymiotniki kojarzące się z chaosem, możesz zrobić jedną prostą rzecz. Jeśli chodzi o to, jak się skoncentrować, wykorzystaj swoje cele jako wskazówkę przy podejmowaniu decyzji. Nie masz żadnych celów? Dlaczego nie? Wyznaczanie celów to świetny sposób na nadanie kierunku i celu Twojemu czasowi. Wiem, wiem, nie chcesz już dodawać kolejnej rzeczy do swojego talerza. Jesteś już zajęta i rozproszona. Nie chcesz też wrzucać do tego jeszcze ustalania celów. To uczciwe.

Dlaczego więc w takim razie tego nie zrobisz. Zamiast wpadać w jeszcze większe przytłoczenie, spróbuj trochę inaczej sformułować zdanie. Ustalanie celów? Nie, nazwijmy to ustalaniem priorytetów. Jakie są Twoje priorytety? Jakie rzeczy mają dla Ciebie największe znaczenie? Jeśli nie zrobisz tego dzisiaj lub w tym tygodniu, będziesz poważnie zawiedziona? To są Twoje priorytety i to one powinny kierować Twoją listą zadań.

Prosta strategia – ukochaj swoje cele

W tym roku dużo czytam (skromna przechwałka). Wiele książek, które czytam, dotyczy produktywności i sposobów na lepsze docenianie swojego czasu każdego dnia. To coś, czym się pasjonuję, bo nauka mnie cieszy i lubię dzielić się swoją wiedzą z Wami. Jedną z rzeczy, które zauważyłam w wielu z tych książek, i przypadkowo robię to samo, jest ustalanie celów (lub priorytetów dla Ciebie), aby pracować w skupieniu. Jasne, większość studiów przypadku dotyczy zapracowanych dyrektorów przedsiębiorstw, dyrektorów generalnych i przedsiębiorców. Kariera nie ma jednak znaczenia – tę prostą strategię można zastosować wobec każdego, gdziekolwiek i kiedykolwiek. Pozwól, aby Twoje cele kierowały Twoim podejmowaniem decyzji.

Jesteś typem osoby, która nie jest zajęta dla samego bycia zajętą. Nie. Chcesz czegoś od życia. Dużo rzeczy. Odważnych rzeczy. I z tego powodu prawdopodobnie wzięłaś na siebie większą odpowiedzialność i więcej projektów, niż mógłbyś wykonać w ciągu zaledwie 24 godzin. Więc co robisz? Prawdopodobnie to, co robi większość. Przeskakujesz z jednego zadania lub czynności do następnej. Wielozadaniowość. Odpowiadasz na tego e-maila, gdy tylko przyjdzie. Odbierasz telefon, gdy tylko ktoś zadzwoni. Twój dzień jest już wypełniony po brzegi. Nie chcesz jeszcze bardziej pogłębiać zaległości, dodając inne różne zadania (rozmowy, SMS-y, e-maile itp.). Powinno być jednak na odwrót. Zamiast tego powinnaś zacząć najpierw od najważniejszych zadań. Dopiero, gdy już to zrobisz, zajmij się czymkolwiek innym, na co masz czas.

W książce „Free To Focus” Michaela Hyatt nazywa to pracą nad Wielką Trójką. Innymi słowy, są to trzy najważniejsze rzeczy, które musisz zrobić dzisiaj lub w tym tygodniu, aby mieć pewność, że osiągniesz postępy w realizacji swoich celów. Gdy już to zrobisz, możesz zacząć zajmować się czymkolwiek innym na swojej liście. Sugeruje jednak, abyś skupiła się w pierwszej kolejności na swojej Wielkiej Trójce.

Jak wygląda moja strategia?

Inny przykład odnoszący się do tej metodologii można znaleźć w książce Davida Allena „Getting Things Done”. Wyjaśnia w nim siłę zaangażowania w swoją pracę. Zaleca, abyś zbadała wszystko, co dzieje się w twoim życiu – obserwuj wszystkie swoje listy, działania i zadania, potem stwórz plan ataku na najważniejsze dla Ciebie rzeczy w tym dniu. Sugeruje zaplanowanie tygodnia z wyprzedzeniem, tak aby nic nie umknęło uwadze i abyś przez cały czas była na bieżąco z różnymi aspektami swojego życia.

Mając to na uwadze, moje podejście do skupiania uwagi przypomina elementy powyższych odnośników, ale uwzględnia także moje własne doświadczenia i preferencje. Moje podejście to połączenie trzech rzeczy:

• konspekt tygodniowy,
• ustalanie celów,
• codzienne planowanie.

W każdą niedzielę, zazwyczaj po południu, siadam i planuję nadchodzący tydzień. Sprawdzam w kalendarzu, jakie mam spotkania, przeglądam różne dokumenty Google zawierające wszystkie moje istotne projekty i na tej podstawie tworzę przybliżony plan na tydzień. Plany się zmieniają, a mój harmonogram nigdy nie jest ustalony. Jednak stworzenie tego planu z wyprzedzeniem gwarantuje, że będę świadoma różnych moich obowiązków na nadchodzący tydzień.

To jeden element układanki. Kolejny element dotyczy wyznaczania celów. Wiem, że powiedziałam, iż wyznaczanie celów nie było konieczne wcześniej, ale pozwól, że wyjaśnię mój proces, a potem będziesz mogła z niego wyciągnąć, co chcesz. Na początku tego roku wyznaczyłam sobie wiele celów (głównie krótkoterminowych) w różnych obszarach mojego życia. Stawiam sobie cele związane z edukacją, zdrowiem czy relacjami z innymi. To nie jest post o wyznaczaniu celów, więc nie będę Was zanudzać szczegółami. Dość powiedzieć, że mam wyznaczone cele w niemal każdym aspekcie mojego życia. Podczas cotygodniowych sesji planowania w niedzielę staram się zaplanować każdy dzień specjalnie na moje cele, co skłania mnie do codziennego planowania.

Mój dzień jako seria bloków

Po ukończeniu planu tygodnia wieczorem tworzę bardziej szczegółowy plan na każdy dzień. Jeśli więc jutro jest piątek, to w czwartek wieczorem tworzę dokładny plan na ten dzień. Z czego składa się ten plan? Dwie rzeczy. Po pierwsze, utrwala to mój tygodniowy plan na ten dzień – zanim nadejdzie czwartkowy wieczór, wszelkie spotkania i obowiązkowe zadania na piątek są już ogólnie zamknięte. Po drugie, zagłębia się w każdą część mojego dnia. To tutaj naprawdę zyskuję siłę skupienia, o którą mi chodzi. Aby maksymalnie uprościć ten przykład, potraktuj mój dzień jako serię bloków:

• pobudka,
• praca nad blogiem,
• praca na pełen etat,
• ćwiczenia,
• spacer z psem,
• rozwój osobisty,
• spędzanie czasu z rodziną,
• sen.

Mój dzień to coś więcej niż tylko te sześć etapów, ale nie ma potrzeby tego tutaj uwzględniać. W każdym bloku czasu wiem, co muszę zrobić. Jak? Ponieważ wyznaczyłam im cele i najpierw nad nimi popracuję, zanim zrobię cokolwiek innego.

Jak się skupić – zrób najważniejszą rzecz

Weźmy na przykład mój blok związany z cataleja.pl. W tym miesiącu postawiłam sobie za cel opublikowanie czterech postów. Co, nawiasem mówiąc, zrobiłam. Tworzenie postów nie jest jedyną rzeczą, którą należy wykonać na tej stronie. W każdym biznesie trzeba nosić wiele kapeluszy i ma się mnóstwo zadań do wykonania w dowolnym momencie. Ale czy martwiłam się o listę innych zadań? Nie.

Ponieważ wiedziałam, że ponad wszystko inne, najważniejszą rzeczą, którą muszę zrobić w tym miesiącu, było stworzenie i opublikowanie tych postów. Wszystko inne było tylko bonusem. Mając to zrozumienie, byłam skupiona na tym, co musiałam zrobić. Przychodziły e-maile – pozostawały bez odpowiedzi, dopóki nie osiągnęłam wymaganego postępu w wysyłaniu postów. Ktoś zostawił komentarz pod jednym z moich postów – wstrzymałam się z odpowiedzią do czasu, aż mój post będzie gotowy. Tworzenie postów było pierwsze.

Jak się skupić, gdy jesteś roztargniona?

Kiedy czujesz się roztargniona, skupienie się jest proste. Jeśli chcesz wiedzieć, jak poprawić skupienie i koncentrację, kiedy czujesz, że ciągnie Cię w tysiąc kierunkach, wystarczy zadać sobie pytanie – jaka jest jedna rzecz, nad którą muszę teraz popracować, aby osiągnąć swój cel? W tym momencie wchodzi w grę wyznaczanie sobie celów lub zrozumienie swoich priorytetów. Ponieważ zbyt łatwo jest pozwolić, aby ktokolwiek robił najwięcej hałasu, zajmował Twoją uwagę – powiadomienia, wtrącający się współpracownicy, znajomi wysyłający Ci SMS-y. Skasuj to wszystko. Zignoruj to.

Miej przy sobie notatnik, w którym możesz zanotować czynniki rozpraszające, a następnie wrócić do najważniejszego zadania do wykonania. Będziesz miała czas, aby ponownie zapoznać się z tą notatką później. Ale ten czas nie jest teraz odpowiedni. W tej chwili chodzi o pracę nad jedną rzeczą, która najbardziej pomoże Ci w osiągnięciu postępu w kierunku twojej wizji sukcesu. Zrobienie tego jest Twoim najwyższym priorytetem. Jeśli więc jeszcze tego nie zrobiłaś, zastanów się, co jest dla Ciebie najważniejsze – we wszystkich aspektach Twojego życia. Ignoruj wszystko inne.

Jaka jest dla Ciebie najważniejsza rzecz, którą możesz zrobić, aby móc dzisiaj pójść do przodu? Teraz jesteś w biurze. Co jest dziś najważniejsze w Twojej pracy? Teraz jesteś na siłowni. Jaka jest najważniejsza rzecz, która pomoże Ci dzisiaj osiągnąć postęp w dążeniu do celu fitness? Otóż to. Zdecyduj, jakie najważniejsze działanie możesz podjąć, a które popchnie Cię do przodu. Ignoruj wszystko inne. Ta prosta rzecz pozwoli Ci skupić się jak nigdy dotąd. Jasne, nadal będą inne rzeczy, które przyciągną twoją uwagę. Nadal będą pojawiać się pożary. Będą pojawiać się rozpraszacze. Ale jeśli nadal będziesz skupiać się na najważniejszej rzeczy przed czymkolwiek innym, każdego dnia będziesz robić prawdziwy postęp i zmniejszać dręczące Cię uczucie roztargnienia. Zastosuj tę technikę i naucz się skupiać swój umysł.

Tylko zbieg okoliczności?

Istnieje inna książka, która również porusza tę koncepcję – „The One Thing” autorstwa Gary’ego Kellera i Jaya Papasana. Nie spędziłam nad nią dużo czasu, ale wydawało się, że opiera się on na podobnej logice, jak to, o czym wspomniałam powyżej. Czy to tylko zbieg okoliczności, że tak wielu produktywnych ludzi poleca podobne podejście? Jest to możliwe, ale wątpię. Zwłaszcza, że mówię z własnego doświadczenia.

Czasy, w których pozwalam, aby moje cele dyktowały moje działania, to chwile, w których faktycznie wykonuję znaczącą pracę. Kiedy tego nie robię, jestem roztrzepana jak zawsze. Tak naprawdę, kiedy rozmawiam z ludźmi o ich przepływie pracy i wykonywaniu zadań, zawsze jest dla mnie jasne, kto zrobi postęp, a kto nie. Ci, którzy załatwiają sprawy, są celowi. Wiedzą, jak skupić się na tym, co ważne, i znają jedną lub dwie rzeczy, które muszą zrobić każdego dnia – i robią to przede wszystkim.

Cele na pierwszym planie Twojego umysłu

W swoim życiu, decydując, jak się skupić, pozwól, aby Twoje cele Cię prowadziły. Albo przynajmniej poświęć kilka chwil, aby rozpoznać swoje priorytety i wykorzystać je w podobny sposób. Umieść je na pierwszym miejscu w swoim umyśle. Pracuj nad nimi, zanim zrobisz cokolwiek innego. Gdy czujesz się roztargniona, zwłaszcza gdy czujesz się roztargniona, potraktuj to jako znak, że musisz dostosować swoją pracę do kierunku, w którym chcesz podążać. Nie pozwól, aby drobne zadania zawładnęły Twoim dniem.

Obiecaj mi to, dobrze? Nie rób tego. Zamiast tego zdecyduj, jakie działanie jest w tym momencie najważniejsze. Następnie zrób to. Zrób to i tamto, zanim zrobisz cokolwiek innego. Powiedzmy, że teraz czujesz się rozdarta. Czujesz, że utknęłaś pomiędzy trzema zadaniami. Wszystkie równie ważne, wszystkie równie czasochłonne. Co wtedy robisz? Musisz podjąć decyzję. Zwykle, jeśli usiądziesz i pomyślisz o tym przez kilka minut, jedno z Twoich zadań prawdopodobnie będzie się wyróżniać jako ważniejsze od pozostałych. Ale powiedzmy, że tak się nie dzieje. Wszystkie mają dla Ciebie znaczenie w dążeniu do swoich celów. Co wtedy? Wybierz jedną z tych opcji:

• zacznij od tego zadania, które jest najtrudniejsze,
• wybierz to zadanie, które ma najbliższy termin realizacji,
• możesz też wybrać to zadanie, które najbardziej Cię ekscytuje.

Jak się teraz skupić (i iść do przodu)?

Nie pozwól, aby syndrom roztargnienia zrujnował Twoją produktywność. Nie kładź się wieczorem do łóżka zastanawiając się, co właściwie zrobiłaś tego dnia. Zamiast tego pozwól, aby Twoje cele i priorytety kierowały Twoją listą zadań. Użyj ich jako narzędzia, które pomoże Ci się skoncentrować. Aby odciąć się od tego, co niepotrzebne i skupić się na tym, co najważniejsze. O jednej lub dwóch rzeczach, które w danym momencie najbardziej pomogą Ci w osiągnięciu celów. To prosta technika, którą możesz wykonać już teraz.

Spróbuj. Poświęć następne pięć minut na zastanowienie się, co jest dla Ciebie najważniejsze i co możesz zrobić, aby już dziś osiągnąć postęp w tym kierunku. Lepsza ostrość zaczyna się od lepszej przejrzystości. Pozwól, aby Twoje cele Cię prowadziły i zakończ dzień z uśmiechem satysfakcji na twarzy. Podziel się swoimi przemyśleniami na ten temat w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja