Jak przenieść swoją produktywność na wyższy poziom?

W poprzednim poście rozmawialiśmy o dziesięciu elementach, które mogą poprawić Twoją wydajność. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o kilku dodatkowych rzeczach, które możesz zrobić, aby poprawić swoją produktywność. Ale zacznijmy od początku. Jesteś sfrustrowana. Czujesz, że masz tak wiele do zrobienia, a nie widzisz żadnego postępu.

Masz wyznaczone cele, do których dążysz, ale produktywność nie jest chwilowo Twoją mocną stroną. Jest to jeszcze bardziej frustrujące z powodu Twoich ambicji. Bardzo chciałabyś zostawić nudną pracę i zamienić ją na coś niesamowitego. To nie tak, że nie lubisz swojej pracy lub ludzi, z którymi pracujesz, po prostu wymarzyłaś sobie coś więcej dla samej siebie.

Wierz mi, doskonale Cię rozumiem. Produktywność to uświadomienie sobie, jakie są Twoje priorytety w danej chwili, skupienie się na nich i bezzwłoczne zajmowanie się tym, co należy zrobić. Produktywność oznacza również cofnięcie się o krok, spojrzenie na szerszą perspektywę i mądre korzystanie z czasu. Równowaga jest kluczem do wydajnej pracy i jeśli czujesz, że toniesz w morzu rzeczy do zrobienia, nie panikuj. Produktywność jest możliwa, nawet gdy otacza cię chaos.

Czym jest produktywność?

Przede wszystkim zacznijmy od początku. Zdefiniujmy, czym jest produktywność. Pomyśl o produktywności jako o zdolności do załatwiania spraw. To Twoja skuteczność dotycząca danego zadania w danym czasie. To połączenie szybkości i dokładności. Dokładne, ale terminowe wykonania zadania – cokolwiek by to nie było. Innymi słowy, produktywność jest miarą wykonywania zadań.

Możesz się zastanawiać, dlaczego produktywność ma znaczenie – odpowiedź jest prosta. Im bardziej jesteś produktywna, tym szybciej będziesz w stanie wykonywać swoje zadania. Pomyśl o produktywności w kategoriach swoich celów – tych rzeczy w życiu, które napełniają Cię nadzieją i podekscytowaniem.

Powiedzmy, że musisz napisać raport dla szefa. Twoja praca jest nudna i desperacko chcesz zacząć podróżować po świecie. Twój szef wyznaczył Ci termin na tydzień i zwykle tyle zajmuje napisanie tego raportu. Ale jest coś, co nazywa się prawem Parkinsona, które określa, że zadanie potrwa tylko tak długo, na ile sama mu pozwolisz. Decydujesz się więc ustalić swój osobisty termin wykonania raportu w ciągu trzech dni w przeciwieństwie do pięciu. To całe dwa dni wcześniej.

Co dalej z tymi dwoma dodatkowymi dniami? To czas, którego możesz użyć, aby rozpocząć planowanie podróży do Wenecji, o której tak długo marzysz. Czas, który możesz wykorzystać, aby w końcu zacząć realizować swoje cele. Na tym polega siła produktywności i mądrego wykorzystania czasu. Im bardziej skuteczna jesteś każdego dnia, tym więcej czasu będziesz miała, aby robić więcej tego, co dla Ciebie ważne.

Produktywność = efektywność + skuteczność

Wydajna, skuteczna, produktywna – 3 słowa, które często są używane zamiennie, ale mają odmienne znaczenia. Wyjaśnijmy je teraz.

Produktywność = efektywność + skuteczność

W tym przypadku efektywność to zdolność do szybkiego wykonywania zadań – to szybkość. Skuteczność jest Twoją zdolnością do prawidłowego i bezbłędnego wykonywania zadań – to dokładność. Kiedy łączysz zarówno szybkość, jak i dokładność, wynikiem jest produktywność.

Im bardziej jesteś produktywna, tym więcej jesteś w stanie zrobić w krótszym czasie. Jesteś tutaj, ponieważ chcesz zwiększyć swoją produktywność. Do tej pory wiesz już, że im bardziej jesteś produktywna, tym szybciej będziesz w stanie dotrzeć do swojego celu. Następnym krokiem tej układanki jest ustalenie, w jaki sposób możesz zacząć być produktywna. Jest na to wiele sposobów. Oto kilka wskazówek, które możesz wypróbować:

• skończ z wielozadaniowością – jeśli chodzi o realizację celów, jesteśmy dużo bardziej wydajniejsze w pracy jednozadaniowej (skupiając się tylko na jednym zadaniu) zamiast rozdzielać uwagę na wiele zadań.
• zacznij dzień od najtrudniejszego zadania – po zjedzeniu tej paskudnej żaby rano to, co masz do zrobienia w ciągu dnia będzie dla Ciebie łatwizną.
• zapisz to jak najszybciej – zamiast pozwolić, aby myśli gromadziły się w Twojej głowie przez cały dzień, zapisz je w notatniku, do którego możesz wrócić później. W ten sposób możesz skupić się na tym, co jest ważne w danej chwili, a resztę zostawić do załatwienia, kiedy będziesz miała więcej czasu.

Wskazówki dotyczące produktywności

Istnieje wiele różnych rzeczy, które możesz zrobić w imię produktywności. Niektóre mogą być dla Ciebie odpowiednie, inne nie. Chodzi o eksperymentowanie, aby znaleźć te, które Ci pomogą, a które wręcz przeciwnie. Oto kilka wskazówek dotyczących produktywności, taktyk i strategii, o których możesz pomyśleć:

• aplikacje zwiększające produktywność – aplikacje to doskonały sposób na zwiększenie produktywności i usprawnienie codziennych działań. Niezależnie od tego, czy używasz ich do śledzenia nawyków, wydatków czy do planowania, warto o nich pomyśleć, bo są bardzo pomocne w wielu sferach naszego życia. Poza tym często są darmowe!
• triki zwiększające produktywność – najlepsze wyniki dają niektóre z najprostszych trików. Muzyka, której słuchasz, może mieć wpływ na Twój poziom skupienie się. Nie pozwól, by ulubione melodie Cię rozpraszały w trakcie pracy. Zamiast tego wykorzystaj je na swoją korzyść. Zrozum różnicę między dobrym a złym typem muzyki, której powinnaś słuchać, jeśli chodzi o produktywność.
• motywacja do produktywności – czasami możesz nie być w nastroju do produktywności. Możesz być zmęczona lub zestresowana. Nie martw się. Zamiast tego dowiedz się, jak odzyskać motywację, aby móc dalej robić postępy

Produktywność + zarządzanie czasem = osiągnięte cele

Na tym etapie tego wpisu możesz czuć się trochę przytłoczona. Zastanawiasz się pewnie, co masz zrobić z tymi wszystkimi informacjami? Jak masz to wszystko wprowadzić w życie? Od czego zacząć? Rozumiem to i wiem, że tych danych może być odrobinę za dużo. Wiem też, że cenisz swój czas i niekoniecznie chcesz spędzać godziny, próbując stworzyć dla siebie zupełnie nowy system produktywności.

W tym momencie możesz się też zastanawiać, gdzie w grę wchodzi zarządzanie czasem. Ciągle czytasz o produktywności, ale jak wpływa ona na zarządzanie czasem. Ponownie zobrazuję to równaniem:

Produktywność + zarządzanie czasem = osiągnięte cele

Na przykład, jeśli masz zamiar rozpocząć trening do półmaratonu, zarządzanie czasem polega na blokowaniu godzinnego treningu każdego ranka. Produktywność to zatem efektywność każdego poranka w ciągu tej godziny. Właściwie połączone, produktywność i zarządzanie czasem doprowadzą cię do osiągnięcia Twojego celu szybciej i sprawniej. Im więcej celów osiągniesz, tym lepsze życie dla siebie stworzysz.

Zacznij wykorzystywać czas, który otrzymujesz każdego dnia. Potraktuj każdą ze swoich 24 godzin jako możliwość robienia postępów we właściwym kierunku. Pamiętaj, że tak długo, jak będziesz robić systematyczne kroki do przodu, tak długo będziesz widzieć postęp w swoim życiu. Jak wygląda Twoje zarządzanie czasem? W jaki sposób łączysz je z produktywnością? Opowiedz mi o tym w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja.