10 wskazówek, jak utrzymać produktywność w ciągu dnia

W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, jak najlepiej wykorzystać wolne dni. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, jak utrzymać produktywność w ciągu dnia. Najszybszym sposobem na pracę jest długi okres nieprzerwanego czasu. Mając do dyspozycji kilka godzin, masz szansę odgryźć poważną część tych ważnych zadań. Ale jak możesz to zrobić, skoro nie masz dużo czasu? Jak zachować produktywność, skoro nigdy nie masz więcej niż pół godziny, zanim Twój harmonogram zmusi Cię do zrobienia czegoś innego?

Istnieją dwa główne rodzaje pracy – projekty i wydarzenia. Projekty, poza terminem, nie mają wyznaczonych terminów, nad którymi należy pracować. Piszę ten artykuł tuż przed 13:00, ale to nie dlatego, że w moim harmonogramie było napisane „napisz artykuł o 12:30”. Wydarzenia mają jednak z góry określony czas, w którym muszą zostać zakończone. Nie mogę po prostu zdecydować, że pojawię się w pracy trzy godziny później i nadal uważać, że pracuję.

Jak pracujesz nad projektem, skoro twój harmonogram jest polem minowym wydarzeń?

Idealnie, jeśli twoje życie składa się głównie z pracy opartej na projektach, masz pełną kontrolę nad tym, jak organizujesz swój czas. Możesz grupować zadania, wstać wcześnie i skompresować pracę, aby zakończyć pracę wartą dni w zaledwie kilka godzin. Niestety, tak nie jest w przypadku większości ludzi. Praca z małymi fragmentami czasu zamiast z dużymi nie jest tak łatwa. Łatwiej jest odwlekać trzydzieści minut między spotkaniami, niż tracić cztery godziny. Poruszanie się po napiętym harmonogramie zmusza Cię do szybkiej zmiany stanów psychicznych, przechodzenia z jednego rodzaju zadań do drugiego. Oto kilka wskazówek, jak zachować produktywność podczas planowania swojego życia.

Jak utrzymać produktywność w ciągu dnia?

Poranny rytuał. Najlepszym sposobem na odzyskanie dużej ilości czasu jest reorganizacja, gdy nie śpisz. Wczesne godziny poranne zwykle nie są wypełnione wydarzeniami, więc możesz wygospodarować dodatkowy czas na projekt na początku każdego ranka.

Zaplanuj pracę. Jeśli zauważysz niewykorzystane 15, 20 lub 45 minut w swoim harmonogramie, zaplanuj wykorzystanie go z wyprzedzeniem. Planując z wyprzedzeniem, możesz zaoszczędzić czas, który w innym przypadku zostałby stracony.

Powiedz „nie”. Łatwo jest wpaść w pułapkę wiary, że musisz zaangażować się w jakieś wydarzenie. Praca nad projektem może często mieć większy wpływ niż chodzenie na nieistotne spotkania i wydarzenia, w których ludzie oczekują, że będziesz uczestniczyć. Najłatwiejszym sposobem na przetrwanie napiętego harmonogramu jest przede wszystkim nie tworzenie go.

Jak utrzymać produktywność w ciągu dnia?

Zwiększ głośność ważnej pracy. Noś przy sobie listę rzeczy do zrobienia przy głównych projektach i dołączaj terminy. Przekonałam się, że przeglądanie listy rzeczy do zrobienia to dobry sposób na przypomnienie sobie o zadaniach, które w przeciwnym razie zostałyby odłożone na bok.

Zapanuj nad prokrastynacją. Kiedy między zadaniami masz tylko dwadzieścia minut, kuszące jest, aby czas uciekał. Gdy zaoszczędzisz kilka minut, odłącz internet, telefon lub cokolwiek innego.

Nie zamykaj swojej pracy. Jeśli pracuję nad projektem, kiedy muszę od niego odejść na chwilę, nie zamykam żadnych okien, książek ani urządzeń, których używam. W ten sposób po powrocie od razu przypomina mi się o moim projekcie. Chociaż nie jest to dobry pomysł w miejscu publicznym, gdzie kosztowności mogą zostać skradzione lub dane skopiowane.

Poświęć jeden dzień na dany projekt. Wyczyść swój harmonogram na jeden dzień tygodnia i wykorzystaj go do realizacji ważnych projektów. Jeśli nie możesz spędzić całego dnia, przynajmniej postaraj się zarezerwować cały poranek na swoje projekty. Jeśli nie znajdziesz czasu, kto to zrobi?

Jak utrzymać produktywność w ciągu dnia?

Nie wykonuj wielu zadań jednocześnie. Pokusą radzenia sobie z wcześniej zaplanowanymi wydarzeniami jest praca nad kilkoma rzeczami naraz. Pisanie e-maila podczas rozmowy telefonicznej, próba dokończenia raportu podczas posiłku lub wciskanie się w pracy, gdzie nie należy. Wielozadaniowość jest niebezpieczna, ponieważ niewiele osób jest w tym dobrych. Zamiast robić dwie rzeczy w czasie potrzebnym do zrobienia jednej, w końcu robisz dwie rzeczy kiepsko, w czasie, który zajęłoby zrobienie czterech.

Bądź mobilna. W zależności od charakteru projektów możesz nie być w stanie nosić ich przy sobie. Jednak prawie każdy może zabrać ze sobą książkę lub laptopa, aby wykonać drobne prace poza biurem.

Znajdź swoje słodkie miejsca. „Słodki punkt” to obszar na kiju golfowym lub kiju baseballowym, który zapewnia idealne rozłożenie siły dla idealnego uderzenia. Kiedy dzień jest rozproszony, musisz określić „słodkie miejsca” w swoim harmonogramie. Mogą to być dłuższe odcinki nieprzerwanego czasu lub momenty, w których masz więcej energii. Gdy znajdziesz te słodkie miejsca, musisz upewnić się, że nie zostaną zmarnowane przez zwlekanie lub nieważne zadania.

Podziel się swoimi przemyśleniami na ten temat w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja