Dobra strategia zarządzania czasem nie jest zła

W poprzednim poście rozmawialiśmy o sprytnych sposobach na zwiększenie produktywności. Dzisiaj chciałabym omówić strategie zarządzania czasem, które pozwolą Ci zrobić więcej w ciągu dnia. Spójrz na swoją listę rzeczy do zrobienia. Jak się z tym czujesz? Skłaniasz się bardziej w kierunku paniki niż spokoju, prawda?

To całkowicie naturalne. Masz szczęście, bo jeśli to czytasz, jesteś typem osoby, która chce więcej od życia. Ale jak wcisnąć ten dodatkowy projekt, jak znaleźć czas na zajęcia zumby? Wykonanie wszystkiego może być trudne.

            Kiedy jesteś przytłoczona i masz dużo na głowie trudno Ci jeszcze ogarnąć czas dla siebie. Jeśli spędzasz zbyt dużo czasu przy biurku, zaczniesz czuć się wypalona. Gdy zaczniesz czuć się wypalona, będziesz częściej unikać swoich obowiązków. Jeśli nadal będziesz to robić być może nawet stracisz pracę.

Wszystko jest połączone. Więc zamiast pozwolić, by życie Cię przytłoczyło, wykorzystaj sprawdzone strategie zarządzania czasem. Wykorzystaj je na swoją korzyść, aby zrobić więcej. Wcisnąć 25 godzin zadań do 24 godzin doby. Aby zmniejszyć stres i zmęczenie, a zastąpić go jasnością i entuzjazmem.

Strategia zarządzania czasem – ustal priorytety

Aby skutecznie ustalać priorytety zadań, najpierw musisz zrozumieć różnicę między zadaniami, które są pilne, ważne, jedno i drugie lub żadne. Czasami się o tym mówi jako matrycy Eisenhowera. Przejrzyj listę rzeczy do zrobienia i oceń, czy zadania są pilne, czy niepilne, a następnie ważne lub nieważne. Pomoże Ci to lepiej zrozumieć, nad czym należy najpierw popracować. Gdy już wiesz, nad czym należy popracować (a nad czym nie), możesz usunąć nadmiar i pracować tylko nad tym, co ma znaczenie.

Po drugie – planuj z wyprzedzeniem

Aby wykonać właściwą pracę, musisz spojrzeć w przyszłość. Nie, nie musisz być medium. Musisz jednak mieć poczucie czasu. Ponieważ, jeśli nie planujesz właściwie z wyprzedzeniem, sprawy mogą przybrać nieoczekiwany obrót.

Może masz zaplanowanych zbyt wiele spotkań. A może masz zbyt wiele zadań w swoim planie dnia. Albo jeszcze gorzej, może pracujesz nad rzeczami, które nie prowadzą Cię do swoich celów. Wykonaj tę prostą czynność i zaplanuj swój dzień. Usiądź i zanotuj wszystko, co musisz zrobić. Uporządkuj swoje priorytety i określ, jak najlepiej spędzić czas. Usuń nieistotne elementy z listy rzeczy do zrobienia i pracuj nad tym, co ma znaczenie.

Strategia zarządzania czasem – nie rozpraszaj uwagi

Dużo się dzieje. Jesteś zajęta. Robienie przerw w ciągu dnia nie jest złe. W rzeczywistości jest świetne! Ale problem pojawia się, gdy przerwy stają się coraz częstsze. Może okaże się, że spędzasz więcej czasu w YouTube lub Instagramie niż na właściwej pracy. Te małe rozrywki w końcu zabierają ogromne ilości czasu! Usuń najbardziej rozpraszające aplikacje. Usuń zakładki ze swoich ulubionych witryn. Rób cokolwiek możesz, aby wyeliminować rozproszenie uwagi.

Po czwarte – naucz się mówić „nie”

Mówienie „tak” jest zabawne. Otwiera Cię na nowych ludzi, miejsca i doświadczenia. Wiedza o tym, kiedy powiedzieć „tak”, a kiedy „nie” ma kluczowe znaczenie dla lepszego zarządzania czasem. W końcu Twój czas to ograniczony zasób. Gdy go wykorzystasz, zniknie. Jest to więc jednorazowa strategia zarządzania czasem, której musisz się nauczyć.

Powiedz „nie” rzeczom, które nie są zgodne z Twoimi celami. Na początku może to być niewygodne. Jednak z praktyką będzie łatwiejsze. Zwłaszcza, gdy zaczynasz dostrzegać korzyści ponownego kontrolowania swojego czasu. Pamiętaj również, że odmowa nie jest oznaką słabości, ale siły. Mówi drugiej osobie, że jesteś silna i dokładnie wiesz, czego szukasz, a co ważniejsze, kim nie jesteś.

Strategia zarządzania czasem – deleguj

Jeśli chcesz, aby coś zostało zrobione dobrze, zrób to sama. To piękne wyrażenie, które może zadziałać w pewnych okolicznościach, ale w niektórych przypadkach zarządzania czasem nie jest wcale takie pomocne. Zamiast tego potrzebujesz delegowania. Jest to świetna strategia zarządzania czasem w pracy. Możesz chcieć załatwić wszystko sama, ale powierzanie innym odpowiedzialności to świetny sposób na poświęcenie czasu na pracę nad ważniejszymi sprawami.

Dlatego podczas przeglądania listy rzeczy do zrobienia sprawdź, czy jest coś, co mogłoby być przekazane komuś innemu. Jeśli nie, ustal, czy jest ktoś, z kim możesz dzielić się odpowiedzialnością. Pamiętaj, że zarządzanie czasem polega na mądrzejszej pracy, niekoniecznie cięższej. Przydzielaj zadania, które nie są dla Ciebie ważne, abyś mogła pracować nad sprawami, które mają znaczenie.

Po szóste – zacznij

To moja ulubiona strategia zarządzania czasem, ponieważ zmusza Cię do podjęcia działania. Wstań z miejsca i zacznij dążyć do swoich celów. Jeśli nie zaczniesz, nigdy nie skończysz. A nierozpoczynanie zadania (zwane zwlekaniem) to jeden z najlepszych sposobów na marnowanie czasu. Zamiast więc zwlekać, zacznij każdy dzień od rozwiązywania najtrudniejszych zadań. Wybierz najbardziej zniechęcające i stresujące zadanie i zacznij od niego dzień.

Po siódme – bądź proaktywna, a nie reaktywna

Bycie reaktywną to reagowanie na przeszłość. Bycie proaktywną to przewidywanie, planowanie i działanie z myślą o przyszłości. Działanie reaktywne zmusza Cię do radzenia sobie z zadaniami, które już stały się problemem. Aktywne działanie pozwala zająć się zadaniami, zanim wymkną się one spod kontroli.

Jeśli ciągle gasisz pożary, prawdopodobnie reagujesz – rozwiązujesz problem, który już zaczął powodować problemy. W przyszłości staraj się być bardziej proaktywna. Rozwiąż problemy z wyprzedzeniem, abyś mogła spędzać mniej czasu na zarządzaniu chaosem, a więcej na pracy nad swoimi celami.

            Co sądzisz o powyższych strategiach zarządzania czasem? Uważasz je za oczywiste czy może którąś z nich zamierzasz wdrożyć w swoje życie? Opowiedz mi o tym w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja.