Prawo Parkinsona – mało znany sekret zarządzania czasem

W poprzednim poście rozmawialiśmy o faktach, które stoją za zasadą Pareto. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o prawie Parkinsona i możliwościach jego zastosowania w codziennym życiu. Prawo Parkinsona jest wokół Ciebie. Ilekroć planujesz dzień, pracujesz nad zadaniem lub robisz cokolwiek ze swoim czasem, obowiązuje prawo Parkinsona.

            Zanim przejdziemy do szczegółów prawa Parkinsona, należy najpierw cofnąć się o krok i spojrzeć na szerszą perspektywę. W tym przypadku duży obraz to Twój czas. Wierzę, że wykorzystując w pełni swoje 24 godziny każdego dnia, możesz stworzyć swoje idealne życie. Twoje idealne życie może być naprawdę wszystkim.

To może być żeglowanie po włoskim wybrzeżu, zakładanie restauracji lub budzenie się każdego dnia i spędzanie pierwszych godzin dnia z rodziną. Twoje idealne życie to takie, w którym możesz wybrać sposób spędzania czasu. Jesteś właścicielką swoich 24 godzin i możesz spędzić je tak, jak uważasz za stosowne.       

Kto jest w właścicielem Twojego czasu?

            Jak więc efektywnie wykorzystujesz swój czas? Poprzez wyznaczanie celów, produktywność i zarządzanie czasem. Jeśli chodzi o zarządzanie czasem mało znanym, ale potężnym sekretem, o którym musisz pamiętać, jest prawo Parkinsona. Co to jest prawo Parkinsona? Według Wikipedii prawo Parkinsona to stwierdzenie, że praca rozciąga się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie. Mówiąc inaczej, prawo Parkinsona określa ilość czasu, którą przeznaczasz na ukończenie zadania.

            Na przykład, jeśli masz 3 tygodnie na napisanie eseju, ten esej zajmie Ci pełne 3 tygodnie. Jeśli masz harmonogram, aby zakończyć projekt w ciągu tygodnia, zazwyczaj zrobisz to właśnie pod koniec tygodnia. Pomyśl o tym scenariuszu – jesteś w pracy. Twój szef przychodzi i daje Ci zadanie, które zajmie 10 dni. Więc bierzesz się do pracy nad zadaniem. Tego samego popołudnia szef wraca do Ciebie w pośpiechu.

Jego szef przesunął termin, a teraz on również musi przesunąć Twój. Z 10 dni termin robi się na jutro. Spanikowana bierzesz się do pracy. Jesz krótszy lunch, spędzasz czas pracując nad tym w nocy, budzisz się trochę wcześniej następnego dnia, aby do tego wrócić. I jakoś udaje Ci się zakończyć to tuż przed terminem. Twój szef jest zadowolony i ty też.

Prawo Parkinsona a ustalanie terminów

            Teraz poczekaj chwilę i rozważ całą sytuację. Twój początkowy termin trwał 10 dni. Gdyby termin nie został odgórnie skrócony, to zadanie zajęłoby ci dokładnie 10 dni. Jednak udało Ci się 10-dniową pracę zrobić w 24 godziny. Jak to się stało? Raczej nie umiesz zaklinać czasu, chyba nikt tego nie potrafi. Prawo Parkinsona mówi, że czas, który masz do wykonania zadania to czas, jaki zajmie wykonanie zadania.

Innymi słowy zadanie wypełni cały czas, jaki został na nie przeznaczony. Dlatego prawo Parkinsona jest tak ważne, jeśli chodzi o zarządzanie czasem – jeśli ustalisz sobie zbyt odległe terminy, to zadania zajmą Ci dokładnie tyle czasu, aby to osiągnąć. I odwrotnie, jeśli ustalisz termin nieco wcześniej, znajdziesz sposób, aby to osiągnąć w tym skróconym czasie.

            Prawo Parkinsona możesz zobaczyć wszędzie wokół siebie – czy to w pracy, szkole, domu czy na siłowni. Wszędzie tam, gdzie jest wyznaczony termin, prawo Parkinsona jest obecne. Praca jest doskonałym przykładem marnowania czasu. Menedżerowie często przydzielają zadania z terminami, które są o wiele za długie, ale pracownik tego nie kwestionuje i akceptuje je jako fakt.

Przydzielają zadania na tydzień, kiedy naprawdę można to zrobić w kilka dni. Dochodzi do tego jeszcze to, że ludzie rzadko zgłaszają się do pracy wcześniej, więc jeśli harmonogram jest ustalony na miesiąc, mimo że możliwe jest zrobienie tego w ciągu tygodnia, zadanie zostanie wykonane około 4 tygodnia.

Prawo Parkinsona w domu

            W domu też cały czas widzisz prawo Parkinsona. Kiedy mi się spieszy, jestem w stanie załatwić wszystkie moje obowiązki (sprzątanie, pranie, zakupy itp.) w ciągu zaledwie kilku godzin. Ale w dniu, w którym niewiele się dzieje? Te same obowiązki zajmują mi cały dzień. Czy obowiązki domowe są o wiele bardziej czasochłonne w dni, w które mam więcej czasu? Nie! Po prostu popełniam błąd, ustawiając nierealistyczną linię czasu, a potem przez prawo Parkinsona ostatecznie zajmuje to cały dzień.

            Wyznaczanie sobie „wygodnych” terminów to jeden z sekretnych sposobów marnowania swojego czasu. Po prostu wyobraź sobie swój czas w tych scenariuszach:

• wyznaczanie celów – wyznaczasz sobie cel, aby coś osiągnąć w 12 miesięcy, kiedy możliwe jest zrobienie tego w 4 miesiące,
• zarządzanie czasem – dajesz sobie 5 godzin na wykonanie zadania, kiedy możliwe jest ukończenie go w godzinę,
• produktywność – naprawdę dobrze pracujesz nad zadaniem, ale ponieważ masz ustalone 5 godzin na to zadanie (zamiast tylko godziny), masz czas na kawę i przeglądanie Facebooka.

            Dobra wiadomość jest taka, że możesz wykorzystać prawo Parkinsona na swoją korzyść. Krok pierwszy to uznanie, że to prawo istnieje i że nie chcesz, aby przeszkadzało Ci w Twoich planach. Krok drugi jest równie ważny – oznacza wyznaczenie realistycznych terminów.

Jak wykorzystać prawo Parkinsona na swoją korzyść?

Zawsze, gdy ustalasz sobie termin ostateczny lub otrzymujesz termin, nie akceptuj go bez zastanowienia. Poświęć chwilę i pomyśl, ile czasu realnie zajmuje Ci to zadanie? Bądź ze sobą szczera. Jeśli potrzebujesz długiego terminu, ustaw długi termin. Jeśli możesz to zrobić szybko, ustaw krótszy. Walcz z chęcią poświęcenia sobie trochę dodatkowego czasu

            Istnieje kilka wyjątków od ustawiania realistycznych terminów. Po pierwsze, jest to nowe zadanie, którego nigdy wcześniej nie widziałaś, więc nie masz pewności, jak długo Ci zajmie. Po drugie, to nie Ty wyznaczasz terminy. Jeśli jesteś pracownikiem dużej firmy nie martw się.

Jeśli otrzymasz termin wykonania zadania za 3 tygodnie, ale wiesz, że zajmie Ci to tylko tydzień, nie trać czasu na zwlekanie. Zrób to w ciągu tygodnia, a następnie wypełnij pozostałe dwa pracując nad swoim idealnym życiem – wykonywanie dodatkowych projektów, praca nad swoimi celami, czytanie książek o rozwoju osobistym.

            Zacznij przestrzegać prawa Parkinsona wokół siebie. Czy to w biurze, czy z przyjaciółmi lub umawiając się na wizytę lekarską. Nie możesz kontrolować osi czasu innych osób, ale możesz kontrolować swoją. Nie marnuj swojego czasu. Co myślisz o prawie Parkinsona? Zauważasz je w swoim życiu? Opowiedz mi o tym w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.

Udanego życia,

Cataleja.