W poprzednim poście rozmawialiśmy o tym, jakie znam sposoby na poprawę energii. Dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, w jaki sposób unikać pułapek w planowaniu. Jeśli jesteś jak większość ludzi, nie radzisz sobie z planowaniem. Nawet jeśli myślisz, że jesteś całkiem niezła. Większość winy spoczywa na wyjątkowych słabościach ludzkiego mózgu. Sprytnie pomija obszary niepewności i oślepia Cię na potencjalne pułapki. Byłam okropna w planowaniu. Gdyby nie pisemne zapisy moich błędnych prób przewidywania, prawdopodobnie też byłabym arogancka w myśleniu o moich zdolnościach planowania.
Po przyjrzeniu się, jak planuję i jak inni ludzie planują, zauważyłam kilka sposobów, dzięki którym możesz uniknąć tych pułapek planowania. Gdybym mogła nakreślić jedno uogólnione rozwiązanie tych dziewięciu pułapek, byłoby ono następujące – poznaj swoją słabość. Zaplanuj dużą ilość niepewności, której prawdopodobnie będziesz się spodziewać. Istnieją sposoby na zmniejszenie ryzyka, ale nie możesz ich wyeliminować. Nie oceniaj swoich planów tak bardzo pod kątem wydajności, jak elastyczności. Oto dziewięć pułapek w planowaniu, których najlepiej unikać.
1) Wyciągaj wnioski z przeszłości
Stronniczość z perspektywy czasu to tendencja do postrzegania przeszłych wydarzeń jako bardziej prawdopodobnych niż początkowo. Z pozoru może się to wydawać użyteczną zasadą. Dziecko, które dotknie ognia, szybko nauczy się generalizować na podstawie jednego doświadczenia, że należy unikać dotykania płonącego płomienia. Widza, że poparzona skóra jest prawdopodobnym skutkiem dotknięcia ognia, jest naprawdę dobrą umiejętnością.
Problem pojawia się, gdy uprzedzenie z perspektywy czasu wybiórczo usuwa niepewność na świecie. Sprawiając, że przeszłość wydaje się przewidywalna i oczywista, tworzy jej zniekształcony obraz. W rezultacie plany ignorują wszystkie niepewności i pozostawiają znacznie mniej miejsca na błędy, niż powinno być dozwolone. Niewiele jest bezpośredniego środka zaradczego na uprzedzenia z perspektywy czasu, poza świadomością ich. Ponieważ jest to powszechny problem planowania, który wiąże się z innymi pułapkami, może pomóc skupienie się na ich rozwiązaniach.
2) Zbyt późne branie ryzyka pod uwagę
Większość ludzi organizuje plany w efektywnej kolejności. Jeśli sama tworzysz program komputerowy, może to oznaczać wykonanie najpierw całego kodu interfejsu, następnie wszystkich funkcji w tle, a na końcu wszelkich multimediów lub efektów. To prawdopodobnie najgorszy sposób planowania projektu. Znacznie lepszą metodą jest wczesne wprowadzenie ryzyka do projektu. Oznacza to, że planujesz pod kątem elastyczności, a nie wydajności. Przykład może oznaczać, że programista powinien rozpocząć od najbardziej podstawowego kodu interfejsu przed natychmiastowym przejściem do funkcji pomocniczych. W rzeczywistości wiele metod tworzenia oprogramowania wyrosło z tej potrzeby wczesnego zwiększania ryzyka.
Ale nie musisz być programistką, aby korzystać z tych metod. Każdy projekt, który wiąże się z niepewnością, powinien wymagać przesunięcia niepewnych elementów tak szybko, jak to fizycznie możliwe. Zminimalizuj pracę, która zależy od pomyślnego zakończenia przyszłych prac. Podstawowym przykładem może być artykuł uniwersytecki. Jeśli właśnie kupiłaś nową drukarkę, powinnaś przesunąć ten element ryzyka do przodu. Wydrukuj stronę testową, zanim napiszesz cały artykuł. Chociaż znalezienie innej drukarki nie jest zbyt trudne, niektóre konsekwencje późnego narażenia się na ryzyko mogą zniweczyć dobrze ułożone plany.
3) Niestosowanie prawa Hofstadtera
Prawo Hofstadtera to zabawna zasada, która mówi – „to zawsze trwa dłużej, niż się spodziewasz, nawet jeśli weźmiesz pod uwagę prawo Hofstadtera”. Zasadniczo oznacza to, że musisz poświęcić sobie ogromną ilość czasu. Najlepszym lekarstwem na tę pułapkę jest po prostu planowanie na podstawie doświadczenia. Określ długość projektów na podstawie tego, ile czasu zajęło ukończenie projektów, które były zasadniczo podobne.
4) Brak wychodzenia poza projekt
Zadania, projekty, cele mogą łatwo nabrać własnego życia. Istnieje ukryte niebezpieczeństwo w tunelowaniu wizji, aby skupić się na projekcie. Niebezpieczeństwo polega na tym, że projekt może stać się po pewnym czasie bezsensowny. Nowe informacje mogą sprawić, że kontynuowanie projektu będzie bezcelowe lub wymagać wprowadzenia dużych aktualizacji. Wizja tunelu ignoruje te informacje i kontynuuje projekt zgodnie z planem. Moja rada – regularnie oceniaj projekt co kilka dni lub tygodni. Dotyczy to nie tylko projektów, ale regularnie powtarzanych zadań i celów. Nie marnuj zasobów na rzeczy, które nie mają znaczenia.
5) Zbyt wolny cykl nauki
Nie zaczynaj od sześciomiesięcznego projektu lub zobowiązania na całe życie. To daje niewiele okazji do niepowodzeń, refleksji i informacji zwrotnych. Wszystko to jest niezbędne do nauki, a długi cykl sprawia, że jest to prawie niemożliwe. Kiedyś planowałam projekty, których ukończenie zajmowało ponad sześć miesięcy. Teraz zdałam sobie sprawę, że projekty trwające dłużej niż miesiąc są marnotrawstwem, chyba że mam ciągłe opinie. Napisz e-booka przed powieścią. Idź na 30-dniową próbę przed zawarciem paktu na całe życie. Poświęć czas na podróże i miejsca pracy, zanim zdecydujesz się na jakiś styl życia.
6) Planowanie na podstawie projekcji, a nie doświadczenia
To kolejna odmiana pułapki numer 3. Większość ludzi planuje na podstawie projekcji. Oznacza to, że używają analitycznego podejścia do zadania stojącego przed nimi. Przecinając go na kawałki, szacują koszt każdej sekcji. Duże sekcje są dalej krojone, aż uzyskasz kawałki, które zsumujesz, aby osiągnąć datę zakończenia. To zawodzi, ponieważ intelektualne planowanie odcina ukryte ryzyko. Suma to więcej niż części, ale tym razem to nie jest dobra rzecz. O wiele lepszą strategią jest planowanie na podstawie doświadczenia. Przyjrzyj się ogólnie podobnym projektom i użyj ich jako podstawy do oszacowania kosztów.
7) Oczekiwanie doskonałej produktywności
Kolejnym problemem jest nadmierna motywacja podczas planowania. Wtedy zaczynasz oddawać swój wolny czas, godziny rekreacyjne i sen, aby wypełnić potrzeby projektu. Nie jesteś robotem. Najlepszym prognostykiem twojej wydajności jest wczoraj i tydzień wcześniej, a nie chwalebna wersja Ciebie.
8) Brak uwzględnienia czynnika ludzkiego
Relacje są nieefektywne. Od czasu do czasu zbudujesz silną relację z kimś, kto stwarza dogodne warunki pracy. Ale bardziej prawdopodobne jest, że będziesz musiała zorganizować się wokół ludzi, którym praca zajmie więcej czasu, niż przewidują. Zasadniczo będziesz mieć do czynienia z ludźmi, którzy cierpią z powodu tych samych pułapek planowania co Ty.
9) Zaczynasz od walki z mistrzem
To kolejny problem rażącej nadmiernej pewności siebie. Zaczynasz, podejmując możliwie najbardziej ambitny krok. Chociaż brzmi to dramatycznie i ekscytująco, zwykle jest głupie. Walka z mistrzem daje niewielkie możliwości uczenia się i zwykle prowadzi do upadku. Wybierz mniejsze projekty z mniejszymi krzywymi uczenia się, mniejszymi kosztami, mniejszym ryzykiem i większymi nagrodami edukacyjnymi. Doświadczenie to najlepszy atut, jaki masz w planowaniu. Podziel się swoimi przemyśleniami na ten temat w komentarzu poniżej albo napisz do mnie maila na adres pytania@cataleja.pl.
Udanego życia,
Cataleja
